ZICHT Consultants ondersteunt bij vliegende start voor portfoliomanagement
ZICHT Consultants is gevraagd te ondersteunen in het (door)ontwikkelen en implementeren van een portfoliomanagementproces voor een klant in de luchtvaartsector. Het doel is om de organisatie te ondersteunen in het samenstellen van een realistisch portfolio en het sturen op het portfolio op onder andere planning, capaciteit en risico’s.
De luchtvaartsector is constant in ontwikkeling door bijvoorbeeld veranderende wetgeving, technologische ontwikkelingen en de wens om verduurzaming. Om invulling te geven aan deze ontwikkelingen voert de klant jaarlijks enkele honderden investeringsprojecten uit.
Het samenstellen en besturen van dit enorme portfolio, met een groot aantal complexe projecten en de nodige afhankelijkheden tussen projecten, is een grote uitdaging voor de klant.
Het is voor de luchtvaartorganisatie belangrijk om duidelijk inzicht te hebben in de voortgang, risico’s en afwijkingen in het portfolio. Hiermee kan het management maatregelen nemen om projecten alsnog succesvol te realiseren of keuzes maken als het niet mogelijk is om alle projecten te realiseren.
De klant had onvoldoende stuurmiddelen om het portfolio goed te kunnen samenstellen en vervolgens te besturen. Hierdoor bleef de realisatie aan projecten achter ten opzichte van de verwachting. Om het gat tussen verwachting en realisatie te dichten en meer grip te krijgen op de realisatie van de investeringsprojecten heeft de klant besloten dat meer aandacht nodig is voor portfoliomanagement.
De klant startte met het uitbreiden van het portfoliomanagementteam. Daarnaast werd ZICHT Consultants ingeschakeld om te ondersteunen in het (door)ontwikkelen en implementeren van:
- Het portfoliomanagementproces
- Rapportages en inzichten voor de besturing van het portfolio
Framework en proces
Om de klant houvast te bieden in het managen van het portfolio heeft ZICHT Consultants meegewerkt aan een framework en proces voor continu portfoliomanagement. Dat bestaat uit een portfoliodefinitie-cyclus (het samenstellen van het portfolio) en een portfolio delivery-cyclus (het realiseren van het portfolio).
Daarna werkte ZICHT Consultants samen met de klant aan het (door)ontwikkelen en implementeren van de portfoliodefinitie- en portfoliorealisatie-cycli.
Portfoliodefinitie
ZICHT Consultants faciliteert op dit moment de portfolio-update binnen de definitiecyclus. Hierbij wordt gekeken naar de wensen (wat willen we maken) en de mogelijkheden (wat kunnen we maken gegeven de resources en ruimte die we hebben) om zo tot een realistisch portfolio te komen.
De rol van ZICHT Consultants hierin is:
- Het uitvoeren van analyses op het portfolio en de resources en ruimte die projecten vragen.
- Het organiseren en faciliteren van workshops met stakeholders van het portfolio voor het prioriteren en vaststellen van het portfolio.
- Het uitwerken en uitvoeren van een communicatieplan, zodat we draagvlak creëren in de organisatie.
De eerste inzichten tonen aan dat het gewenste portfolio voor de komende jaren bijna gehalveerd moet worden. Dat betekent dat belangrijke keuzes gemaakt moeten worden in het management, op basis van de inzichten die zijn ontwikkeld.
Portfoliorealisatie
Voor de besturing van de realisatie van het portfolio ligt de focus op het verbeteren van performance management en het verankeren van een continu verbeterproces. Dit verbeterproces kent een aantal thema’s:
- (Door)ontwikkeling van analyse en processen: ZICHT Consultants ondersteunt in het analyseren en rapporteren op het portfolio op onder andere voortgang en budget. Daarnaast worden nieuwe performance-indicatoren zoals planning ontwikkeld. Een van de speerpunten richt zich op het loskomen van sturen op projectenniveau en toewerken naar inzicht op portfolioniveau.
- Automatiseren van rapportages: voor het uitwerken van de rapportages was veel handwerk nodig. Door de analyse te automatiseren in bijvoorbeeld PowerBI, worden rapportages efficiënter opgesteld en zijn ze minder foutgevoelig.
- Van reactief naar proactief: het stimuleren van een proactief adviserend team dat in staat is om bij te sturen nog voordat problemen zich voordoen.
Door inzet op bovenstaande thema’s zijn zowel de kwaliteit van de inzichten als het professionaliteitsniveau van het portfolioteam sterk verbeterd.
De luchtvaartorganisatie is momenteel bezig met het uitbreiden van de interne capaciteit van het portfoliomanagementteam zodat bovenstaande verbeteringen geborgd kunnen worden in de organisatie. ZICHT Consultants blijft betrokken bij de verdere doorontwikkeling van het portfolioproces.
