Grote knopen doorhakken in onzekere tijden? Scenarioplanning biedt uitkomst
De wereld is steeds onvoorspelbaarder en als bedrijf is het noodzakelijk vooruit te plannen. Het zijn twee feiten die flink op gespannen voet staan: want hoe maak je plannen voor een onduidelijke toekomst? Het antwoord ligt in scenarioplanning. Michiel de Vries en Jeroen Toet van strategiebureau Jester Strategy schreven er een praktisch handboek over.
Van razendsnelle digitalisering tot veranderende klantverwachtingen, plotseling omvallende banken tot pandemieën en geopolitieke spanningen tot supply chain-verstoringen – één ding moge vandaag de dag duidelijk zijn: niemand weet zeker wat morgen zal brengen.
“Meer dan ooit is de wereld turbulent en onvoorspelbaar”, stelt Michiel de Vries, oprichter en partner van Jester Strategy. Het Amersfoortse adviesbureau is gespecialiseerd in strategieontwikkeling, scenarioplanning en strategische planning. De Vries begrijpt de uitdaging van plannen op een onzekere toekomst dan ook maar al te goed.
Om hier nog meer organisaties mee te kunnen helpen, schreven De Vries en Jeroen Toet, senior strategieconsultant bij Jester Strategy, het boek ‘Scenarioplanning in de praktijk: Toekomstbestendige keuzes maken in vijf stappen’.
Wereld vol vraagtekens
“Niet vaak was de lanceerdatum van een boek zo goed getimed”, stelt De Vries. “Dit boek gaat namelijk over het omgaan met onzekerheid en over het maken van stevige keuzes in een wereld vol dynamiek.”
Die wereld wordt grotendeels getekend door vraagtekens. Toet: “Hoe ontwikkelt de oorlog in Oekraïne zich? Blijft het bij Oekraïne? Is de coronacrisis definitief voorbij? Wat is de impact van energieprijzen en inflatie? Ligt er een economische crisis in het verschiet? Hoe ontwikkelt de stikstofcrisis zich verder? Polariseren we verder en komen we nog wel tot besluitvorming in ons land?”
“Scenarioplanning is contra-intuïtief. Het stelt wat we niet weten centraal, in plaats van wat we wel weten.”
Het antwoord op deze vragen blijft voorlopig een raadsel, maar managers zullen evengoed knopen moeten doorhakken over tal van onderwerpen. “Onze ingeboren neiging is dan om informatie te verzamelen en zo goed mogelijk een voorspelling te maken van de nabije toekomst”, legt De Vries uit. “In een wereld in flux is dit helaas niet mogelijk. Voorspellingen zijn morgen al achterhaald.”
Verschillende toekomsten
Het is daarom hoog tijd dat we het voorspellen achter ons laten, geeft hij aan: “We moeten leren anticiperen op meerdere mogelijkheden. Dit is precies waar scenarioplanning ons bij helpt. Met scenario’s bedenk je de verschillende toekomsten die op basis van onzekerheden kunnen ontstaan.”
Het inruilen van voorspellingen voor scenario’s vergt wel een aanpassing van onze manier van denken. De Vries: “Het is contra-intuïtief. Het stelt wat we niet weten centraal, in plaats van wat we wel weten. Je gaat op zoek naar de grootste onzekerheden, specifiek voor jouw sector, bedrijf, regio of gemeente.”
“Veel boeken blijven steken in het beschrijven van het belang van de aanpak en blinken niet uit in praktische toepasbaarheid.”
Zo kun je rekening houden met meerdere toekomsten, legt Toet uit. “Je kunt keuzes maken die in meerdere scenario’s passen of juist gecalculeerd risico nemen door in te zetten op enkele scenario’s. Je kunt de scenario’s bovendien gebruiken om veranderingen in de externe omgeving te monitoren: komt een scenario dichterbij, dan kun je keuzes versnellen. Drijft een scenario weg, dan kun je keuzes afschalen.”
Op die manier leggen goede scenario’s volgens De Vries en Toet een stevige basis voor onder meer innovatie, strategieontwikkeling, risicomanagement en het voeren van een goede dialoog met stakeholders.
Aan de slag in vijf stappen
Het boek bevat een praktisch vijfstappenplan (scope bepalen, omgeving verkennen, kernonzekerheden vaststellen, scenario’s creëren en scenario’s toepassen), workshopformats (inclusief templates) en gerichte adviezen om van een project een succes te maken. “Alle stappen worden duidelijk toegelicht aan de hand van een aansprekend praktijkvoorbeeld”, aldus Toet.
Zo moet ‘Scenarioplanning in de praktijk’ een toegankelijke handleiding bieden voor het toepassen van scenarioplanning. Toet: “Er is al veel over het thema geschreven, maar veel boeken blijven steken in het beschrijven van het belang van de aanpak en blinken niet uit in praktische toepasbaarheid.”
“Wij gebruiken scenarioplanning inmiddels ruim 10 jaar in onze adviezen en vonden het tijd voor een praktisch boekje”, vult De Vries aan. “En boekje dat je in een avond uitleest en je voldoende houvast geeft om aan de slag te gaan.”
