D&A helpt HVO-Querido met digitale agenda

Hoe zet je digitalisering in om cliënten zo goed mogelijk te helpen? Deze vraag stelde HVO-Querido zichzelf. De Amsterdamse zorgorganisatie groeide de afgelopen jaren flink, maar daarbij bleef de achterkant van de organisatie een beetje achter. Tijd voor een inhaalslag, die nu met behulp van D&A vol is ingezet.

HVO-Querido is er voor mensen in kwetsbare situaties. Vanuit meer dan 60 locaties in en rond Amsterdam ondersteunen de ongeveer 1.400 medewerkers van de zorgorganisatie vele soorten cliënten – denk aan mensen die dakloos zijn geraakt, kampen met psychische problemen of verslaafd zijn, of sekswerkers, slachtoffers van mensenhandel en ongedocumenteerde mensen.

“Alle mensen die zelf opnieuw inhoud en richting aan hun leven willen geven, kunnen een beroep op ons doen”, aldus HVO-Querido. “De medewerkers streven naar persoonlijke onafhankelijkheid van hun cliënten zodat zij weer de volledige regie over hun leven krijgen.”

Daartoe biedt de zorgorganisatie onder meer opvang, forensische zorg, (woon)begeleiding, herstelgerichte groepen en trainingen en dagbesteding. Om al die vormen van zorg optimaal te kunnen blijven bieden is het echter cruciaal dat ook de digitale achterkant van HVO-Querido staat als een huis, en daar wordt nu hard aan gewerkt.

De cliënt centraal

Ook in deze digitale transitie staat de cliënt centraal, vertelt Ezra de Jong, directeur bedrijfsvoering van HVO-Querido. “Onze kernvraag is: wat hebben wij als organisatie op het niet-zorgdomein te doen om de zorg voor onze cliënten zo goed mogelijk te faciliteren?”

“Op de toekomst voorbereid zijn is daarbij een belangrijk aspect”, legt hij uit. “Wij zijn enorm gegroeid de afgelopen jaren als zorgorganisatie, maar de achterkant van onze organisatie is daarbij helaas niet altijd meegegaan. Dus daar hebben wij een ontwikkelslag te maken. Daarom kiezen wij bewust voor een digitale transitie door de gehele bedrijfsvoering heen.”

Technologische schuld

Om te helpen bij de transitie werd D&A ingeschakeld, een adviesbureau binnen het Conclusion-ecosysteem volledig gespecialiseerd in digitalisering binnen het zorgdomein.

“D&A is initieel benaderd met de vraag een informatiemanagementproces en bijbehorende governance in te richten en HVO-Querido te begeleiden bij het in samenhang brengen van de lopende en nieuwe IT-initiatieven”, vertelt Jeroen van der Poll, principal consultant bij D&A. “Na verloop van tijd werd mij daarnaast gevraagd de rol van manager IT in te vullen.”

In deze rol kan Van der Poll voor langere tijd de digitalisering aansturen. Iets wat al vrij gauw gewenst bleek. “Kort nadat we werden ingeschakeld werd duidelijk dat IT toen nog onvoldoende op de strategische agenda stond en dat de organisatie met een ‘technologische schuld’ zat”, legt hij uit.

“Het fijne van de samenwerking is dat de consultants van D&A heel goed in hun vak zijn en tevens de verbinding maken met de zorg.”

Een technologische schuld ontstaat wanneer eerder is gekozen voor een snelle en eenvoudige – maar daardoor ook beperkte – IT-oplossing. De schuld verwijst naar de kosten die gepaard gaan met het extra werd dat dergelijke suboptimale IT met zich meebrengt. Denk aan dagelijkse taken die meer tijd (en dus geld) kosten.

Een samenhangend verhaal

Genoeg werk aan de winkel dus, toen Van der Poll begon als interim IT-manager. “Ik ben met groot enthousiasme aan de slag gegaan om met het team een i-roadmap te ontwikkelen, méér grip op IT te krijgen, de IT-dienstverlening te professionaliseren en het IT-team te versterken.”

“In een samenhangend verhaal ‘Digitale transformatie bij HVO-Querido’ is de verbinding gelegd tussen de belangen van de organisatie met de richting waar het i-domein zich op zou moeten ontwikkelen”, legt hij uit. “Daar kwamen relevante thema’s uit zoals het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), de digitale werkplekomgeving en digitale zorg, en het op orde krijgen van de datahuishouding.”

Daarbij ligt de focus op de korte termijn op de nieuwe digitale werkplek en de implementatie van een nieuw ECD. “De keuze voor het nieuwe ECD is gemaakt en de leveranciers voor de nieuwe digitale werkplekomgeving zijn inmiddels gecontracteerd”, aldus Van der Poll.

“We gaan het systeem inrichten op basis van de zorgprocessen en cliëntreizen.”

“Dit jaar worden deze projecten geïmplementeerd”, blikt hij vooruit. “We krijgen bij IT veel vertrouwen en waardering voor ons werk en dat maakt dat we goed op schema liggen om onze i-roadmap ook daadwerkelijk te gaan realiseren.”

Geen IT-project

Ook De Jong is zeer te spreken over de geboekte vooruitgang. Hij prijst de rol die D&A daarin speelt. “Het fijne van de samenwerking is dat de consultants van D&A heel goed in hun vak zijn en tevens de verbinding maken met de zorg. Je merkt dat D&A in de zorg werkt en ook echt van de zorg is. En juist in het digitale domein is dat cruciaal.”

“Daarbij is het fijn dat ze vervolgens ook onze digitale ambities en initiatieven in Jip-en-Janneke-taal uitleggen”, vertelt De Jong. “D&A is een benaderbare en bevlogen samenwerkingspartner. Deskundigheid en verbinding met een ander maken gaan hand in hand en zo worden wij meegenomen waar onze eigen kennis stokt.”

Hij legt uit dat de kunst hem er juist in zit om de digitale transitie te vertalen naar de daadwerkelijke behoeften van de medewerkers – zowel in de zorg als in de bedrijfsvoering – zodat zij beter en makkelijker hun werk kunnen doen. “Denk bijvoorbeeld aan één keer registreren voor het meervoudige gebruik van en makkelijke toegang tot de informatie die je nodig hebt.”

Hij benadrukt in dat verband dat het implementeren van een nieuw ECD “geen IT-project” is, maar een organisatieverandering. “We gaan het systeem inrichten op basis van de zorgprocessen en cliëntreizen. Bij de selectie van ons nieuwe ECD waren we vanuit de inhoud gedreven om stappen te maken in de kwaliteit van de zorg en hoe het nieuwe ECD ons daarbij gaat helpen.”

Te complex om alles zelf te doen

Als onderdeel van de transitie wil De Jong ook extra kennis en vakkundigheid borgen in de eigen organisatie. Daarbij blijft hij echter wel realistisch: “De wereld buiten is te groot en te complex om álles in huis te hebben.”

“Voor het digitale domein is ons doel om een sterk IT-team neer te zetten met een informatiemanagementteam en een beheerteam”, licht hij toe. “Echter, wij kunnen niet alle expertises steeds in huis hebben. Naast de vaste kern zullen we altijd met een flexibele schil blijven werken. Dan is het heel fijn om een partner als D&A te hebben die daarin meedenkt en ondersteunt.”