Promista helpt Den Haag met upgrade van Fortes Change Cloud
De Dienst Stedelijke Ontwikkeling van Den Haag werkt steeds meer vanuit portfoliomanagement. Om dat te faciliteren werd overgestapt op de Fortes Change Cloud (FCC). Promista ondersteunde de implementatie.
Een stad is nooit af. Ze beweegt mee met de woon-, werk- en recreëerbehoeften van haar inwoners. Zo natuurlijk ook Den Haag.
De verantwoordelijkheid voor de ruimtelijk-economische ontwikkeling van de Hofstad ligt bij de 800 medewerkers van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Denk aan thema’s als stedenbouw & planologie, bereikbaarheid, vergunningen en monumentenzorg.
Met een kluwen aan onderling verweven maatschappelijke uitdagingen als duurzaamheid, woningnood en inclusie, zit de DSO bepaald niet verlegen om opgaven. Binnen de 13 afdelingen van de dienst lopen dan ook talloze projecten die moeten bijdragen aan een mooie, veilige, bereikbare en prettige stad.
Projecten beheersen
Om al die projecten én hun onderlinge samenhang goed te beheersen, zet de DSO steeds meer in op portfoliomanagement. “Dat was echter nog niet zo makkelijk”, vertelt Jacobien Bakker, Product Owner FCC bij de gemeente Den Haag. “Elke afdeling had zijn eigen overzichten en eigen manier van rapporteren.”
Daarom was er behoefte aan één softwareplatform om het portfoliomanagement organisatiebreed te ondersteunen. Daarvoor was binnen de gemeente gelukkig al een oplossing in huis.
“Vanuit de Portefeuille Projecten werkten we al langer met de Fortes Change Cloud”, vertelt Mara Weber, programmamanager bij de gemeente Den Haag. “Destijds heette het nog de Principal Toolbox. We gebruikten het voor het vastleggen van de projectplanning en ter ondersteuning van onze projecten.”
Het platform biedt echter veel meer mogelijkheden. Bovendien werd het zelfs al gebruikt binnen de DSO. Van hieruit was het dus een logische stap om de Fortes Change Cloud breder uit te rollen ter ondersteuning van het portfoliomanagement.
Optimale inrichting
Voor de inrichting en implementatie schakelde de dienst Promista in, een bureau gespecialiseerd in project-, programma- en portfoliomanagement. “Bij de oorspronkelijke implementatie van, toen nog, de PTB is Promista al betrokken geweest. Het was voor ons dus logisch om ze ook nu weer te vragen om met ons mee te denken”, vertelt Bakker.
“De eerste prioriteit voor onze projectmanagers blijft om dingen te doen voor de stad. Administratie bijhouden voelt dan als corvee.”
Vanuit Promista dacht Senior Consultant Henk Daniël met het projectteam van de gemeente mee over de behoefte die er lag en hoe de FCC daarop kon aansluiten. “Daarbij hebben we ook met een kritische blik naar de toenmalige inrichting gekeken”, aldus Bakker. “Is alles wat we destijds nodig hadden nu nog steeds de beste keuze of moet het anders?”
“Van Henk hebben we uitleg gekregen over het opzetten van portfoliomanagement en hoe we het proces kunnen ondersteunen met de Fortes Change Cloud”, geeft ze aan. “Er waren al afdelingen binnen de gemeente die met deze module werkten, dus we hebben het voor een deel afgekeken van anderen. Zo krijgen we ook meteen meer uniformiteit richting de Raad en worden stukken herkenbaar en overzichtelijk.”
De toegevoegde waarde
De inrichting van het platform staat inmiddels, maar daarmee is de klus zeker nog niet geklaard. Minstens zo belangrijk én uitdagend is dat de medewerkers het platform optimaal gaan gebruiken voor goede, overzichtelijke en uniforme rapportages.
“Het is belangrijk dat ook de mensen die het werk doen de toegevoegde waarde van de Fortes Change Cloud gaan zien en er profijt van hebben”, legt Weber de uitdaging uit. “De eerste prioriteit voor onze projectmanagers blijft toch om dingen te doen voor de stad. En administratie bijhouden in de Fortes Change Cloud voelt dan als corvee.”
“We hebben nu meer overzicht en kunnen, ook op portfolioniveau, betere inschattingen maken en besluiten nemen.”
De kunst zit hem erin de medewerkers te laten inzien dat deze administratie wel degelijk bijdraagt aan het welzijn van de stad. Weber: “Het hebben van één systeem zorgt ervoor dat het werk sneller er gemakkelijker wordt. En daarmee kan er meer aandacht gaan naar het belangrijkste: het mooier maken van onze stad.”
Niet alles tegelijk
Voorlopig zijn Weber en Bakker in ieder geval dik tevreden met het resultaat. “We hebben nu meer overzicht en kunnen, ook op portfolioniveau, betere inschattingen maken en besluiten nemen.”
Dat betekent echter geenszins dat ze nu klaar zijn. “We krijgen inmiddels veel vragen vanuit allerlei plaatsen in de organisatie. Het bestuur vraagt om meer informatie, maar ook andere afdelingen willen graag weten of ze kunnen aanhaken en hoe dat alles werkt. Soms moeten we het enthousiasme een beetje temperen omdat we ook niet alles tegelijk aankunnen”, zegt Bakker lachend.
En ook zelf hebben ze nog de nodige wensen, met resource management hoog op hun verlanglijstje. “Dat kan ook in de FCC”, vertelt Weber. “En resource management is iets wat we goed kunnen gebruiken. Ook de gemeente heeft, net als veel andere bedrijven, te maken met een gebrek aan personeel. De mensen die we hebben, willen we dus zo goed mogelijk kunnen inzetten.”
Nog genoeg te doen dus, maar wel stap voor stap. Bakker: “Van Promista hebben we geleerd dat je het beste klein kunt beginnen en het geheel daarna kunt laten groeien. Dat is nu ook onze aanpak. We zijn begonnen met portfoliomanagement, met alleen fysieke projecten. Nu komen ook de beleids- en overige projecten erbij om het overzicht compleet te maken en gaat het groeien bijna vanzelf.”
