Afspiegelingsbeginsel bij bedrijfseconomisch ontslag: Een stappenplan

05 januari 2023 Consultancy.nl 8 min. leestijd

Het zijn roerige tijden. Met als gevolg dat sommige ondernemingen in zwaar weer terechtkomen en noodgedwongen afscheid moeten nemen van personeel. Een lastige beslissing waar vaak veel bij komt kijken. Adviseurs van Grant Thornton lopen in een whitepaper stapsgewijs door de facetten van een bedrijfseconomisch ontslag.

Bij een reorganisatieontslag moet een werkgever bepalen welke werknemers in aanmerking komen voor ontslag. Daarbij komt het afspiegelingsbeginsel om de hoek kijken.

Het afspiegelingsbeginsel is bedoeld als werknemersbescherming en zorgt voor een eerlijke verdeling van de ontslagen over het gehele personeelsbestand en zoveel mogelijk gelijke leeftijdsopbouw binnen de onderneming.

Afspiegelingsbeginsel bij bedrijfseconomisch ontslag

Als eenmaal in kaart is gebracht hoeveel werknemers boventallig zijn, kan worden bepaald wie er moeten vertrekken. Dit gebeurt volgens het principe van last in, first out; degenen met het kortste dienstverband moeten het eerste vertrekken.

Stap 1: Stel vast hoeveel arbeidsplaatsen vervallen
Bereken hoeveel fte’s moeten komen te vervallen om tot de gewenste krimp te komen.

Bepaal binnen welke functiegroep arbeidsplaatsen moeten verdwijnen. Is dat in een functiegroep waar het werk het meest is teruggevallen, bij werknemers die vallen onder ondersteuning en overhead? Of moet er een krimp plaatsvinden in alle functiegroepen?

Een duidelijk beeld van het personeelsbestand is een belangrijke randvoorwaarde voor deze stap. Zorg dat er een gedetailleerd beeld verkregen wordt van het personeelsbestand en de opbouw van de personeelskosten.

Stap 2: Verdeel de werknemers in functiegroepen
Voor werkinhoud, beloning en kwaliteiten zijn mogelijk verschillende functiegroepen.

Stap 3: Bepaal het type contract van de werknemers
• Groep 1: externen (consultants, gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers)
• Groep 2: AOW-gerechtigden
• Groep 3: oproepkrachten met een 0-urencontract
• Groep 4: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die binnen 26 weken eindigt (inclusief payrollers)
• Groep 5: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die pas na 26 weken afloopt en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Stap 4: Vervallen arbeidsplaatsen bij uitwisselbare functies?
Breng in kaart of vervallen arbeidsplaatsen onder uitwisselbare functies vallen.

Stap 5: Moeten er vervolgens nog meer ontslagen vallen?
Deel dan de werknemers uit groepen 2 tot en met 5 met uitwisselbare functies in de volgende leeftijdsgroepen in:
• 15 tot 25 jaar
• 25 tot 35 jaar
• 35 tot +5 jaar
• +5 tot 55 jaar
• 55 jaar en ouder

Stap 6: Bereken hoeveel werknemers per leeftijdsgroep moeten worden ontslagen
De werknemers uit groep 2, 3, + en 5 tellen hierbij allemaal mee, zodat de leeftijdsopbouw binnen deze groepen zoveel mogelijk gelijk blijft.

Stap 7: Wie komt daarna als eerste in aanmerking?
De werknemers uit (achtereenvolgens) de groepen 2 tot en met + komen als eerste voor ontslag in aanmerking. Pas daarna komen de werknemers uit groep 5 in aanmerking.

Het afspiegelingsbeginsel is niet aan de orde als unieke functies komen te vervallen (dit is een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed).

Voorbeeld van het afspiegelingsbeginsel
Een groot ICT-bedrijf moet noodgedwongen reorganiseren. In de afdeling technische dienst zijn in totaal 80 mensen werkzaam en raken mensen boventallig. De leeftijdsopbouw voor deze functie is als volgt:

Afspiegelingsvoorbeeld 1

In totaal raken 30 werknemers in de technische dienst boventallig. Binnen elke leeftijdscategorie dient het percentage met 30 te worden vermenigvuldigd om het aantal boventallige werknemers per leeftijdsgroep te bepalen.

Afspiegelingsvoorbeeld 2

Rond af naar hele getallen. Getallen met de hoogste cijfers achter de komma worden als eerste naar boven afgerond totdat het totaal van 30 werknemers is bereikt. Eventuele overblijvende getallen worden dan naar beneden afgerond.

Afspiegelingsvoorbeeld 3

Nu duidelijk is hoeveel werknemers boventallig zijn, moet worden bepaald wie er moeten vertrekken. Dit gebeurt aan de hand van het principe van last in, first out; degenen met het korte dienstverband moeten het eerste vertrekken.

Als eenmaal bekend is welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, dan wordt overgegaan tot het aanbieden van een vaststellingovereenkomst en het aanvragen van een UWV-ontslagvergunning, de zogenaamde tweetrapsraket.

De tweetrapsraket

Boventallig verklaren betekent eigenlijk niet meer dan per werknemer nagaan of zijn of haar arbeidsplaats komt te vervallen. Dat gebeurt aan de hand van het afspiegelingsbeginsel. Voor de werknemers die volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komen, moet vervolgens actie worden ondernemen.

Voor de werknemers die voor ontslag in aanmerking komen, wordt een UWV-ontslagvergunning aangevraagd (trap 1) en een exitgesprek gevoerd (trap 2).

Trap 1
De UWV-aanvraag begint met het indienen van formulier A, waarmee men in feite een ontslagaanvraag ‘op voorwaarden’ indient. Met alleen het indienen van formulier A maakt de onderneming kenbaar dat zij ontslagvergunningen gaat aanvragen, zonder dat het UWV daar gelijk melding van maakt aan de betrokken werknemers.

Ook kan de onderneming vragen om een termijn van twee weken om te onderhandelen met de betrokken werknemers, om te zien of ze er samen uit komen. Pas als die termijn verstreken is, dient de ontslagaanvraag definitief aangevuld te worden en start het traject inhoudelijk. Daarvóór is er genoeg tijd om rustig met de werknemers te onderhandelen over een beëindiging met wederzijds goedvinden. De onderhandelingstermijn van twee weken mag overigens nog één keer verlengd worden.

Belangrijk in deze stap is om het ontslagverzoek voldoende te motiveren. De werkgever moet aannemelijk maken dat er bedrijfseconomische redenen zijn die het noodzakelijk maken in te grijpen in het personeelsbestand. Wanneer de slechte financiële situatie de reden is van het ontslag, moet de werkgever de oorzaak/oorzaken hiervan toelichten en cijfermatig onderbouwen.

In het geval dat de arbeidsovereenkomsten van 20 of meer werknemers binnen één werkgebied van het UWV tegelijk worden beëindigd, dan is er sprake van collectief ontslag. Is daarvan sprake, dan moet de werkgever dat volgens de Wet melding collectief aan de vakbonden en het UWV melden.

Trap 2
Onderhandelingen over een beëindiging met wederzijds goedvinden (of kort ‘exitgesprekken’ genoemd), is trap 2 van de raket. Direct na het indienen van formulier A bij het UWV, bespreekt de werkgever met de betrokken werknemers een beëindiging in onderling overleg. Vaak komen werkgevers en werknemers op dat punt al tot overeenstemming, waardoor een UWV-procedure niet meer nodig is.

Het komt wel voor dat de werknemer vraagt om een iets hogere financiële compensatie in de vorm van een hogere (transitie)vergoeding of een langere opzegtermijn. Ook kan bijvoorbeeld een vergoeding voor juridische kosten of voor een outplacementtraject worden overeengekomen. Daarom is het belangrijk om op dit punt al een financieel plaatje te maken. Het is zinvol om daarbij vooraf een budget of een plafond vast te stellen.

Wanneer het tot een deal komt met de werknemer, dan dienen de gemaakte afspraken over de beëindiging te worden vastgelegd in een vaststellingovereenkomst. De UWV-procedure is dan niet langer nodig en kan worden beëindigd. Lukt het niet om met de werknemer tot overeenstemming te komen? Dan gaat de UWV-procedure verder.

Verdere aandachtspunten
Een aantal andere belangrijke punten om in overweging te nemen bij bedrijfseconomisch ontslag:

Advies vragen aan ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging
Over het voornemen tot inkrimping, uitbreiding en andere wijzigingen van de werkzaamheden dient advies te worden gevraagd aan de ondernemingsraad (OR). Is er geen OR, maar wel een personeelsvertegenwoordiging (PVT), dan moet de werkgever de PVT om advies vragen.

Let op de CAO
Een aantal CAO’s kent de verplichting om de vakbonden en/of werkgeversorganisaties te informeren bij het voornemen tot reorganisatie. Doel hiervan is te bezien of ontslagen te beperken of te voorkomen zijn. Lees een eventuele van toepassing zijnde cao tijdig door.

Sociaal Plan
De wet schrijft niet voor dat elk bedrijf een sociaal plan moet opstellen en ook niet wat daarin moet staan. Vaak komt een sociaal plan wel in overleg met werknemersorganisaties tot stand. Het bevat meestal een regeling over herplaatsing, om-, her- of bijscholing, outplacement en een regeling over ontslagvergoeding.

Scholingsplicht
Er mogen geen mogelijkheden meer zijn om de werknemer(s) binnen een redelijke termijn (al dan niet met scholing) te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of groep.