Relus Kuijpers en Yasmin van den Oudenrijn: ‘Samen bieden we een uniek product’
Van circulair inkopen tot veranderende aanbestedingsregels en van productschaarste tot kwetsbare toeleverketens – het inkoopvak is voortdurend in beweging. Relus Kuijpers en Yasmin van den Oudenrijn geven bij AevesBenefit leiding aan de teams Inkooptransformatie en Projectmatig Aanbesteden. We spraken ze over hun rol en de vele ontwikkelingen binnen hun expertisegebieden.
Als organisatie opereer je nooit in een vacuüm. Je bent door en door verweven met de markt, de samenleving en de wereld waarvan je deel uitmaakt. Op weinig afdelingen is deze wederzijdse afhankelijkheid zo goed merkbaar als binnen de inkoop.
“We zitten in een turbulente periode”, stelt Relus Kuijpers vast. “Corona is nog altijd niet helemaal voorbij en nu hebben we alweer te maken met de oorlog in Oekraïne en de daaropvolgende energiecrisis. We zien dat bedrijven het lastig hebben door verstoorde toeleverketens en schaarste.”
In 2018 startte Relus als consultant bij AevesBenefit. Inmiddels is hij eindverantwoordelijk voor de consultancytak en geeft hij leiding aan het team Inkooptransformatie, één van de drie adviesteams binnen de consultancytak van de inkoopdienstverlener, naast Projectmatig Aanbesteden en Juridisch Advies.
“In enkele jaren tijd heb ik een enorme groei mogen doormaken: van consultant naar leidinggevende van een team en nu de hele adviestak”, vertelt Relus. “We hebben een prachtig team met een mooie mix tussen jong talent en zeer ervaren consultants.”
“Samen werken we aan mooie vraagstukken voor een diversiteit aan opdrachtgevers. Voor mijzelf is het mooi om te zien hoe collega’s in het team zich ontwikkelen en bijdragen aan de hoge kwaliteitsstandaard die we nastreven.”
In de diverse transformatievraagstukken waar het team aan werkt “is eigenlijk alles gericht op het analyseren, inrichten en verbeteren van de inkoopfunctie voor opdrachtgevers”, legt hij uit. “Daarbij werken we zowel binnen het private als het (semi-)publieke domein.”
“In de publieke sector richten we ons vaak op rechtmatigheidsvraagstukken – denk aan beleids- en procesevaluatie. In de private sector gaat het vaker om doelmatigheid, waarbij wordt ingezet op kostenreductie.”
Altijd verder denken
Ook Yasmin van den Oudenrijn beweegt zich al de nodige jaren binnen de inkoopwereld. Voordat ze in 2019 begon bij AevesBenefit werkte ze maar liefst veertien jaar voor de Politie. De laatste zeven jaar daarvan hield ze zich bezig met inkoop.
“Als projectleider was ik verantwoordelijk voor grote verwervingstrajecten. Deze hadden lange doorlooptijden – twee jaar was heel gebruikelijk – en kenden altijd veel maatschappelijke impact”, vertelt Yasmin.
“Ik heb hiervan geleerd om altijd wat verder te denken en na te denken over hoe keuzes overkomen bij eindgebruikers maar ook bij directie en zelfs media. En de lange doorlooptijden hebben me geleerd geduld te hebben en niet altijd te snel te willen: soms levert iets meer tijd nemen uiteindelijk veel op. Met name dat nadenken over maatschappelijke impact en gevolgen wordt door klanten erg gewaardeerd.”
Projectmatig aanbesteden
Deze klanten bewegen zich net als de Politie allemaal binnen het (semi-)publieke domein. Het team Projectmatig Aanbesteden helpt overheden en andere organisaties binnen de sector met het begeleiden van (Europese) aanbestedingen. Yasmin: “Dat doen we altijd op basis van resultaatverplichtingen.”
“We zien dat veel organisaties iets willen met maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar nog niet precies weten hoe dit nu goed kan worden ingevuld.”
“Wij komen enkel voor het begeleiden van een aangewezen traject en kunnen dit – mede omdat we alle uren netto aan een project besteden – snel doorlopen”, licht ze toe. “Uiteraard zijn we gehouden aan wettelijke termijnen binnen de aanbestedingswet, maar omdat alle consultants veel trajecten tegelijk begeleiden, kunnen we die wachttijd altijd gebruiken voor andere lopende trajecten.”
De consultants van het team worden veelal ingeschakeld als flexibele schil – “bijvoorbeeld om even een ophoping van trajecten weg te werken” – of wanneer er specialistische aanbestedingskennis nodig is.
Uitdagingen genoeg
Binnen de (semi-)publieke sector spelen uiteraard vele uitdagingen. “We merken dat veel gemeenten worstelen met het sociale domein en de (aanbestedings)vragen die daar spelen”, geeft Yasmin aan. “We ondersteunen ze daarin op veel vlakken. Projectmatig Aanbesteden werkt hiervoor nauw samen met het team Juridisch Advies.”
Lees verder: De regels en de ruimte: de complexe wereld van publiek aanbesteden.
Een andere ontwikkeling die volop speelt is de toenemende aandacht voor maatschappelijk verantwoord en circulair inkopen. “We zien dat veel organisaties er iets mee willen, maar vaak nog niet precies weten hoe dit nu goed kan worden ingevuld. Daar adviseren wij ze over.”
Ook wordt Yasmins team veelvuldig ingeschakeld door woningbouwcoöperaties, die in de toekomst zullen moeten gaan aanbesteden. “Ze vragen ons om te helpen met hun enorme veranderopgave en de lading aan aanbestedingen die zal moeten worden opgepakt.”
Samen optrekken
Waar de drie teams binnen de consultancytak van AevesBenefit ieder hun eigen specialisatie hebben, is het juist ook in hun samenwerking dat ze veel waarde weten toe te voegen. Zo ook binnen de corporatiesector.
“Het is een van de sectoren die voor een grote opgave staan”, legt Relus uit. “Daar zien we een prachtige kans om de drie adviestakken gezamenlijk te laten werken: Inkooptransformatie, Projectmatig Aanbesteden en Juridisch Advies.”
Los van dergelijke sectorspecifieke opgaven hebben vrijwel alle organisaties te maken met de elkaar in rap tempo opvolgende ontwikkelingen op het wereldtoneel. De talrijke uitdagingen zorgen dat het transformeren van de inkoopfunctie vaak hoog op het prioriteitenlijstje staat.
“We doen prachtige projecten voor aansprekende opdrachtgevers, maar zijn bescheiden in het uitdragen daarvan.”
Het team Inkooptransformatie heeft dan ook genoeg te doen, vertelt Relus. “De komende jaren staan in het teken van verschillende thema’s. Denk onder meer aan kostenbeheersing, contract- en leveranciersmanagement, category management en beschikbaarheid – zowel qua personeel als middelen, grondstoffen en nog veel meer.”
“We zien – mede vanuit deze vraagstukken – steeds meer vraag naar flexibiliteit en specifieke expertise. Typisch vraagstukken die passen bij de aard van consultancy”, legt hij uit.
Meer ruchtbaarheid
Gezien deze toenemende vraag vanuit de markt zetten de consultancyteams de komende tijd in op groei. “Maar we willen vooral bestendig groeien”, geeft Relus mee, “een gezonde teamsamenstelling met de juiste kwaliteit en ervaring, waarmee we kunnen inspelen op de vraag van onze opdrachtgevers.”
Een andere doelstelling is om de zichtbaarheid in de markt verder te vergroten. “We doen prachtige projecten voor aansprekende opdrachtgevers, maar zijn bescheiden in het uitdragen daarvan. We mogen hier meer ruchtbaarheid aan geven.”
Dat moet ook bijdragen aan het binnenhalen van nog meer aansprekende opdrachten. “We hebben de capaciteit en kwaliteit in huis om grotere projecten te doen, dus ook daar zien we kansen richting de toekomst”, aldus Relus.
Drie teams, één missie
Ook het team Projectmatig Aanbesteden zet de komende tijd in op groei, vertelt Yasmin. “We zien dat steeds meer opdrachtgevers niet meer automatisch terugvallen op inhuur – oftewel een inspanningsverplichting – maar op projectmatig inhuren – oftewel een resultaatverplichting. Willen we kunnen blijven voldoen aan de vraag, dan zullen we als team nog wat door moeten groeien.”
Om klanten “nog beter te kunnen adviseren” zullen de consultants van AevesBenefit zich daarnaast steeds verder specialiseren, zo geeft ze aan. “Maar daarbij blijft iedereen in de basis wel allround inkoper.”
Tot slot noemt Yasmin het blijven verbeteren van de samenwerking tussen de drie consultancyproposities. “Dat is het afgelopen jaar al goed gelukt en zullen we in de toekomst zeker verder doorontwikkelen. Samen bieden we een uniek product aan in de markt maar bovenal is het super leerzaam om met elkaar samen te werken!”
