Succesvol contractmanagement vraagt om de juiste aandacht
Het vakgebied contractmanagement krijgt steeds meer aandacht. Waar het er in het verleden vaak ‘bij’ werd gedaan door collega’s, investeren veel organisaties nu in het inrichten van professioneel contractmanagement. Relus Kuijpers, Senior Consultant bij AevesBenefit, vertelt over de voordelen van contractmanagement en best practices om het tot een succes te maken.
Een goed contract draagt bij aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Dat zegt eigenlijk zoveel als: een contract is pas een goed contract als het daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van de organisatiedoelen. De aandacht verschuift daarmee van alleen goed inkopen aan de voorkant naar ook het managen aan de achterkant.
Na een zorgvuldig uitgevoerd inkoopproces komt een overeenkomst tot stand. Maar dan? Vaak wordt het contract overgedragen naar een collega in de organisatie, vergeet men een zorgvuldige en complete implementatie. Vroeger verdwenen contracten in de la. Tegenwoordig is een lokale map op de C:-schijf een populaire bestemming.
Steeds meer organisaties zien de waarde in van contractmanagement. Goed uitgevoerd contractmanagement leidt tot grip op kosten, voorkomt onnodige uitgaven en zorgt voor continuïteit van de dienstverlening. De combinatie hiervan leidt tot meer waarde voor de organisatie.
Meer aandacht: meer waarde
Hoe komt het nou dat contractmanagement steeds meer aandacht krijgt? Daar is geen eenduidig antwoord op. Toch zien we steeds dezelfde thema’s terugkeren:
- Organisaties besteden steeds meer uit en doen minder zelf
- De complexiteit en omvang van dienstverlening neemt toe
- Binnen veel sectoren vindt vergaande consolidatie en integratie plaats
- Supply chains worden steeds langer, complexer en gaan de grenzen over
- Steeds meer aandacht voor proces, kwaliteit, stuurinformatie en compliance
- Men beseft dat contractmanagement een vak is, dat vraagt om de juiste aandacht
In (semi-)publieke organisaties geldt daarnaast ook nog dat rechtmatigheid verder gaat dan zuiver inkopen aan de voorkant. Ook aan de achterkant vraagt dit om de juiste hoeveelheid aandacht voor contracten én leveranciers.
Inrichten van succesvol contractmanagement
Succesvol contractmanagement vraagt om voldoende aandacht voor contracten. Wat zijn nou sleutelfactoren voor het inrichten van succesvol contractmanagement?
Bewustwording
Succesvol contractmanagement begint met bewustwording: het besef dat contractmanagement waarde oplevert voor de organisatie: what’s in it for us? Kosten, waarde, compliance of verantwoording: allemaal valide argumenten om met contractmanagement aan de slag te gaan. Daarnaast vraagt contractmanagement om een investering in de vorm van middelen, maar vooral ook tijd om zijn meerwaarde aan te tonen en tot wasdom te komen.
Organisatie
Vervolgens gaat het om het organiseren van contractmanagement. Vormgeven van beleidskaders, positioneren van de functie, bepalen van prioriteiten en zorgen voor voldoende competentie en capaciteit. Daar komt vaak nog bij dat contractmanagement moet worden ingepast in de organisatie: voor de meeste organisaties is dat geen vanzelfsprekendheid: ‘We doen het immers al jaren zo’.
Mensen
Succesvol contractmanagement vraagt in de eerste plaats om de juiste aandacht voor de juiste contracten op het juiste moment. Een contractmanager is in staat mensen en belangen te verbinden en op het juiste moment in te grijpen. Daarnaast is een contractmanager goed in staat helder te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat rollen en verantwoordelijkheden zuiver belegd zijn.
Processen
Het contractmanagementproces biedt houvast voor activiteiten tijdens de hele levenscyclus van een contract: van het ontstaan van de behoefte tot de uiteindelijke beëindiging van het contract. Tijdige betrokkenheid van contractmanagement in het inkoopproces zorgt voor betere en werkbare contracten.
Systemen
Ook van groot belang is een goede informatiehuishouding, registratie van contracten en tools om prestaties te meten en leveranciers te evalueren. Bij voorkeur beschikken de systemen over (koppelingen met) inkoopsystemen en de financiële gegevens, zodat informatie eenvoudig te ontsluiten is.
Contracten
Goede contracten laten zich beter managen. Dat klinkt eenvoudig, maar de praktijk is weerbarstiger. Te vaak worden afspraken niet of onvoldoende vastgelegd of verdwijnt het contract in de la. Tot er wat aan de hand is en er brandjes geblust moeten worden. Zorgvuldig uitgevoerd contractmanagement zorgt ervoor dat de juiste contracten de juiste aandacht krijgen, zodat ook tijdig kan worden bijgestuurd.
Met contractmanagement aan de slag
Contractmanagement is met recht een vak. Succesvol inrichten van contractmanagement vraagt om een zorgvuldige aanpak. Begin daarom bij voorkeur klein: stel haalbare doelen, zorg voor een gefaseerde aanpak en werk met elkaar aan een aantal succesverhalen.
