Een volwassenheidsmodel voor P2P en contractmanagement

Veel organisaties hebben de ambitie om hun P2P-processen en contractmanagement te professionaliseren. Hiermee kunnen ze de inkoopfunctie efficiënter inrichten en effectiever fungeren als strategisch partner voor de business. Aan de hand van een P2P-volwassenheidsmodel kunnen de juiste stappen worden gezet.

Purchase-to-Pay (P2P), ofwel het proces van bestellen tot betalen, is een van de belangrijkste processen binnen de inkoop. Het P2P-proces komt in elke organisatie voor, en gaat van start zodra inkopers een bestelling plaatsen bij een leverancier. Hierna worden deze producten of diensten geleverd, wordt de factuur ontvangen en gecontroleerd en wordt deze door de financiële afdeling betaald.

Hoewel het P2P-proces mogelijk eenvoudig klinkt, kunnen er in de praktijk diverse complexe aspecten aan kleven. Denk aan de benodigde afstemming tussen inkoop, budgethouders (sales/lijnmanagement) en finance, en de risico’s, afhankelijkheden en impacts die het P2P-proces met zich meebrengt. Vooral bij grote organisaties, waar sprake is van grote bestelwaardes en er veel stakeholders betrokken zijn, kunnen inefficiënties in het proces sluipen.

Contractmanagement is het proces van het opstellen, bewaken, beheren en optimaliseren van contracten volgens de eisen van de business. Contractmanagement speelt een belangrijke rol in de bedrijfsvoering, aangezien dit ervoor zorgt dat de organisatie de mogelijkheden van contracten volledig benut. Ook is het een belangrijke randvoorwaarde voor een effectief P2P-proces, omdat afspraken over bestellingen, betalingen, enzovoorts worden vastgelegd in de contracten.

Een volwassenheidsmodel

Voor organisaties die hun P2P-processen en contractmanagement tegen het licht willen houden, om zodoende verbeteringen door te voeren, is een volwassenheidsmodel een waardevol hulpmiddel. Zo’n model geeft inzicht in de verschillende volwassenheidsniveaus die er zijn, en in welke stappen genomen dienen te worden om de uitvoering naar een hoger niveau te tillen.

Bas Bouwman en Marlou Snijders zijn beiden werkzaam bij inkoopadviesbureau COPPA en hebben jarenlange ervaring in het verbeteren van de inkoopfunctie.

Samen met de overige inkoopcollega’s binnen COPPA hebben ze een speciaal volwassenheidsmodel voor P2P en contractmanagement ontwikkeld, bestaande uit tien dimensies en vier volwassenheidsniveaus: Ad-hoc (niveau 1), Basis (niveau 2), Gestandaardiseerd (niveau 3) en Integratie (niveau 4).

Algemeen

Beleid

Niveau 1: Het inkoopproces en het belang ervan worden beschreven in het beleid
Niveau 2: Naast de beschrijving van het inkoopproces en het belang ervan, staan ook de informatiestromen duidelijk beschreven in het beleid
Niveau 3: Naast de beschrijving van het inkoopproces, het belang ervan en de informatiestromen staan ook de verantwoordelijkheden en evaluatiemethoden beschreven in het beleid
Niveau 4: Naast de genoemde beleidsbeschrijvingen is er binnen de beleidskaders voldoende ruimte om te werken aan continue optimalisatie

Besluitvorming

Niveau 1: Er is enig besef van de bestaande opties, maar er is geen overwogen beslissing genomen
Niveau 2: Verschillende opties zijn geanalyseerd op geschiktheid, maar er is geen aanvullende informatie verzameld om een weloverwogen beslissing te maken op basis van feiten
Niveau 3: Een systematische benadering waarbij informatie is verzameld om een beslissing te nemen op basis van feiten
Niveau 4: De nodige informatie voor een weloverwogen beslissing is gedocumenteerd en geëvalueerd door verschillende personen (periodieke benadering)

Orders

Organisatie & eigenschap

Niveau 1: Gedecentraliseerde organisatie waarin business units de meeste processen bezitten
Niveau 2: Duidelijk beleid waarin beschreven wordt wie gemachtigd is om wat te kopen en wanneer gecentraliseerde toestemming noodzakelijk is
Niveau 3: Gecentraliseerde organisatie met een duidelijk beleid dat alle verantwoordelijkheden van het P2P-proces beschrijft
Niveau 4: Gecentraliseerde organisatie waarbij de verantwoordelijkheden van alle belangrijke processen beschreven staan en ook daadwerkelijk genomen worden

Systemen/monitoring

Niveau 1: Handmatige processen zonder systeemondersteuning
Niveau 2: Facturen worden allemaal geregistreerd in hetzelfde systeem
Niveau 3: Alle producten en diensten worden via hetzelfde systeem ingekocht en de facturen worden automatisch in dit systeem opgeslagen
Niveau 4: Er is een automatisch systeem dat geïntegreerd is met de systemen van de hoofdleveranciers

Proces & leveranciers betrokkenheid/relatie

Niveau 1: Leveranciers en medewerkers werken samen aan procesinnovatie en -ontwikkeling
Niveau 2: Duidelijk waar een product/dienst aangeschaft moet worden
Niveau 3: Het is duidelijk waar er ingekocht moet worden en er zijn duidelijke afspraken over de levering van de producten/diensten
Niveau 4: Het is duidelijk waar ingekocht moet worden en er zijn duidelijke afspraken gemaakt over de levering. Leveranciers worden geïntegreerd in het bestelproces

Prestatie meting & tevredenheid

Niveau 1: Weinig tot geen prestatiemeting, rapportage en bewaking
Niveau 2: Inkooporders worden over het algemeen bekeken en beoordeeld
Niveau 3: Prestatiemonitoring en rapportage van leveranciers
Niveau 4: Uitgebreide prestatiemonitoring; rapportages/feedback worden besproken met de leveranciers

Contracten

Proces

Niveau 1: Contracten zijn geïnventariseerd
Niveau 2: De contracten zijn geordend en de contracten worden gemonitord
Niveau 3: Er is een tactische planning waarin de benodigde acties beschreven staan die uit het monitoren naar voren zijn gekomen
Niveau 4: Uitgebreide evaluatie van de aanbestedingsprocedure, afhandeling van uitzonderingen, marktontwikkelingen, betrokken risico’s en de ondernomen acties

Systemen

Niveau 1: Contracten zijn geregistreerd
Niveau 2: Er is een digitale ondersteuning aanwezig met beheersbare KPI’s
Niveau 3: De geordende contracten worden gemonitord en het systeem geeft een overzichtelijk dashboard weer van de leveranciersprestaties
Niveau 4: Geïntegreerde systemen met hoofdleveranciers en er wordt samengewerkt met leveranciers aan waardecreatie

Organisatie, medewerkers & samenwerking

Niveau 1: Verantwoordelijkheid contractmanagement is centraal belegd
Niveau 2: Verantwoordelijkheid van contractmanagement is centraal belegd en er is voldoende kwalitatieve capaciteit
Niveau 3: Er wordt een trainingsprogramma aangeboden en medewerkers werken intensief samen
Niveau 4: Continue samenwerking tussen werknemers en stakeholders op het gebied van innovatieve oplossingen en waardecreatie

Leveranciersprestatie

Niveau 1: Leveranciers worden gecontacteerd bij het niet nakomen van afspraken en bij het verlengen en opzeggen
Niveau 2: Naast het contracteren worden de prestaties van leveranciers gemeten
Niveau 3: Leveranciersprestaties worden gerapporteerd en verbeterd. Er zijn vaste afspraken over evaluatie en beloning
Niveau 4: Verhoog de betrokkenheid van leveranciers en moedig continue verbetering van de leveranciersprestaties aan

Organisaties met het hoogste volwassenheidsniveau kunnen profiteren van verschillende voordelen. Denk bijvoorbeeld aan meer inzicht in de uitgaven, een hogere efficiëntie in de keten, een sneller proces van bestellen tot betalen, meer controle over de risico’s, makkelijker kunnen inspelen op veranderingen vanuit de business (‘wendbaarheid’) en een lagere kans op fouten.