Lessen van een agile transformatie binnen de politie
Dennis van de Rieth is Agile Coach, Scrum Master en gecertificeerd SAFe Program Consultant bij AgilityMasters.com. De afgelopen periode heeft hij een grootschalige agile transformatie begeleid bij een politieteam in Limburg. Aan de hand van de casus legt Van de Rieth uit welke lessen waardevol kunnen zijn voor iedere agile transformatie.
Om te beginnen wat achtergrondinformatie over deze case. Het basisteam Venray-Gennep (rond de 85 collega’s) had de ambitie om agile te werken. Waarom? “Ze wilde dichter bij de klant staan, zodat het team sneller zou kunnen inspelen op de wensen van de burgers”, vertelt Van de Rieth.
Daarnaast konden er intern verschillende efficiencyslagen worden gemaakt. “Vooral door processen te optimaliseren, anders te werken en de onderlinge samenwerking te verbeteren.”
Inmiddels ruim een jaar verder, waarin hard is gewerkt aan het verankeren van agile principes, heeft het basisteam Venray-Gennep op veel vlakken flinke progressie geboekt. Zo is de capaciteitsplanning beter op orde en zijn doorlooptijden van de opsporingszaken korter. Tegelijkertijd worden ‘klanten’ beter op de hoogte gehouden door wijkagenten en wijkagenten weer door hun leidinggevenden.
Ook voor de individuele professionals in het team is er veel veranderd. Zo is er volgens teamchef Jan de Rooij meer rust in het team en daarnaast is er meer werkplezier, waardoor de betrokkenheid van collega’s ook naar een hoger niveau is getild.
Al met al kijkt de teamchef tevreden terug op het traject onder begeleiding van AgilityMasters.com. Volgens Van de Rieth zijn er uit deze case tal van waardevolle lessen te trekken, die “zo toegepast kunnen worden” in ieder agile-traject.
Op 2 november zal hij tijdens een XpertsLab deze geleerde lessen delen. Hieronder alvast een voorproefje van 5 (van de in totaal 12) thema’s die aan bod zullen komen:
1: Doorgronden van het vraagstuk
De eerste les is om uitgebreid de tijd te nemen voor het doorgronden van het vraagstuk. Van de Rieth: “De ambities van een team zijn vaak wel helder, maar neem aan de voorkant de tijd om te achterhalen welke problemen men eerst moet oplossen om de ambities te kunnen bepalen.”
“Als dit duidelijk is, onderzoek dan of het team en de leiding echt gecommitteerd zijn aan de aanpak. Stem de verwachtingen en ambities op elkaar af en maak goede afspraken over de randvoorwaarden en investeringen zoals tijd en budget.”
2: Start klein en bouw op successen
Een tweede les is om niet meteen te hard van stapel te lopen. “Groot denken is geen probleem maar ga met kleine stapjes aan de slag. Stem daarbij het tempo van de ontwikkeling af op hetgeen het team aankan op zowel ambitieniveau als op aanwezige competenties.”
3: Agile is nieuw, niet erbij
Agile werken is een compleet nieuwe methodologie. Het is daarom van belang om de oude manier te vervangen door agile, en niet om twee werkmethodes naast elkaar te hebben draaien.
“Agile werken komt ‘in plaats van’”, aldus Van de Rieth: “Dit betekent dat er nieuwe rollen, ceremonies en vaardigheden worden aangeleerd en ingericht. Dat betekent ook dat er afscheid genomen moet worden van oude (vertrouwde) gedragingen, bijeenkomsten en gewoontes.”
De tip voor elk agile implementatieteam is daarom: “Ondersteun en coach de medewerkers bij deze transitie. Het helpt enorm als verteld wordt wat er specifiek van hen wordt verwacht. En neem de aandacht voor weerstand.”
4: Verandering is een vak
Veel organisaties hebben de neiging om agile verandering van binnenuit te implementeren. Wat Van de Rieth gedurende zijn loopbaan heeft geleerd, is dat het begeleiden van een transitie naar een nieuwe manier van werken een heus vak is. “Het vergt zowel inhoudelijke expertise als vakmanschap op het gebied van veranderen en ontwikkelen.”
“‘Even’ een verandering doorvoeren of na één workshop of heisessie denken dat de wereld er anders uitziet is helaas geen realiteit. Zorg dat er voldoende veranderexpertise zit in het team en dat dit team is losgekoppeld is van de dagelijkse operatie.”
5: English please!
“Taal is helpend in verandertrajecten, blijft daarom de Engelstalige agile-termen gebruiken. Dit kan vooral binnen oer-Hollandse, Nederlandse organisaties wel voor enige reactie zorgen, maar het zorgt er wel voor dat rollen of taken in de juiste context blijven. Daarnaast is het integreren van nieuwe termen ook voor het team een doorlopende herinnering dat er echt een verandering plaatsvindt.”
Meer agile lessen opdoen? Bezoek de XpertsLab: ‘Agile werken binnen het publieke domein’.
