Robotic process automation (RPA) implementeren? Vier succesfactoren
Het inzetten van robotic process automation is een van de meest populaire manieren om routinematige processen en activiteiten te automatiseren. Experts van Mobilee delen vier succesfactoren voor het tot een goed einde brengen van een RPA-implementatietraject.
Robotic process automation (afgekort als RPA) is snel terrein aan het winnen binnen het zakelijke landschap. Door gebruik te maken van RPA kunnen bedrijven hun medewerkers vervelende en arbeidsintensieve taken uit handen nemen, waardoor zij meer tijd kunnen besteden aan waardetoevoegende activiteiten.
Zo wordt hun werk niet alleen leuker en waardevoller, maar worden ook nog eens de processen binnen de organisatie geoptimaliseerd en de kwaliteit van de dienstverlening richting klanten verbeterd.
Het in Utrecht gevestigde Mobilee opereert op het snijvlak van business en IT, en richt zich vooral op digitale transformatievraagstukken en -programma’s. Het adviesbureau helpt klanten binnen onder andere de overheid, financiële dienstverlening, zorg en industrie om kansen te benutten en succesvol (digitaal) te veranderen.
Mobilee heeft ruime ervaring met RPA-implementaties en deelt vier belangrijke tips voor het laten slagen van dergelijke trajecten:
1: Creëer een heldere visie en begin klein
Om te beginnen moet een heldere visie opgesteld worden, waarin naar voren komt hoe RPA bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Deze visie moet breed gedeeld worden met alle medewerkers, zodat voor iedereen duidelijk is waarom, wanneer en hoe RPA wordt ingezet.
Dergelijke transparantie over de visie is cruciaal, aldus Mobilee: “Bij minder succesvolle implementaties zien we dat er onvoldoende transparantie richting medewerkers is over de strategische doelen van RPA. Dit kan leiden tot weerstand bij medewerkers, wanneer robots mogelijk hun nieuwe collega’s worden.”
De adviseurs raden aan om alvorens RPA breder uit te rollen eerst klein te beginnen, met bijvoorbeeld een pilot op een afdeling. Op basis van de gerealiseerde meerwaarde kan RPA vervolgens verder worden uitgerold.
2: De juiste processen robotiseren
Mobilee adviseert om te starten met het robotiseren van deelprocessen, om zo eerst de nodige ervaring op te doen in de organisatie. Hierbij is het belangrijk om eerst goed in kaart te brengen welke processen zich lenen voor RPA.
Processen die zich bij uitstek geschikt zijn voor robotisering zijn processen die veel repetitieve handelingen in systemen bevatten en die door medewerkers worden uitgevoerd. Deze handelingen voegen in de basis niet direct en nauwelijks waarde toe voor de klant. Denk aan het opstellen van interne rapportages of het handmatig overzetten van data van het ene naar het andere systeem.
Bepalen welke processen wel of niet gerobotiseerd worden blijft in zekere mate een kwestie van het afwegen van de kosten versus de baten: “Het is belangrijk de balans te bewaken tussen opbrengsten van de robotisering en de kosten hiervan. Het is niet realistisch en nodig om alle repeterende handelingen te robotiseren”, aldus de adviseurs.
3: De juiste tools en mensen
Vervolgens is er behoefte aan de juiste RPA-tools en mensen die deze kunnen implementeren. Daarbij dient de business in goed overleg met de IT-afdeling op zoek te gaan naar de juiste tooling. “Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een proeflicentie en het inhuren van een partij die een proof of concept of een proof of value binnen de organisatie kan faciliteren.”
Reeds in een vroeg stadium een toolselectie doen en kijken naar verschillende criteria – waaronder de total cost of ownership, schaalbaarheid en mate waarin deze aansluit op bestaande architectuur – vergroot volgens Mobilee de kans op een succesvolle implementatie
Een tool alleen is niet genoeg. Er moet ook een plan worden opgesteld om de ontwikkeling (en later het beheer) van de robots te organiseren. “Zeker in het begin vraagt RPA om experts (RPA-ontwikkelaars) die robots kunnen realiseren en op langere termijn de borging kunnen organiseren. Het bouwen en beheren van robots doe je er niet even bij.”
4: Verantwoordelijkheden beleggen binnen de organisatie
RPA-implementaties hebben een impact op alle onderdelen binnen een organisatie en het is dan ook van belang “dat de juiste onderdelen van je organisatie tijdig worden aangehaakt en dat organisatorische onderbrenging wordt geborgd.”
Zo komen er al in de vroege fase van een RPA-implementatie tal van andere elementen kijken, waaronder bijvoorbeeld op het snijvlak van privacy en security. “Zorg dat al in het eerste stadium privacy- en security-aspecten worden meegenomen”, adviseren de experts. “Op deze manier wordt vanuit deze expertises ook ervaring opgedaan met wat een robot betekent binnen het applicatielandschap en binnen de kaders van privacy en security.”
Ook moet al snel in het proces duidelijk worden vastgelegd wie welke verantwoordelijkheden krijgt ten aanzien van (het beheer van) de gerobotiseerde processen en de RPA-tool. “Welke collega’s zijn verantwoordelijk voor het technisch beheer en welke collega’s voor functioneel beheer?”
Verder dient te worden nagedacht over de organisatorische borging van robotics, “bijvoorbeeld in een multidisciplinair RPA-team/afdeling dat verantwoordelijk is voor het maximaliseren van de waarde van RPA voor een organisatie”. Een dergelijk team zou zowel onder de IT-afdeling als de business kunnen vallen.
Het functioneel beheer kan verzorgd worden door collega’s uit de business zelf, die een rol spelen in de processen. “Zij kennen de processen als geen ander en hebben een goed beeld van de werkzaamheden of processen die zich lenen voor robotisering.”
