First Consulting: Beleidsafdeling netbeheerder inrichten

First Consulting is samen met een netbeheerder gestart om de beleidsafdeling te structureren. Het doel van de opdracht is om een proces op te stellen waarbij feitelijke toestandsgegevens van de assets uit het net verzameld worden en gezamenlijk met alle betrokken ketenpartners vertaald worden naar assetbeleid dat door de gehele organisatie gedragen en gehandhaafd wordt.

Afdeling beleid
De beleidsafdeling van de netbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen van de kaders waar de assets aan moeten voldoen in het netwerk. Door de vele fusies en overnames in het verleden van de netbeheerder is er veel verschillend beleid verspreid door de organisatie en worden van oudsher tussen de verschillende regio’s in het land verschillende werkwijzen gehanteerd. De afdeling beleid is daarom opgericht om uniform beleid vast te stellen voor de gehele organisatie.

Een paar voorbeelden waar de afdeling mee geconfronteerd kan worden:

• Naar aanleiding van een stroomstoring waar 10.000 huishoudens last van hebben gehad blijkt dat een transformator niet meer voldoet aan de gestelde eisen. Wat zijn dan de vervolgstappen? Moet de transformator vervangen worden of moet deze opgeknapt worden? En wat zijn de gevolgen voor de transformatoren van hetzelfde type die ergens anders in het net staan? Welke risico’s zijn acceptabel?
• In een groot deel van de netruimten van de netbeheerder is in meer of mindere mate asbest verwerkt. Hoewel vrijwel altijd aan de wettelijke normen omtrent asbest wordt voldaan, wil de netbeheerder de hoeveelheid ruimten met asbest sterk terugdringen. Welke norm moet hierbij gehanteerd worden? Welke ruimten dienen als eerste aangepakt te worden? Wie dient deze sanering uit te voeren?

Structuur & processen
De uitdaging voor First Consulting is, om in samenwerking met de beleidsafdeling, de processen voor beleidsvorming en -implementatie te versterken en ervoor te zorgen dat deze gezamenlijk met alle ketenpartners worden uitgevoerd. Dit doel is bereikt door de volgende drie wijzigingen door te voeren:

Allereerst is ervoor gezorgd dat beleid planmatig en op basis van feitelijke toestandsgegevens wordt opgesteld. Hiervoor is de beleidscyclus opgezet, waarin de prestaties van het net periodiek worden gemonitord en geanalyseerd en waar nodig beleid wordt opgesteld of bijgesteld. Dit beleid wordt geïmplementeerd in de organisatie en vervolgens worden de prestaties weer gemonitord om te bepalen of het nieuwe beleid effectief is. Daarnaast is de instandhoudingscyclus opgezet, waarin op operationeel niveau toestandsgegevens verzameld worden die weer als input dienen voor de beleidscyclus.

Vervolgens is ervoor gezorgd dat alle ketenpartners betrokken worden in de beleidscyclus. Hierdoor is beleid niet meer iets dat alleen door de beleidsafdeling bepaald wordt, maar zijn het de kaders geworden die gezamenlijk vastgesteld zijn. Een belangrijk verschil dat gezorgd heeft voor een breed draagvlak voor beleid binnen de organisatie.

Om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op een efficiënte wijze met elkaar tot een helder beleid komen, zijn tenslotte assetgroepen geïntroduceerd waarin afgevaardigden van alle betrokken partijen deelnemen. Deze assetgroepen zijn verantwoordelijk voor beleidsvorming, analyse en prioriteitstelling. Daarnaast zien de assetgroepen erop toe dat het beleid wordt uitgedragen en nageleefd in de gehele organisatie.


Beleidsregister
Ter ondersteuning van deze processen heeft  First Consulting een beleidsregister ontwikkeld. Dit register, dat toegankelijk is voor de gehele organisatie, is zowel een eenvoudig te doorzoeken bibliotheek met beleidsdocumenten als een planning- en rapportagetool ter ondersteuning van het beleidsvorming proces. Het volledige beleid, inclusief onderliggende analyserapporten en gedetailleerde werkinstructies, is opgeslagen in het beleidsregister en gekoppeld aan de assets en systemen waarop het beleid van toepassing is. Een gebruiker die op zoek is naar het beleid voor een bepaald component kan dit beleid vinden door het betreffende component te selecteren waarna alle beleidsdocumenten getoond worden die daarop van toepassing zijn.

Daarnaast wordt in het register een beleidskalender bijgehouden waarop alle geplande beleidsdocumenten weergegeven worden, inclusief de huidige status en de verwachte opleverdatum. Hiermee kunnen de gebruikers zien aan welke beleidsdocumenten op dat moment gewerkt wordt en welke onderwerpen binnenkort opgepakt gaan worden.

Als laatste is een rapportagefunctie ingebouwd in het register die het management inzicht verschaft in de voortgang en tijdigheid van het besluitvormingsproces omtrent oplevering en implementatie van de beleidsdocumenten.

Vervolgstappen
Om ervoor te zorgen dat de opgezette processen en structuur op een goede manier ingebed worden in de organisatie zijn een aantal vervolgstappen gedefinieerd. Als eerste zullen er presentaties worden gegeven in de gehele organisatie over de nieuwe structuur van de afdeling beleid en wat dit betekent voor de rest van de organisatie. Verder zal een implementatieplan ontwikkeld worden voor het beleidsregister zodat iedereen met het beleidsregister gaat werken.

Afsluiting
Door het neerzetten van een duidelijke structuur heeft First Consulting er samen met de afdeling beleid voor gezorgd dat:

• Het beleid wordt gebaseerd op feitelijke toestandsgegevens die verzameld worden in de operationele instandhoudingscyclus;
• De beleidskaders gezamenlijk worden opgesteld door de beleidsafdeling en alle betrokken ketenpartners in de beleidscyclus;
• Assetgroepen zijn opgesteld waarin deze inhoudelijke samenwerking geborgd is.