De zeven succesfactoren voor verandermanagement
Verandering is binnen de disruptieve wereld van vandaag nog de enige constante. De weg naar een nieuwe manier van werken is echter niet zomaar gezet. Experts van Conclusion Consulting delen zeven succesfactoren voor het laten slagen van een verandering.
1: Definieer een begrijpelijke veranderboodschap
Het liefst kort en bondig, zodat nut en noodzaak van de verandering direct helder zijn. Houd als opbouw aan: (1) hier doen we het voor, (2) hier willen we naartoe, (3) daarvoor hebben we jou nodig. Formuleer je die boodschap goed, dan begrijpt iedereen binnen de organisatie meteen wat ze te doen staat en belangrijker nog: waarom het moet gebeuren.
Pak de bedrijfsdoelstellingen erbij bij het formuleren van de veranderboodschap. Zorg dat deze past bij de missie, visie en cultuur. Denk bij het schrijven ook na over de taal die binnen de organisatie wordt gesproken. Gebruik herkenbare woorden en ondersteunende beelden. Dan komen nut en noodzaak het beste binnen.
2: Stel gezamenlijk verander-KPI’s vast
Het succes van het verandertraject meten? Stel vooraf KPI’s vast. Zo kan tijdens het traject getoetst worden of de beoogde resultaten worden behaald en waar nodig met veranderinterventies bijgestuurd kan worden. Zoals: we moeten meer communiceren. Of: het aantal ziekmeldingen neemt toe. Daar kun je interventies op inzetten.
Het opstellen van de verander-KPI’s is niet eenvoudig. Je dreunt niet zomaar allerlei meetbare punten op. Daar moet men goed met elkaar over nadenken. Een Change Management Consultant kan daarbij helpen.
3: Breng een guiding en working coalition in positie
Breng de juiste mensen binnen de organisatie in positie. Een Change Management Consultant is er tijdelijk, die gaat niet in zijn eentje de verandering trekken. Breng daarom leiders in stelling – de guiding coalition. En ondersteun ze met een groep enthousiaste ambassadeurs uit de volle breedte van de organisatie – de working coalition.
Door die twee coalities in positie te brengen, kan men een activerende en enthousiasmerende beweging creëren. Bestaande uit mensen met enige invloed, formeel of informeel, waarvan een deel ook voldoende kritisch is. Dat maakt het veranderverhaal geloofwaardiger.
4: Stel een helder communicatieplan op
Beperk onzekerheid en wantrouwen door de aanstaande veranderingen op een duidelijke manier te communiceren. Stel hiervoor een communicatieplan op waarin stapsgewijs wordt vastgesteld welke informatie wanneer naar buiten wordt gebracht. Want gooi je alle informatie in één keer de organisatie in, dan is weerstand gegarandeerd.
Denk na over welke communicatiemiddelen er nodig zijn om iedereen aangehaakt te houden en op de hoogte te stellen van de progressie. Denk in doelgroepprofielen, zodat je alle mensen en/of teams via hun eigen leefwereld kunt bereiken. Denk niet te moeilijk: een heldere vlog, e-mailing of flyer kan soms al erg doeltreffend zijn.
5: Deel je grote én kleine successen
Ieder succes, groot of klein, zorgt voor positieve energie. Dus deel het! Maak het vieren van mijlpalen onderdeel van de organisatiecultuur. Op die manier bouw je letterlijk een cultuur van succes en zet je teambuilding centraal. En nee, je hoeft echt niet iedere vrijdag de champagne open te trekken. Een motiverend intranetbericht doet ook al een hoop.
Als je ziet dat de verandering succesvol is, groeit vanzelf het enthousiasme om daar deelgenoot van te worden. Let wel op dat je focust op mensgerichte succesmomenten. Dus niet: software versie 1.3 is in gebruik genomen. Maar: de tiende klant heeft succesvol de nieuwe customer experience doorlopen.
6: Maak de verandering leuk
Oké, de medewerkers zijn meegenomen in de verandering, ze snappen het doel en het gezamenlijke streven is er. Dan is het belangrijk om ze gedurende het hele verandertraject op een leuke manier mee te blijven nemen in het veranderverhaal. Dat doe je door onverwachte, originele momenten te bedenken.
Denk aan een leuke ontmoetingsplek zoals een pop-up bar met heerlijke koffie en vertel waar je staat in de verandering, welke mijlpalen gerealiseerd zijn en wat er nog staat te gebeuren. Mocht je goodies willen verspreiden, zorg dan voor een goede, integrale communicatieaanpak. Je slaat anders snel de plank mis. De kans bestaat zelfs dat een goedbedoelde actie juist voor frustratie zorgt.
7: Zorg ervoor dat de verandering blijvend is
Zo, de verandering is ingezet en vrijwel iedereen binnen de organisatie is ‘mee’. Maar blijf scherp. Als de aandacht verslapt, kan de verandering omkeerbaar blijken. De verkeerde kant op, welteverstaan. Op basis van de vooraf vastgestelde KPI’s uit punt 2 kun je het resultaat van de verandering blijven toetsen. Je kunt hier eventueel ook KPI’s voor de lange termijn aan koppelen.
Elkaar scherp houden doe je bijvoorbeeld ook door halfjaarlijks met het veranderteam bij elkaar te komen voor een opfrismoment. Of door afdelingsmanagers te trainen. Pas als de verandering in het DNA van je organisatie zit, weet je: verandermissie geslaagd! En zoals je in dit verhaal leest, is dat geen gemakkelijke opgave.
