Technologietrends in inkoop en het source-to-contract-proces

19 augustus 2021 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Meer nieuws over

Met behulp van technologie kan procurement zich verder ontwikkelen van een transactiegerichte functie tot een strategische aanjager van bedrijfswaarde. Dat concludeert Capgemini Invent op basis van onderzoek.

Binnen organisaties draait procurement om de inkoop van alles wat het bedrijf nodig heeft om succesvol te kunnen opereren – van backofficebenodigdheden tot de grondstoffen en tools die nodig zijn om klanten te bedienen. Van oorsprong richten inkoopafdelingen zich op het zo efficiënt mogelijk inkopen van deze middelen tegen onder meer de juiste prijs, leveringsvoorwaarden en kwaliteit.

Maar dit is vandaag de dag aan het veranderen. Veel organisaties zien tegenwoordig in dat inkoop een strategische functie kan bekleden. “Inkoop beweegt zich precies tussen engineering, productie, supply chain management en finance in”, vertelt Sander Gerritse, Senior Management Consultant Supply Chain & Procurement bij Capgemini Invent.

Digital solutions for strategic sourcing

“Bedrijven die de kunst van het inkopen onder de knie hebben, profiteren van een snellere bestellingcyclus, efficiëntere processen, hogere besparingen en lagere totale kosten”, legt hij uit. Tegen deze achtergrond “betekent het optimaliseren van de inkoop een verbetering van de marges en het concurrentievermogen”.

Technologie speelt hierin een belangrijke rol. In een nieuw rapport van Capgemini Invent hebben de onderzoekers de toegevoegde waarde van technologie voor de gehelde inkoopwaardeketen onder de loep genomen. Een blik op de bevindingen voor drie gebieden: strategisch sourcen, leveranciersmanagement en contracteren.

Strategische sourcing

Sourcing geldt als een overkoepelende term waaronder verschillende zaken vallen, van het selecteren van de juiste leverancier tot het onderhandelen over en ondertekenen van een contract. Maar ook het monitoren en beheren van de prestaties van de leverancier vallen hieronder.

Volgens Dico van Dijk, Procurement Transformation Manager bij Capgemini Invent, geldt sourcing in zekere zin als “de ruggengraat van elke succesvolle inkoopfunctie, ongeacht de branche.” Hij voegt toe: “Het is essentieel om de toeleveringsmarkten te begrijpen, potentiële leveranciers te zoeken en te evalueren, evenals de beste leveranciers te selecteren in lijn met de strategische doelstellingen.”

De rol die technologie hierin kan spelen is groot. In de markt zijn tegenwoordig tal van nieuwe tools beschikbaar die een waardevolle bijdrage kunnen leveren. Te denken valt aan tools als advanced analytics, elektronische aanbestedingen, geautomatiseerde veilingen en biedingsbeoordelingen. Met deze tools kunnen bedrijven hun concurrentiepositie vergroten, met lagere prijzen als gevolg. Bovendien kunnen ze met minimale inspanning waardevolle data genereren.

Verder maken digitale platforms ook samenwerking met leveranciers mogelijk, die op basis van hun eigen expertise verbeteringen kunnen voorstellen ten aanzien van aangevraagde productspecificaties. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit en lagere prijzen.

Ten slotte kan technologie zorgen voor een efficiënter sourcingproces, kortere rapportagetijden en de mogelijkheid om inkoop te transformeren en aan te passen aan veranderingen in de markt – denk aan de ontwikkelingen rondom de coronapandemie, meer focus op duurzaamheid, enzovoorts.

Leveranciersmanagement

Volgend op de sourcing, moeten leveranciers vervolgens worden gecontroleerd en gemanaged – “een complexe taak, want toeleveringsketens kunnen zeer omvangrijk zijn en soms wel duizenden leveranciers en organisaties beslaan, in binnen en buitenland”, legt Gerritsen uit.

Digital solutions for strategic supplier management

Om dit complexe speelveld goed te kunnen managen zijn kwalificaties, prestatiecontroles, ontwikkelingsinitiatieven en risk management nodig, allemaal elementen die vandaag de dag met behulp van in de markt beschikbare tools kunnen worden ingericht.

Zo kunnen geautomatiseerde systemen leveranciers selecteren op basis van ingevoerde criteria, kunnen geautomatiseerde ‘background’-checks helpen bij de doorlichting van leveranciers en kunnen dashboards de prestaties in de gaten te houden.

Hoewel het een uitdaging is om vooraf criteria voor risk management te selecteren – gezien de snelle veranderingen in de markt – wijzen de onderzoekers op geavanceerde tools waarmee externe data – bijvoorbeeld social media-berichten – gemonitord kunnen worden, om zo mogelijke risico’s realtime op te sporen.

Contracteren

Contracten fungeren in zekere zin als het cement dat de gehele inkoopcyclus bij elkaar houdt. Contracten bepalen hoeveel ruimte een bedrijf heeft om zijn leveranciers te managen. Er bestaan vandaag de dag verschillende oplossingen om dit proces eenvoudiger en voordeliger te maken.

Digital solutions for strategic contracting

De inzet van slimme technologie voor contracting zorgt voor meer snelheid, efficiëntie, veiligheid en tijdige betalingen. Zo kunnen bijvoorbeeld digitale contractarchieven enorme hoeveelheden aan waardevolle data bevatten en zorgen deze daarnaast voor gestroomlijnde rapportages en transparantie. Ook bestaan er verschillende tools voor het meten van de prestaties van een contract.

Over het onderzoek

Om tot hun bevindingen te komen hebben de onderzoekers van Capgemini Invent leiders van meer dan 30 wereldwijde leveranciers van digitale inkoopoplossingen ondervraagd. Deze hebben hun visie gedeeld ten aanzien van zeven dimensies van de inkoopwaardeketen: strategic sourcing, contracting, supplier management, purchasing, accounts payable, reporting & analytics en pricing.