Vijf post-fusie integratietips voor betere synergierealisatie

Succesvol de vruchten plukken die een fusie of overname moeten opleveren is vaak geen sinecure. Ludvig Daae en Maarten Mees ten Oever van Capgemini Invent delen vijf tips over hoe organisaties de kans op het succesvol omzetten van de geplande synergieën in de postfusie-integratiefase zo hoog mogelijk te maken.

1: De belangrijkste synergieën in de strategie

Synergie betekent in feite dat de waarde van de twee bedrijven groter is dan de som van de afzonderlijke onderdelen. Synergievoordelen zijn vaak de belangrijkste reden om te kiezen voor een fusie of overname, maar deze synergieën ook daadwerkelijk realiseren is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Om de kans te vergroten dat alle synergievoordelen uiteindelijk ook worden behaald, is het belangrijk dat ze van meet af aan duidelijk zijn. Door duidelijkheid te scheppen over de strategische besluitvorming en verwachte resultaten van de fusie, zorgen leidinggevenden ervoor dat beide partijen vanzelf profiteren van de synergievoordelen, voornamelijk omdat de toekomstige richting van de integratieprojecten al vaststaat. Door de synergievoordelen te koppelen aan KPI’s kan beter gevolgd worden of de voortgang nog steeds voldoet aan de strategische doelstellingen.

2: Don’t forget the IT-due diligence

In de fase voorafgaande aan de closing verrichten verschillende dealteams allerlei due diligence-onderzoek om zo de gezondheid en fit tussen de bedrijven en onderdelen te evalueren. Nu technologie vandaag de dag een integraal onderdeel vormt in zo’n beetje iedere strategie, is het belangrijk om bij een doorlichting ook te duiken in de informatie- en informatiemanagement-systemen. IT-due diligence moet niet vergeten worden.

Zonder de juiste IT-due diligence vóór of in ieder geval na de fusie, bestaat er een enorm risico dat financiële, compliance- en juridische issues naar boven komen. Dit zorgt mogelijk voor minder synergievoordelen en kan zelfs een volledige integratie na de fusie in gevaar brengen. Daarnaast kunnen kosten voor IT-herstructurering de businesscase minder aantrekkelijk maken.

Bedrijven die te maken hebben met trans-Atlantische fusies moeten bovendien rekening houden met de specifieke wet- en regelgeving. Voor aan de Amerikaanse beursgenoteerde bedrijven is dat de Sarbanes-Oxley-wet (SOX), terwijl bedrijven met Europese klanten zich moeten houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

SOX vereist dat beursgenoteerde bedrijven over een bedrijfscontinuïteitsplan beschikken. Dit geldt dus ook voor hun Europese dochterondernemingen. Aan de andere kant moeten bedrijven in lijn met de AVG weten waar hun klantgegevens zich bevinden.

Verder lezen: IT due diligence (ITDD) is onmisbaar in huidige digitale wereld.

3: Bekijk de integratie vanuit digitaal oogpunt

In de huidige marktomstandigheden is het essentieel om de digitale transformatie te versnellen, met als doel: meer winstgevendheid en groei. Daarom is het belangrijk om de integratie vanuit een digitaal oogpunt bekijken. Bij een fusie tussen twee bedrijven zijn hun infrastructuur, processen en andere zaken nog niet op elkaar afgestemd.

Voor een succesvolle integratie op het vereiste niveau (afhankelijk van de strategische beslissingen) moet je nadenken over toepassingen, wendbaarheid en schaalbaarheid en goed voor ogen hebben hoe beide partijen elkaars digitale mogelijkheden kunnen benutten. Ga ook na of het applicatielandschap afgestemd is op de digitale ambities. Welke beschikbare middelen ondersteunen de ambities en welke mogelijkheden moeten worden toegevoegd?

Met andere woorden, moderniseer de IT-systemen om ervoor zorgen dat de bedrijfstransformatie al tijdens de integratie plaatsvindt. Wilt u bijvoorbeeld meer wendbaarheid en schaalbaarheid, richt u dan op de consolidatie van meerdere ERP-systemen in één ERP-systeem en stem de bedrijfsprocessen van de twee bedrijven op elkaar af.

Dit zorgt ook voor schaalbaarheid en eenvoudigere transities bij toekomstige fusies. Sla geen stappen over bij deze projecten, zoals het verplaatsen van werk zonder een goede analyse vooraf, vanwege risico’s voor de bedrijfscontinuïteit.

Modernisering van IT-systemen is niet eenvoudig en het houdt nooit op. Je bent nooit volledig gemoderniseerd omdat mensen, processen en technologieën continu veranderen. Maar een integratie na de fusie (post-merger integration) is een uitgelezen kans om van de gelegenheid gebruik te maken en al die factoren beter op elkaar af te stemmen.

4: Integreer verandermanagement in de aanpak

De bedrijfscultuur wint het altijd van de strategie. Elke programmamanager en elke werkstroommanager binnen een integratieprogramma moet begrijpen en voelen dat zij verantwoordelijk zijn voor succesvol verandermanagement. Een aparte werkstroom voor verandermanagement zijn die de verantwoordelijkheid van andere werkstromen wegneemt werkt niet.

Voor een succesvolle integratie van twee bedrijven én hun mensen en cultuur is effectieve communicatie en eigenaarschap van medewerkers over projecten essentieel. Gebruikmaken van de leiderschapskwaliteiten van het C-level kan een positief effect hebben op verandering.

Laat de CIO van het overnemende bedrijf bijvoorbeeld, voorafgaand aan een workshop over uitgangspunten voor de integratie van twee bedrijven, meer vertellen over de strategische gedachten erachter. Dit leidt tot meer begrip tussen beide partijen en een beter beeld van het geheel.

Zorgdragen voor interactie tussen werknemers en onderlinge kennismaking door middel van workshops over specifieke thema’s is essentieel voor het overbruggen van angst en goed voor de motivatie. Vooraf aandacht besteden aan culturele verschillen kan veel misverstanden voorkomen.

5: Stel een gedragscode vast en voer deze uit

Dikwijls grijpen IT-managers integraties aan voor de financiering van geavanceerde en te dure oplossingen die geen waarde toevoegen aan de transformatie. Een duidelijke set van integratieprincipes kan dergelijke situaties voorkomen.

Integratieprincipes zijn fundamentele regels die als richtlijn voor de integratie fungeren. Deze zijn essentieel om in functie van het doel – integratie – de juiste beslissingen te nemen. Daarom is het ook belangrijk is dat management volledig achter de spelregels staat. Dit kan worden gerealiseerd middels workshops.

Wees altijd uiterst zorgvuldig bij het opstellen van goede en ondubbelzinnige integratieprincipes, om zo discussies bij het hanteren ervan te voorkomen. Om ervoor te zorgen dat de integratieprincipes worden toegepast, moet je ze opnemen als vast checkpunt in de governance van het integratieprogramma.

Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door elk integratievoorstel te toetsen aan deze principes en ze voortdurend in workshops toe te passen. Bij verdere integratieprojecten moet de stuurgroep de integratieprincipes als standaard aanhouden.

Wanneer er veel integratieprojecten zijn, zorg dan voor een quality assurance board die erop toeziet dat de integratieprincipes in alle beslissingen worden toegepast. Spreek ook af dat projectteams pas ontheven worden van hun taak als de taak conform integratieprincipes opgeleverd is. Zo profiteer je bovendien van meer greep op je programma, waaronder ook meer grip op uw kosten.