Maak de stand-up meeting een standaard onderdeel van het werk
De stand-up meeting is binnen de Agile- en Lean-methodiek een manier voor leidinggevenden en teams om kennis te delen, werkzaamheden op elkaar af te stemmen en problemen op te lossen. Arnold Verhagen, consultant bij Symbol, legt uit waarom organisaties er verstandig aan doen om de stand-up onderdeel te maken van hun dagelijkse ritme.
Om te beginnen (voor diegenen die minder bekend zijn met Agile en Lean), wat is een stand-up meeting precies? “Het is kort gezegd een dagstart waarin een team elkaar in slechts tien tot vijftien minuten up-to-date brengt. Tijdens de stand-up rapporteert ieder teamlid over de voortgang van zijn/haar belangrijkste taken en initiatieven”, legt Verhagen uit.
Er kleven veel verschillende voordelen aan deze aanpak. Allereerst zorgt een dergelijke meeting ervoor dat iedereen op de hoogte is van de belangrijkste ontwikkelingen en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. “Iedereen weet waar zijn collega’s mee bezig zijn. Zo worden traditionele silo’s in teams/afdelingen doorbroken en blijven leidinggevenden op een efficiënte wijze op de hoogte van de operatie. Arbeidsintensieve updatemails en statusrapportages kunnen hiermee de prullenbak in, een stand-up vat deze informatie beknopt samen.”
Binnen het Agile- en Lean-landschap staat (multidisciplinaire) samenwerking centraal. Een stand-up meeting faciliteert dit, en stelt mensen tegelijkertijd in staat om zelf de regie te nemen over hun werk. “Het zorgt ervoor dat ieder teamlid zijn eigen verantwoordelijkheid neemt en zelfstandig nadenkt over zijn werk. Hoe verliep de vorige werkdag? Waar liep ik tegenaan in het werkproces? Zijn er problemen die ik moet aankaarten, zodat we op tijd actie kunnen ondernemen? En dit komt de voortgang en de kwaliteit ten goede.”
Een bijkomend voordeel is dat medewerkers het gevoel krijgen gehoord te worden. “De stand-up meeting is voor hen een platform waar ze hun ei kwijt kunnen. Ze krijgen hier de ruimte om ideeën aan te dragen en hun eigen werk te verbeteren.”
De stand-up speelt hiermee een belangrijke rol in het “mogelijk maken van verandering”, of dat nou in de bestuurskamer is of op de werkvloer. “Het is een goed middel om mensen betrokken te maken bij verbeterinitiatieven.” Een niet te onderschatten aspect, want onvoldoende betrokkenheid is een van de belangrijkste redenen waarom verbeteringen binnen een organisatie niet of onvoldoende beklijven. “Het blijft een mensenbusiness.”
Aan de slag
Het inregelen van een stand-up meeting is relatief eenvoudig. Immers, omdat de onderwerpen gaan over het dagelijkse werk, kan iedereen bijdragen en hoeven mensen hiervoor slechts tien tot vijftien minuten vrij te maken. “Je hoeft ten opzichte van andere meetingvarianten zoals de Kaizen (meer gericht op verbeterprojecten) geen mensen uit te plannen en mensen uit hun werk te halen”, vertelt Verhagen.
De Symbol-adviseur raadt leidinggevenden uit alle soorten organisaties en sectoren dan ook aan om de stand-up meeting te omarmen: “Het is een stuk effectiever en actiegedreven dan de welbekende lange vergaderingen. Minder vergaderen, meer gedaan krijgen: dát is in het kort wat een dagelijkse stand-up meeting oplevert. En het is overal toepasbaar.”
