First Consulting helpt uitvoeringsorganisatie met versnellen productie

Hoe First Consulting een uitvoeringsorganisatie binnen de overheid helpt met het versnellen van de productie.

First Consulting krijgt regelmatig de vraag van haar klanten om te helpen bij het verbeteren van hun operationele prestaties. Die vraagstukken zijn heel divers, van het éérder oplossen van storingen tot het vereenvoudigen en versnellen van processen binnen een uitvoeringsorganisatie van de overheid.

Hoe pak je dit nu pragmatisch aan en hoe kun je flexibel inspelen op veranderende omstandigheden of beleid? Experts van het adviesbureau delen hun visie, aanpak en resultaten.

De visie van First Consulting

Het is essentieel om operationele vraagstukken integraal te benaderen: is het proces duidelijk en voegt elke stap waarde toe? Ondersteunt IT het primaire proces voldoende? Is er voldoende capaciteit en kunde bij de mensen die het werk moeten uitvoeren? Als die basis staat kan verder worden gebouwd aan prestatieverbetering door resultaatgericht te plannen en sturen op productie. 

First Consulting hanteert een no-nonsense aanpak bestaande uit vier pijlers die samen zorgen voor structurele hogere prestaties.

Heldere doelstellingen
Opstellen van heldere operationele doelen die in lijn zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie en borgen dat iedereen deze doelstellingen doorleeft. 

Continu/kort-cyclisch verbeteren
Het inrichten van dagelijkse sturing en een kort-cyclisch agile verbeterproces. Door middel van dag- en weekstarts worden de productie, successen en knelpunten besproken. Knelpunten worden geanalyseerd en waar nodig worden verbeterinitiatieven uitgewerkt en geïmplementeerd.  

IT, data- en stuurmiddelen op orde
In kaart brengen van de huidige situatie op basis van de beschikbare data en dit vertalen naar heldere stuurinformatie. Vervolgens systemen en databases zo inrichten dat procesondersteuning, datakwaliteit en stuurinformatie steeds beter worden. 

Organisatie, gedrag en leiderschap
De organisatie in lijn brengen met de operationele opgave en het begeleiden van leidinggevenden en medewerkers bij productiegericht werken volgens de voordoen – meedoen – zelf doen-methode. 

De aanpak in de praktijk

Een voorbeeld uit de praktijk in de publieke sector. First Consulting is gevraagd door een opstartende uitvoeringsorganisatie om te helpen bij het versnellen van de operatie. Het hoofddoel van het project was het verbeteren van de operationele prestaties, gemeten op de vier hoofd-KPI’s.

In lijn met bovengenoemde pijlers is gestart met het operationeel plannen van werkpakketten binnen afdelingen en het inrichten van operationele sturing door middel van dag- en weekstarts. De eerste stap: de voorraden en voortgang op de KPI’s visueel te maken met behulp van lijsten op de muur. 

Tijdens de overleggen werden doorlopend knelpunten opgelost en verbeteringen doorgevoerd in processen en de informatievoorziening. Naast het versnellen van de operatie heeft First Consulting op deze manier een bijdrage geleverd aan het verhogen van de klanttevredenheid en het verbeteren van de datakwaliteit. 

Uitdagingen

De consultants van First Consulting hebben zich samen met de medewerkers van de klant vanaf dag één ingezet om resultaat neer te zetten. Al snel ontstonden behoorlijke uitdagingen. Er moest onder andere flexibel worden omgegaan met gewijzigd beleid vanuit de overheid, maar ook de gewijzigde omstandigheden als gevolg van Covid-19.

Michiel Schilthuis (programmamanager) vertelt: “In maart, toen de coronamaatregelen van kracht werden, is een deel van de operatie stil komen te liggen. Door creatief te denken binnen de richtlijnen van de overheid is in een paar weken tijd een alternatieve werkwijze uitgewerkt, succesvol gepilot met externe samenwerkingspartners en breed geïmplementeerd. Zonder de centrale coördinatie en aansturing was dit niet zo snel gelukt.” 

John Naaktgeboren (projectmanager uitvoering) legt uit wat dit project voor hem uitdagend heeft gemaakt: “Om effectief te kunnen plannen en sturen is betrouwbare data en stuurinformatie essentieel. Aan het begin van het project was deze informatie niet centraal vastgelegd en beheerd. Door heel pragmatisch te werk te gaan kon een eenvoudige planningstool worden gebouwd die vervolgens samen met de medewerkers is gevuld. Dat gaf zowel de medewerkers als het management een noodzakelijk instrument om te plannen en sturen op projectvoortgang.”

Resultaten en toekomst

Schilthuis: “Samen met de klant hebben we afgelopen jaar een heel mooi resultaat neergezet door op de vier KPI’s een toename van de productie te realiseren in vergelijking met 2019. De toename op de verschillende KPI’s loopt sterk uiteen, variërend van +20% tot +675%.”

Naaktgeboren: “We verwachten dat we met de productieversnelling van afgelopen jaar de basis hebben gelegd voor verdere versnelling in 2021. Daarnaast zullen we zien dat de productieverhoging van afgelopen jaar aan het begin van het proces (KPI 1 t/m 3) dit jaar een positief effect heeft op de KPI’s aan het einde van het proces (KPI 4). Bovendien zal worden gestart met het overdragen van de plan- en stuuractiviteiten naar medewerkers van de lijnorganisatie.” 

Door het sturen aan de hand van de vier pijlers heeft First Consulting een sterke groei in de operationele performance gerealiseerd. Met behulp van deze aanpak zal de bedrijfsvoering in de komende jaren verder geprofessionaliseerd worden. Daarnaast zal deze aanpak in de toekomst ook gebruikt worden om andere uitvoeringsorganisatie te helpen bij het verbeteren van hun operationele prestaties.