Vijf voorbeelden van processen die geschikt zijn voor RPA
Steeds meer organisaties maken gebruik van Robotic Process Automation (RPA). Hiermee kunnen ze repetitieve taken automatiseren met behulp van softwarerobots, gebaseerd op regels en algoritmes. Geerten Peek van Supply Value deelt vijf voorbeelden van processen die geschikt zijn voor RPA.
1. Data digitaliseren
Een medewerker die aanvraagformulieren nog steeds ontvangt op papier, of als document via email, of die data overtypt van het ene systeem naar het andere – allebei voorbeelden van processen waar RPA uitkomst kan bieden.
Robotsoftware zou deze formulieren en data immers kunnen lezen en automatisch kunnen invoeren in het beoogde systeem. Dat zorgt onder de streep voor meer efficiency, minder fouten, een sneller proces en voor actuele data in de systemen.
2. Afspraken plannen
Een robot is ook zeer geschikt voor het plannen van afspraken. Een mooi voorbeeld is het inplannen van patiëntafspraken. Een robot kan diverse gegevens verzamelen, zoals patiëntgegevens, het soort afspraakverzoek, locatievoorkeur en verzekeringsinformatie.
De robot krijgt een duidelijke set aan ‘business rules’ mee op basis waarvan de robot de beslissingen kan nemen om de afspraak te plannen. Op deze manier kunnen de patiëntafspraken efficiënter en sneller worden gepland, maar wel volgens de geldende richtlijnen.
3. Onboarding van werknemers
Het ‘onboarden’ van nieuwe werknemers gaat vaak volgens een vastgesteld proces. Een robot kan ervoor zorgen dat nieuwe werknemers alle benodigde informatie krijgen om te voldoen aan de organisatierichtlijnen. Bovendien kan een robot vanuit een gescande ID-kaart en, zoals hierboven genoemd, ingevulde formulieren of zelfs een cv alle benodigde gegevens in de juiste systemen zetten.
4. Combineren van data
Een robot is ook handig voor het combineren van verschillende data uit diverse bronnen. Een goed voorbeeld is het callcenter. Om de callcenteragent efficiënt te laten werken, wordt alle benodigde informatie over een klant op één scherm geconsolideerd, zodat de callcentermedewerker alle informatie in één oogopslag ziet en niet in diverse systemen hoeft te zoeken. Het wijzigen van deze gegevens vergt bovendien vaak dat meerdere systemen worden bijgewerkt; hierin kan RPA de callcenteragent veel werk uit handen nemen.
5. Standaardrapporten
Veel organisaties maken maandelijks terugkerende rapportages met standaardgegevens, denk aan bedrijfsgegevens en budgetten. Het automatisch uit de juiste bronnen ophalen van deze gegevens en invullen in de rapportage door een robot kan ook hier een laagdrempelig alternatief zijn voor volledig automatiseren van de rapportages. Zo wordt de administratieve druk verminderd en kunnen medewerkers zich richten op de interpretatie van de rapportage.
