10 tips voor het organiseren van online meetings | workshops
Het organiseren van inhoudelijk waardevolle, interactieve, gemodereerde workshops is in de praktijk niet eenvoudig. Experts van adviesbureau Minkowski delen tien ontwerpprincipes en tips voor effectieve online workshops en meetings.
1. Een hele dag of meerdere korte sessies plannen?
Plan je online een hele dag of meerdere kortere sessies? We zijn geneigd te geloven dat online sessies van een hele dag niet productief zijn. We realiseren ons echter niet dat mensen vaak meerdere online vergaderingen op een dag hebben, met alle gevolgen van dien rondom het energieniveau voor jouw workshop. Daarom is het misschien geen gek idee om wel een hele dag te plannen en zo zelf te kunnen ontwerpen rondom het optimale energieniveau van deelnemers en de juiste flow van de sessie (denk aan breaks, intermezzo’s, interactie).
Zorg er daarnaast voor dat de sessie van begin tot eind uitgewerkt is in een gedetailleerd draaiboek (gebruik bijvoorbeeld een tool als SessionLab), daar een online sessie vaak meer voorbereiding vraagt dan het offline equivalent.
2. Ontwerp verder dan de sessie alleen
Helaas wordt er bij veel workshops alleen maar aandacht besteed aan de sessie zelf. Wat er voor en na de sessie gebeurt is echter net zo belangrijk; van de eerste uitnodiging tot aan de communicatie na afloop. Betrek deelnemers vroegtijdig, enthousiasmeer ze, volg netjes op na afloop. Denk aan de totale ervaring die deelnemers krijgen in plaats van te focussen op de sessie zelf. Bied een samenhangende reis waardoor deelnemers een totaalervaring meekrijgen.
3. Probeer de sessie niet alleen te runnen
Online sessies zijn veel lastiger alleen te begeleiden dan fysieke sessies. Er zijn zoveel meer zaken die tegelijk geregeld moeten worden. We raden daarom aan om ‘een Yoda toe te wijzen’ bij het werken met break-outs en/of samenwerkingstools.
Laat een (hoofd)facilitator de groep door de stappen leiden, de oefeningen uitleggen en de deelnemers uitdagen, en laat een technische facilitator zorgen dat alles klaarstaat en goed functioneert zodat de deelnemers een vlotte ervaring hebben.
4. Beperk plenaire presentaties tot korte blokken
Online sessies kunnen vermoeiend zijn, dus zorg ervoor dat er voldoende pauzes zijn en zorg dat het interessant blijft (vanuit het perspectief van de deelnemer). Knip plenaire presentaties op in kleinere blokken. We raden blokken van maximaal 15-20 minuten aan. Of gebruik een interviewomgeving in plaats van een traditionele ‘keynote’.
Wissel te allen tijde af met interactie; laat sprekers met de deelnemers (visueel) communiceren, bijvoorbeeld door hen vragen te stellen en laat de deelnemers ook met elkaar in gesprek gaan over de materie, dan blijft het vaak beter hangen.
5. Leg (op verschillende manieren) vast wat er gezegd wordt
Mensen vergeten inhoud vaak binnen enkele dagen. Het is daarom cruciaal om sessies goed samen te vatten. Online sessies zijn vaak minder geschikt voor methodes als het fotograferen van de post-its of gebruikte modellen. Beslis daarom van tevoren hoe er vastgelegd wordt wat er wordt gezegd.
Gebruik een mix van opties zoals een beeldend kunstenaar die meetekent, maak schermafbeeldingen van de sessie of neem de sessie op (bewerk ze voor het delen; voeg een logo toe, kort het in, etc). Het helpt ook om een goede compilatie van de besproken punten en gebruikte materialen direct een dag na de sessie met de deelnemers te delen.
6. Gebruik online samenwerkingsprogramma’s alleen als ze waarde toevoegen
Het hosten van een online workshop betekent niet per se dat er allerlei soorten samenwerkingstools (Mural, Miro, etc) moeten worden gebruikt. Ze kunnen voor deelnemers ook onwennig zijn om mee te werken en in sommige gevallen leiden ze af. Sommige functionaliteiten worden al aangeboden door het conferentieplatform zelf (bijv. break-out rooms, annotatie, polls). Gebruik ze!
En wanneer ze wel gebruikt worden, stuur de deelnemers dan vooraf een mini-instructie toe zodat ze bekend zijn met het te gebruiken platform.
7. Creëer vertrouwen en openheid
Begrijp dat deelnemers niet alleen naar de host en andere deelnemers in de sessie kijken en luisteren, maar dat ze zich ook bewust zijn van hun eigen verschijning voor de camera. Hun bereidheid om actief deel te nemen kan daardoor verminderen. Hoewel we denken dat het cruciaal is om camera's te gebruiken om openheid en vertrouwen te verhogen, kan het soms helpen om camera's uit te schakelen tijdens peilingen of discussies om anonimiteit te bevorderen en zo de deelname te vergroten.
8. Ontwerp voor sociale interactie
Mensen willen (ook online) verbinding maken en elkaar leren kennen. Zorg er daarom voor dat er in het programma voldoende momenten zijn voor deelnemers om elkaar te ontmoeten. Bijvoorbeeld door samen aan een oefening te werken in een break-out room. Voeg ook check-ins toe of creëer een “virtuele waterkoeler” als een kans om op een menselijker niveau verbinding te maken.
9. Vergeet de offline mogelijkheden niet
Het gebruik van papier en pen stimuleert focus, leren en creativiteit. Laat deelnemers offline werken door bijvoorbeeld mee te schrijven terwijl ze deelnemen aan de online sessie. Of stuur deelnemers voor de sessie een box met materialen zoals modellen, markers of post-its om ze alvast voor te bereiden op de online sessie en/of stuur ze achteraf een (visuele) samenvatting.
10. Respecteer de thuiswerksituatie
Omdat thuiswerken gemakkelijk inbreuk kan maken op de balans tussen werk en privé, is het belangrijk online sessies op de juiste manier te starten en te beëindigen. Vraag deelnemers om minimaal 15-30 minuten voor aanvang geen schermen te gebruiken, wat zal resulteren in een frissere, kalmere en meer geconcentreerde geest.
Zorg er bij sessies aan het einde van de dag ook voor dat er in de laatste 15 minuten geen inhoud meer wordt besproken, zodat deelnemers kunnen landen alvorens ze direct weer in de thuissituatie zitten.
Meer info: Voor meer informatie over de ontwerpprincipes en tips download de ebook van Minkowski.
Minkowski ontwerpt en faciliteert al jaren workshops. Sinds de komst van Covid-19 en de noodzaak voor meer online sessies, heeft het bureau ook het ontwerpen en faciliteren van online sessies verder geoptimaliseerd.
