First Consulting ontwikkelt tenderapplicatie voor ProRail

First Consulting heeft de inkoopafdeling van ProRail geholpen met de ontwikkeling van de Mendix-applicatie ‘ProcuBase’. ProcuBase stemt de inkoopbehoefte van ProRail af op de capaciteit van de markt en ondersteunt ProRail in de uitvoering van het aanbestedingsproces.

ProRail heeft First Consulting gevraagd om binnen vier maanden een Minimal Viable Product (MVP) op te leveren met daarin de functionaliteiten van de bestaande applicatie én een aantal verbeteringen. De nieuwe applicatie vervangt een meer traditionele MS-Access tool, die vanwege een aantal knelpunten onvoldoende kon voorzien in de behoeften van de business: 

• De bestaande applicatie werd door gebruikers niet als gebruiksvriendelijk ervaren
• Door de organische groei van de MS-Access database bevatte het informatiemodel geen volledige en accurate representatie van de gewenste entiteiten
• De MS-Access architectuur paste niet in de ProRail doelarchitectuur. Hierdoor was het niet mogelijk om het beheer van de MS-Access applicatie over te dragen aan de ProRail ICT-organisatie
• De bestaande MS-Access architectuur was ongeschikt voor het realiseren van interfaces naar andere ProRail-systemen

De vraag aan First Consulting was om de digitale oplossing te ontwerpen, bouwen en implementeren. Hierbij zijn de eindgebruikers nauw betrokken geweest bij het gehele proces om te borgen dat de nieuwe applicatie beter aansluit bij de wensen en behoeften. 

De agile projectmanagementaanpak

Dit project leende zich uitstekend voor een Agile Way of Working, waarbij er in sprints van twee weken iteratief werd gewerkt aan het tijdig kunnen opleveren van een vervangende applicatie. Aan de start van het project is met een foundation sprint de basis gelegd voor het gehele project. Tijdens deze vijfdaagse sprint is samen met de eindgebruikers het proces in kaart gebracht, is er een prototype gebouwd en is deze eerste versie voorgelegd aan de eindgebruikers. 

Tijdens de sprints die volgden zijn stap voor stap specifieke onderdelen van de applicatie opgeleverd. Deze onderdelen konden tussentijds worden getest en gevalideerd tijdens meerdere gebruikersacceptatietests. Naast de ontwikkeling werd tegelijkertijd ook aandacht besteed aan de analyse van het proces aan de hand van verdiepende workshops en één-op-één interviews met de eindgebruikers. 

Samenwerking met business én IT

De basis voor de nauwe samenwerking tussen business en IT werd gelegd tijdens de één-op-één kennismakingsgesprekken met alle betrokken stakeholders. In een tijd van online werken is een kennismakingsgesprek belangrijk om te zorgen dat alle betrokkenen dezelfde (spreekwoordelijke) taal spreken en de verwachtingen van de nieuwe applicatie vanaf de start helder en realistisch zijn. 

De eindgebruikers en stakeholders bleven betrokken bij de voortgang van het project door middel van tweewekelijkse demo’s en verdiepende analysesessies. Tijdens de demo’s werden de ontwikkelde functionaliteit, designkeuzes, implementatie-activiteiten en planning besproken. De feedback vanuit de stakeholders werd meegenomen voor volgende sprints, waardoor de demo’s een belangrijk herijkingsmoment waren om op koers te blijven met de verwachtingen vanuit de business.

In de aanloop naar de go-live hebben business en IT, met ondersteuning van First Consulting, samen gezorgd voor een effectieve implementatie-aanpak voor de nieuwe applicatie. Met behulp van trainingssessies en een online webinar konden de eindgebruikers kennismaken met de applicatie en de nieuwe functionaliteiten. 

Resultaat

Doordat de scope voor aanvang van het project op hoofdlijnen bepaald was, en door hier scherp op te sturen, is het First Consulting gelukt om de applicatie in de beoogde periode en binnen het gestelde budget te realiseren. Enkele kritische succesfactoren hebben hieraan bijgedragen. 

De eerste succesfactor hierin was de uitgebreide analyse van de te bouwen functionaliteiten. Deze zijn goed afgestemd met de business en er is kritisch stilgestaan bij de vraag of de functionaliteiten behoorden tot de scope van het MVP. De tweede succesfactor was een zeer betrokken Product Owner, die in staat was de gebruikerswensen te vertalen naar mogelijkheden op het gebied van IT en deze te beoordelen op prioriteit en haalbaarheid.

De nieuw ontwikkelde applicatie ProcuBase draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Dit door enerzijds de inkoopbehoefte van ProRail af te stemmen op de capaciteit van de markt, en anderzijds te ondersteunen bij het in de markt zetten van werk als essentieel onderdeel van het aanbestedingsproces.