Magnus helpt VolkerWessels met snellere KvK-deponeringen

Het opstellen, controleren en deponeren van een jaarverslag is vaak een hele klus. Laat staan als je bedrijf bestaat uit meer dan 1.000 entiteiten, zoals VolkerWessels. Magnus bouwde voor het multinationale bouwbedrijf een nieuw systeem waarmee in enkele stappen een jaarverslag kan worden opgesteld, gecontroleerd en gedeponeerd.

VolkerWessels is met zo’n 17.000 medewerkers actief in diverse werkvelden zoals de bouw, vastgoedontwikkeling, energie- en telecominfrastructuur, wegenbouw, civiele techniek en spoorbouw. Binnen deze werkgebieden houdt het bedrijf zich bezig met ontwikkelen, ontwerpen, bouwen, beheren en onderhoud. Dat doet het vanuit niet minder dan 1.000 entiteiten in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Noord-Amerika.

Voor al deze entiteiten werden de jaarverslagen handmatig opgesteld, gecontroleerd en gedeponeerd door vele verschillende business controllers. Dit was een ongekend arbeidsintensief proces dat, onder meer vanwege de vele verschillende betrokkenen, ook nog eens gevoelig was voor onvolkomenheden. Bovendien lagen er aan het einde van het proces jaarverslagen met een gebrek aan uniformiteit.

In 2017 werd het hele proces nog eens tijdsintensiever, toen de Kamer van Koophandel (KvK) het verplichte XBRL-format introduceerde waarin de jaarverslagen vanaf dat moment gedeponeerd moesten worden. Het XBRL-format is een zeer specifiek documenttype dat gebonden is aan strikte regels. Bovendien kon het niet automatisch worden gecreëerd worden door de business controllers. In plaats daarvan waren zij genoodzaakt een handmatige conversie uit te voeren op de website van de KvK.

Daarop besloot VolkerWessels dat het tijd was voor een slimmere oplossing. Eentje die garandeert dat wordt voldaan aan alle regelgeving én die zorgt voor meer snelheid en gemak in het opstellen van uniforme, foutloze jaarverslagen. Daarvoor klopte het bouwconcern aan bij IT-consultant Magnus.

Nimbus

In samenwerking met de Reporting-, Juridische en IT-afdelingen van VolkerWessels bouwde Magnus ‘Nimbus’, een systeem waarin de jaarverslagcyclus grotendeels is geautomatiseerd, zodat in slechts een paar stappen een jaarverslag kan worden opgesteld, gecontroleerd en gedeponeerd.

Nimbus is Latijn voor regenwolk, waarmee wordt verwezen naar de ontelbare ‘druppels’ data die automatisch worden verzameld uit verschillende bronnen. Dit biedt tegelijk een beveiligingsstructuur die garandeert dat business controllers alleen maar aanpassingen kunnen maken op de voor hun bestemde jaarverslagen.

“Het meeste waardeerden we hun flexibiliteit in zowel de ontwikkel- als de post-implementatiefase.”

Standaardteksten worden toegevoegd ter toelichting van de cijfers. Er zijn verschillende varianten tekst die afhankelijk van bijvoorbeeld winst of verlies worden klaargezet. Ook is er een standaard ingevuld template voor een goedkeuringsvoorstel in de aandeelhoudersvergadering. Zodra het document én het ondergetekende jaarverslag zijn geüpload worden deze automatisch op de juiste plek op Sharepoint opgeslagen. Binnen een uur na deponering wordt men geïnformeerd over een succesvolle deponering bij de KvK.

Minder tijd meer uniformiteit

Nimbus ging in februari dit jaar in de lucht en de resultaten liegen er niet om. In de vier maanden na de lancering hebben 60 business controllers meer dan 500 jaarverslagen opgesteld en gedeponeerd. Dankzij Nimbus ging dit maar liefst 60% tot 75% sneller dan voorheen. Naast tijd bespaart Nimbus de business controllers bovendien veel workload rond het jaarlijks terugkerende proces van verzameling van cijfers en juridische informatie, schrijven van toelichtingen en het omzetten van de jaarverslagen naar een XBRL-format.

Bovendien resulteert de toegenomen uniformiteit ook nog eens in een afname van het aantal interpretatiefouten in de jaarverslagen, en garandeert de automatisering van de vertaling naar het XBRL-form dat VolkerWessels volledig voldoet aan de juridische richtlijnen vanuit de KvK.

Bij het bouwbedrijf wordt dan ook vol tevredenheid teruggekeken op de samenwerking met Magnus: “Magnus demonstreerde een bewezen concept op basis van een toegewijd team met zowel Magnus-consultants als Volkerwessels-specialisten die samenwerken in een serie sprints”, aldus Group Reporting Senior Alex Timmer.

“Dit project stelde ons in staat de kwaliteitscontrole te verbeteren en ondertussen de business te betrekken om de te leveren onderdelen te testen in de ontwikkelfase, en de eisen waar nodig aan te passen. Het meeste waardeerden we hun flexibiliteit in zowel de ontwikkel- als de post-implementatiefase.”