Informatiemanagement als basis voor datagedreven werken
Binnen digitale transformaties wordt informatiemanagement vaak gezien als de motorolie. Deze zorgt ervoor dat de informatievoorziening van een organisatie aansluit bij de informatiebehoefte. Experts van Mobilee geven tips voor het vormgeven van de implementatie en delen vijf succesfactoren.
Informatiemanagement wordt gedefinieerd als het geheel van processen, structuren, mensen, middelen en procedures (afspraken), waarmee een organisatie zorgt voor continue afstemming tussen vraag naar en aanbod van informatievoorziening en IT, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.
De waarde van goed informatiemanagement
Er zijn diverse redenen aan te voeren waarom informatiemanagement belangrijk is in de datagedreven economie van vandaag. Er kleven namelijk diverse voordelen aan een optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen door informatievoorziening en IT.
Zo komt informatiemanagement allereerst businessinnovatie ten goede. Dat wil zeggen: bedrijven die solide informatiemanagement voeren zorgen dat de mogelijkheden in de IT worden ingezet om vernieuwingen in de organisatie te realiseren. Daarnaast zorgt het voor toekomstvaste informatievoorziening, die betrouwbaar, kostenefficiënt en onderhoudbaar is in relatie tot veranderingen kan worden aangepast.
Verder helpt informatiemanagement het bij het managen en ontsluiten van data, door te ondersteunen bij het beschikbaar stellen van gegevens en deze te vertalen naar bruikbare informatie voor de organisatie. Een ander voordeel is dat een goede informatievoorziening helpt tot een onderbouwde prioritering te komen. Op basis daarvan kunnen schaarse middelen zo optimaal mogelijk ingezet worden op de meest waardevolle initiatieven.
Ook helpt goed en effectief inrichten van informatiemanagement te zorgen voor een betrouwbare IT-dienstverlening en voor meer wederzijds begrip en samenwerking binnen de organisatie. De IT-afdeling snapt enerzijds beter wat de zorgen en wensen van de business zijn, en deze heeft op haar beurt een beter inzicht in de (on)mogelijkheden van IT. Tot slot zorgt goed informatiemanagement voor meer transparantie, bijvoorbeeld door meer inzicht te geven in de prestaties van IT-projecten en -processen. Dat maakt dat de organisatie in control is en blijft.
Stappenplan voor informatiemanagement
Wanneer bedrijven met informatiemanagement aan de slag willen gaan dienen ze dit gestructureerd aan te pakken. Daarbij is het zaak om verschillende stappen te volgen voor het beste resultaat:
Succesfactor 1: Breng de huidige situatie in kaart
Om informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen, is het essentieel eerst de huidige situatie te analyseren. Wanneer de organisatie weet waar deze staat, kan immers makkelijker bepaald worden waarnaartoe wordt gewerkt en aan welke knoppen de organisatie dient te draaien en aan welke (nog) niet.
Om inzicht te krijgen in de huidige situatie is het raadzaam om hierbij gebruik te maken van een volwassenheidsmodel. Zodra in kaart is gebracht wat de status quo voor de organisatie is, kan vervolgens een stip op de horizon worden gezet (de doelstelling) en kan een routekaart ontwikkeld worden voor het vergroten van de volwassenheid richting het einddoel.
Succesfactor 2: Praatjes vullen in dit geval de gaatjes
Na het vaststellen van de huidige situatie en de bijbehorende verbeterpunten is het tijd om aan de slag te gaan. Daarbij kunnen de volgende vragen gesteld worden: ‘Wat valt op?’ ‘Waar moet de focus liggen?’ en ‘Welke middelen zijn er op dit moment?’
Iedere organisatie heeft in elk geval een eigen aanpak nodig. Enerzijds omdat de uitdagingen binnen iedere organisatie anders zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfscultuur, beschikbare kennis, governance en bedrijfsprocessen. Anderzijds omdat de middelen (zoals mensen, vaardigheden of financiën) niet altijd voldoende beschikbaar zijn. Een maatwerkaanpak is dus nodig.
Succesfactor 3: Bewustwording creëren
Meestal is informatiemanagement niet de kerntaak van organisaties. De integraliteit ontbreekt, doordat medewerkers hier liever niet hun aandacht aan besteden. Dat kan een gemiste kans betekenen voor bedrijven die hierdoor niet de vruchten plukken van de voordelen. Het is dus zaak dat intern voldoende bewustwording wordt gecreëerd rondom de te genieten voordelen.
Succesfactor 4: Kleine stapjes zetten
Het is haast onmogelijk in één keer een hele organisatie te veranderen, en ook eigenlijk niet nodig. Het is aan te raden om te starten met kleine stapjes en deze vervolgens verder uit te bouwen. Het gaat dus om het vinden van quick wins in informatiemanagement, kleine stappen die veel waarde kunnen toevoegen en relatief eenvoudig te implementeren zijn.
Een mogelijke manier is om hierbij de pilot-aanpak te hanteren, waarbij kleine implementaties ingevoerd, vervolgens gemonitord, geëvalueerd en gebruikt worden. Uit de terugkoppeling van de pilot kan vervolgens lering worden getrokken en dan kan tot opschaling worden besloten. Ook is het mogelijk dat de pilot, in lijn met de strategische roadmap, breder wordt doorgetrokken naar andere projecten.
Succesfactor 5: Business en IT als winning team
Zonder IT is er geen business, en zonder business geen IT. Een goede samenwerking en helder begrip tussen de organisatieonderdelen en de IT-organisatie zijn van essentieel belang. Om te zorgen voor een zo goed mogelijke wisselwerking tussen beide onderdelen van de organisatie biedt de inzet van informatiemanagers veelal uitkomst.
Problemen of wensen vanuit de organisatieonderdelen worden hiermee vroeg in het proces besproken met behulp van een informatiemanager. De IT-organisatie begrijpt hierdoor de processen en issues van de business beter en deze krijgt een beter inzicht van de uitdagingen waarmee de IT-afdeling kampt. Zo worden beide samen een ‘winning team’.
Zie voor meer informatie het e-book Informatiemanagement van Mobilee management & advies.
