First Consulting helpt Aon met continu verbeteren
First Consulting heeft de afdeling Corporate Wellness van Aon geholpen een continu verbeterteam in te richten.
In korte workshops van een half uur zijn de uitdagingen van de organisatie in kaart gebracht waarna met een ‘rootcause analyse’ en een berekening van besparingspotentieel de meest interessante verbeterinitiatieven zijn geprioriteerd. Door middel van een nauwe samenwerking tussen First Consulting en Aon zijn deze verbeteringen vervolgens doorgevoerd. Gedurende het traject is het verbeterteam dusdanig opgeleid, dat het in staat is om zelfstandig verder te kunnen draaien en nieuwe teamleden zelf op te leiden.
Continu verbeteren is een bewuste keuze
Er lijkt nooit een geschikt moment te zijn om een start te maken met continu verbeteren. Gedurende een vakantieperiode is het rustig wat betreft business, maar dat geldt eveneens voor de bezetting van medewerkers. In andere periodes zijn er pieken in de werkzaamheden, bijvoorbeeld door prolongaties, waardoor de start van een project niet uitkomt.
Aon is tijdens de voorbereidingsfase tot de conclusie gekomen dat ‘het ideale moment’ simpelweg niet bestaat. De start van continu verbeteren is een bewuste keuze. Aangezien het een initiatief voor de langere termijn betreft, maakt de exacte timing niet uit: begin gewoon.
Verwachtingsmanagement is essentieel
Bij de start van continu verbeteren is het, zoals bij elke wijziging binnen een organisatie, goed om bewust stil te staan bij het informeren van medewerkers. Het managen van verwachtingen bij de direct betrokkenen, maar ook de indirect betrokkenen zoals andere afdelingen, is hierin essentieel. Hiervoor zijn voorafgaand aan de start sessies georganiseerd met de teamleiders en de individuele teams, om enerzijds te informeren en anderzijds commitment te vragen.
In het verbeterteam wordt kort cyclisch gewerkt, elke twee weken worden er tastbare verbeteringen opgeleverd. Omdat er steeds ‘maar’ twee weken tijd beschikbaar is, betreffen het voornamelijk kleine verbeteringen. Het realiseren van een ingrijpende verandering, zoals het vervangen van een kritisch IT-systeem, zal niet lukken in dit tijdsbestek.
De medewerkers dienen zich hiervan bewust te zijn. Als onder de medewerkers de verwachting leeft dat er grote IT-wijzigingen zullen worden doorgevoerd, kan er sprake van teleurstelling zijn. Het managen van de verwachtingen over de aard en grootte van de verbeteringen is essentieel.
“Het creëert veel energie om in een gezamenlijk team tastbare verbeteringen te realiseren en het werk van de medewerkers te vergemakkelijken.”
– Rinse Balk, Senior Manager First Consulting
Diversiteit en langdurige inzet betaalt uit
Bij de bemensing van een verbeterteam gaat de voorkeur uit naar medewerkers die een positief kritische houding hebben. Onderschat diversiteit binnen het team niet. Jarenlange ervaring (‘zo werkt het hier’) gecombineerd met een frisse blik (‘waarom doen we dit eigenlijk op deze manier?’) resulteert in verbeteringen die tastbaar en tevens werkbaar zijn.
Er is gekozen voor een mix van jarenlange ervaring, jong bloed en collega’s die relatief recentelijk zijn begonnen bij Aon. Het is wenselijk om een deel van de medewerkers voor een langere periode in het team te laten deelnemen. Deze kunnen de roulerende deelnemers inwerken en coachen.
Een ‘war room’
Het hebben van een eigen kamer, een zogenaamde ‘war room’, is ideaal voor een continu verbeterteam. In de ruimte kan ongestoord worden samengewerkt. Medewerkers, die normaal in de business werkzaam zijn, kunnen vrij praten en hardop ideeën delen.
Analyses en resultaten worden uitgeprint en op de muur gehangen. Dit zorgt voor openheid en transparantie, maar ook voor resultaatgerichtheid. Ervaring leert dat binnen de kortste keren collega’s spontaan langskomen om te zien wat er speelt en willen meedenken in verbeteringen.
“We zijn nu een jaar verder en nog steeds succesvol in het doorvoeren van verbeteringen. Onze manier van werken is blijvend veranderd.”
– Nicolle van Rossum, Client Director Corporate Wellness van Aon
Continu verbeteren als drijfveer voor cultuurverandering
Het continu doorvoeren van veel kleine verbeteringen heeft meerdere resultaten. Medewerkers zien dat er daadwerkelijk verbeteringen worden opgeleverd. De aanvankelijke gereserveerdheid (‘eerst maar eens zien of er iets wordt opgeleverd’) zal verdwijnen. De opgeleverde verbeteringen maakt het werk eenvoudiger en de werkdruk neemt af.
Wellicht nog belangrijker: er ontstaat ook een verandering in gedrag en cultuur. Dingen die jarenlang voor ‘gewoon’ werden aangezien, zijn ineens bespreekbaar geworden en kunnen, uitzonderingen daargelaten, worden opgepakt.
