First Consulting helpt Schiphol bij nieuwe A-pier en Terminal

First Consulting heeft Schiphol geholpen bij de optimalisatie van het inbeheernameproces voor de nieuwe A-pier en Terminal. Hiermee wordt bijgedragen aan een succesvolle overdracht van de bouwende partij naar Schiphol Asset Management, zodat beheer en onderhoud van nieuwe assets vanaf het moment van de ingebruikname goed geregeld is. 

Voor de herontwikkeling van Schiphol is een aantal jaar geleden Capital Programme opgericht. Capital Programme is een programma van Schiphol en diverse externe partijen dat onder andere verantwoordelijk is voor de realisatie van de nieuwe A-pier en Terminal. 

Voor de realisatie en aansturing van de twee bouwprojecten is afgeweken van de reguliere methodiek binnen de internationale luchthaven. De afdeling Asset Management wordt ‘asset owner’ en daarmee verantwoordelijk voor het beheren en onderhouden van assets die worden opgeleverd door het programma. 

Optimale voorbereiding

Hoewel het in beheer nemen van projecten en assets niet nieuw is voor Asset Management, zorgt de omvang en afwijkende methodiek van het programma voor organisatorische complexiteit. Daarnaast maakt Schiphol voor het eerst gebruik van het Operational Readiness Activitation and Transition model (ORAT). 

ORAT is een methode om voor opening van de luchthaven, het gebruik volledig getest te hebben en eventuele risico’s geïdentificeerd en gemitigeerd te hebben. Dit gebeurt onder andere door het organiseren van een serie aan operationele trials, waarbij de lijnorganisatie operationele processen en procedures doorloopt om vast te stellen of ze werken en waar ze eventueel aangescherpt moeten worden.

Op deze manier worden verschillende stakeholders optimaal voorbereid op het gebruik en onderhoud van de assets. 

Om de doelstelling te bereiken is een team van Schiphol- en First Consulting-professionals samengesteld, waarna de aanpak in drie fasen werd opgedeeld.

Fase 1
In fase 1 is middels workshops met medewerkers van Asset Management bepaald wat men nodig had om de nieuwe assets succesvol in beheer te kunnen nemen. Uitkomsten van deze impactsessies zijn gebundeld in een viertal thema’s: (1) beschikbaarheid van duidelijke gedefinieerde processen, (2) vertrouwen in verwerking en levering van data, (3) gestroomlijnde communicatie tussen verschillende partijen en (4) ondersteuning in uitvoering van in beheer name. 

Benodigde activiteiten binnen deze thema’s zijn samengebracht in een plan van aanpak om met behulp van vier werkstromen invulling te geven aan de gestelde randvoorwaarden en Asset Management te helpen zijn eigen werk te doen. 

Fase 2
Gedurende fase 2 is er een duidelijk gedefinieerd proces opgesteld waarbij rollen en verantwoordelijkheden volledig zijn uitgewerkt in samenwerking met alle relevante stakeholders binnen Schiphol. Dit betekent dat het niet een papieren exercitie is geweest, maar dat het daadwerkelijk aansluit bij de wensen en eisen van verschillende afdelingen.

Daarnaast zijn ter ondersteuning van het proces, data en documentatie leveringsafspraken gemaakt en zijn tools verrijkt om efficiënt om te gaan met datalevering. Ook is er een plan opgesteld om de communicatie tussen Asset Management en het programma te faciliteren. 

Fase 3
Tot slot wordt er in fase 3 een integraal stappenplan ontwikkeld op basis van het proces en de data-leveringsafspraken om per project de impact op asset management te bepalen en stapsgewijs het volledige proces te doorlopen voor ieder afzonderlijk project. Deze fase zal Schiphol voorlopig volledig intern uitvoeren en binnenkort wordt dan ook gestart met de inbeheername van de in 2021 op te leveren A-pier. 

Vooruitblik

Met deze integrale aanpak heeft First Consulting Schiphol Asset Management in staat gesteld om projecten op gestructureerde wijze in beheer te nemen. Daarbij worden relevante stakeholders uit de beheer- en onderhoudsorganisatie vroegtijdig betrokken, zodat activiteiten vooruit gepland kunnen worden en tijdslijnen daarmee betrouwbaarder zouden moeten worden. 

Op deze manier helpt First Consulting Schiphol om vanaf dag één van operatie de kwaliteit en beschikbaarheid van assets te bewerkstelligen die Schiphol gewend is.