Samenwerken op afstand: wat vraagt dit van de organisatie?

Met de huidige coronacrisis worden vele organisaties gedwongen om op afstand samen te werken. Welke uitdagingen kom je daarbij tegen en hoe ga je daar als organisatie mee om? Experts van Proven Partners delen hun ervaringen.

Uitdagingen bij samenwerken op afstand

Samenwerken op afstand vraagt om meer digitale samenwerking. Wanneer je digitaal met elkaar wilt samenwerken zijn er een aantal aspecten die voor uitdagingen met zich mee kunnen brengen. 

Techniek
Digitaal samenwerken op afstand vraagt om de juiste techniek. In welke online omgeving ga je samenwerken? Welke software gebruik je? Welk middel gebruik je? Dit kun je zien als de randvoorwaarden en basis voor digitaal samenwerken. De mensen met wie je samenwerkt zijn hier vaak van invloed op. Als dit externe partners betreft is het belangrijk om te kijken naar een gedeelde omgeving.

Wanneer je met heel veel organisaties in een netwerk te maken hebt is een platform wat buiten die individuele organisaties van het netwerk valt een idee. Er zijn verschillende manieren om een digitale omgeving in te richten en daarvoor moeten keuzes worden gemaakt. Binnen Proven Partners maken we veelal gebruik van de videoconference tool ‘Hangout Meet’, onderdeel van de Google omgeving. 

Houding en gedrag
Een andere uitdaging zit in houding en gedrag van mensen. Het is belangrijk om vooraf afspraken met elkaar te maken over hoe je digitaal wilt gaan samenwerken. Wie neemt het initiatief voor een afspraak? Wie is de organisator? En wie maakt eigenlijk de agenda? Dit zijn zaken die voor een fysieke afspraak belangrijk zijn, maar gelden zeker ook voor een digitale afspraak. Dit heb je nodig om een overleg efficiënt te laten verlopen. 

Daarnaast is het belangrijk om in kaart te brengen hoe het zit met de digitale vaardigheden van de betrokkenen. Dit om ervoor te zorgen dat je snel in staat bent om aan de slag te kunnen.

Sinds de aangescherpte maatregelen van het coronavirus werken wij bij Proven Partners allemaal thuis en wordt er ook van ons gevraagd om nog meer digitaal samen te werken. Voor sommige collega’s een makkelijke switch, anderen hebben er wat meer moeite mee. De een zit stipt om 09.00 uur klaar voor de call, de ander hoor je nog rustig op de achtergrond een koffietje zetten. 

In het begin was dat vooral grappig, inmiddels hebben wij er echter ook duidelijke afspraken over gemaakt, die niet anders zijn dan bij een fysieke afspraak. Dit helpt ons bij het realiseren van een effectieve vergadering.

Werkplek
Ook je werkplek kan een uitdaging vormen als je in deze tijden wordt gedwongen om thuis te werken. Niet iedereen beschikt thuis over een kantoor of een bureau, met een geschikte tafel en stoel om een hele dag aan te kunnen werken. Denk hier voor jezelf, maar ook met je collega’s over na hoe je dit op kunt lossen, zodat thuis de komende tijd ook een fijne werkplek wordt. 

Daarnaast kan het creëren van een werkplek thuis voor ouders met (jonge) kinderen lastig zijn. Kinderen zijn vrij van school, hebben het gevoel dat het vakantie is en vragen daarom veel aandacht van hun ouders. Dit kan voor leuke interrupties tijdens een videocall zorgen, maar daarnaast is het ook belangrijk om voor jezelf en voor je collega’s te bepalen hoe dit een werkbare situatie blijft. Zo hebben wij afgesproken dat je je microfoon even op mute zet als je moet ingrijpen in een thuissituatie. 

Bestanden
Doordat je in deze tijden fysiek niet kunt samenwerken, zorgt de digitale wereld ervoor dat we nog meer online met elkaar delen. Denk aan bestanden die je met elkaar deelt en waarin je samenwerkt. Verschillende onlinesoftware en tools hebben de mogelijkheid om tegelijkertijd in een bestand te werken en om bijvoorbeeld je scherm te delen met collega’s zodat je allemaal hetzelfde ziet. Deze presentatietool zorgt ervoor dat iedereen weet waar je het over hebt en waardoor je toch snel stappen kunt zetten in je projecten. 

Stap voor stap richting samenwerken op afstand

Met het toepassen van het model ‘Richten-Inrichten-Verrichten’ kom je tot oplossingen voor de verschillende uitdagingen die je als organisatie tegen kunt komen bij het samenwerken op afstand.

Stap 1: Richten
Hoe willen we gaan samenwerken? Bepaal als team of als organisatie wat je wilt bereiken met de samenwerking. Met welke zaken moeten we specifiek rekening houden? Hoe vaak komen we digitaal bij elkaar? Dit zorgt voor een basis waarmee je daarna invulling geeft aan die samenwerking op afstand. 

Stap 2: Inrichten

• Hoe ga je het organiseren? Stel jezelf de onderstaande vragen:
• Strategie: Op wat voor manier willen we gaan samenwerken?
• Managementstijl: Welke rol heeft iedereen en wie neemt beslissingen?
• Systemen: Welke regels spreken we met elkaar af?
• Personeel: Zijn de betrokkenen al gewend om digitaal te werken? Wat hebben zij nog nodig?
• Cultuur: Hoe past samenwerken op afstand binnen de cultuur van je organisatie? Ben je het al gewend als organisatie? Of juist niet en hoe ga je dit dan vormgeven in samenhang met je bestaande cultuur?
• Structuur: Hoe ziet de overlegstructuur er digitaal uit voor jouw organisatie of team? 

Stap 3: Verrichten
Bij verrichten ga je aan de slag. Belangrijk hierbij is: doe dit stap voor stap. Begin klein, door een online digitale sessie te houden en te zien hoe dat gaat en te kijken waar je als team tegenaan loopt.