Arlande helpt ROC bij verbeteren van onderwijsprocessen
Bij een ROC was sprake van een versnipperde informatievoorziening aan de studenten. Dit leidde tot verschillende symptomen, zoals vroegtijdige uitval van studenten, of bijvoorbeeld een langere studieperiode. Kortom, tijd voor verandering.
Om tot gezamenlijk gedragen verbeteringen te komen werd een projectteam opzet. Het projectteam – bestaande uit interne professionals van het ROC en adviseurs van Arlande – startte met het verkrijgen van inzichten in de huidige situatie. Hiervoor zette de projectgroep de zogeheten ‘Value Stream Mapping’-aanpak in.
Dit werd gedaan door met alle disciplines binnen het ROC de onderwijs- en ondersteunde processen vast te leggen. Het proces werd daardoor visueel, wat bijdroeg aan het gemeenschappelijke beeld en onverwachte inzichten gaf – “Oh, ja had dat eerder gezegd dan had ik het gedaan”. De verspillingen en uitgangspunten werden hierdoor helder.
Met een vast multidisciplinair team ging het projectteam wekelijks in werksessies de waardestroom analyseren, aanvullen en ideeën bedenken. Hierbij heeft het onderzoeken van de variatie in klantvraag en processen een belangrijke rol gespeeld. Te denken valt aan het onderwijsconcept, de opbouw en volgordelijkheid van het curriculum, het aantal studenten en studies en piekperiodes. Uiteraard gold dit ook voor de technologische ondersteuning.
Nadat de huidige situatie, inclusief de oorzaken, symptomen, gevolgen, samenhang en verbetermogelijkheden, in kaart werd gebracht, was het tijd om effectieve maatregelen op te stellen. Deze werden gefaseerd uitgerold, en om te zorgen dat het verbeterpotentieel werd gerealiseerd, werden wekelijkse bijeenkomen met het team gehouden om de voortgang, resultaten en effecten met elkaar te bespreken.
Excellente studentervaring
Deze aanpak sloot aan bij de bredere strategie van het ROC om een excellente studentervaring te bieden. Aan de hand van Policy Deployment is gewerkt aan aansluiting bij de strategische doelstellingen.
De aanpak wordt ingezet bij vertaling van strategie naar doelen en de handelingen om die doelen te bereiken. De doelen op de lange termijn (3-5 jaar) worden vertaald naar jaardoelen, aan de jaardoelen worden verbeterinitiatieven gekoppeld, en aan de verbeterinitiatieven worden KPI’s en kortetermijndoelen gekoppeld.
Policy Deployment kan worden ingezet op elk niveau in de organisatie, en bleek voor het projectteam een waardevolle aanpak om het verhaal te vertellen van wat moet gebeuren om de ambitie te realiseren.
Momenteel wordt gewerkt aan het verder opschroeven van de volwassenheid van de onderwijsprocessen.
