De overeenkomsten en verschillen tussen Best Value en Vested

17 oktober 2018 Consultancy.nl

De afgelopen jaren heeft de Best Value-aanpak zijn intrede gedaan. Recent wordt ook het concept van Vested Outsourcing vaker toegepast. Adviseurs Experts Jeroen van de Rijt en Wiebe Witteveen van Best Value Group en Sibrecht Diender van Hi! Mindset bespreken de overeenkomsten en verschillen.

Vested en Best Value (BV) hebben veel uitgangspunten gemeen. Beide richten zich op de deskundigheid van de leverancier, beide denken in termen van win-win en beide vinden waarde belangrijker dan prijs. Er zijn echter ook verschillen: in focus, toepassing, methodiek en zakelijke behoeften. Een korte uiteenzetting van de overeenkomsten en verschillen aan de hand van de ‘5 regels’ vanuit de Vested-methodiek, gevolgd door de meest geschikte toepassingen in de praktijk.

Vested regel 1: focus op uitkomsten, niet op de transactie
Nog steeds is het zo dat veel organisaties input van een opdrachtnemer kopen, bijvoorbeeld uren of het aantal afgehandelde gesprekken in een callcenter. Klanten betalen leveranciers voor een transactie, of die nu nodig is of niet. Dit betekent vaak ook dat hoe inefciënter het gehele proces verloopt, hoe meer geld de leverancier kan verdienen (‘lekker veel korte telefoontjes’). De klant krijgt vooral wat contractueel is vastgelegd, maar mogelijk niet de beste oplossing. 

Zowel BV als Vested stellen dat het bij een relatie met een leverancier niet gaat over het kopen van een input, maar om het kopen van een uitkomst (tevreden gebruikers). In plaats van een leverancier te betalen voor transacties voor verschillende dienstverlenende activiteiten, werken opdrachtgever en opdrachtnemer aan een gewenst resultaat. Een verschil is dat bij Vested vaak sprake is van het inkopen van een outcome en bij BV van een output. Een output is iets dat een opdrachtnemer min of meer zelf in de hand heeft. Een outcome gaat over de organisatiegrenzen van de opdrachtnemer heen: het is een gezamenlijk resultaat van opdrachtnemer én opdrachtgever.

Vested regel 2: focus op het wat, niet op het hoe
Als een organisatie besloten heeft om iets uit te besteden of in te kopen, is het niet logisch om een gedetailleerde specificatie van de opdracht te maken. Sterker: het is paradoxaal dat de opdrachtgever een perfecte werkomschrijving probeert te formuleren, terwijl hij geen expert is.

Een focus op het wat en niet op het hoe is bij beide benaderingen een basisprincipe. Het verschil zit in de filosofie voor de toepassing van dit beginsel. Bij Vested is de opdrachtgever geïnteresseerd in de oplossing die de leverancier voorstelt. Bij BV is het in het gunningsproces belangrijk om naar metrics te kijken in plaats van naar de oplossing. De oplossing is secundair binnen de BV-aanpak.

Vested regel 3: sturen op duidelijke en meetbare uitkomsten
Zowel Vested als Best Value stellen duidelijke en meetbare uitkomsten centraal. Belangrijk is daarbij dat de júíste zaken worden gemeten. Bij Vested is sprake van desired outcomes die deels tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden bepaald en afgesproken, gestoeld op een gezamenlijk gedefinieerde visie. Bij Best Value is het de opdrachtgever die projectdoelstellingen en daarmee de richting van de gewenste uitkomsten definieert, maar de aanbieder bepaalt zijn eigen metrics. Die aanbieder kan ook metrics opstellen om de opdrachtgever te ‘meten’. 

Vested regel 4: een prijsmodel met incentives
Zowel Vested als Best Value stellen niet de prijs maar de kwaliteit centraal. Het idee is om een contract zo op te stellen dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer winnen bij een efciëntere uitvoering van het werk door de opdrachtnemer. Beide methoden hebben als uitgangspunt dat niet-beheersbare risico’s niet voor rekening van de opdrachtnemer moeten komen: een opdrachtnemer mag geen verlies lijden als de risico’s van de opdrachtgever komen. 

In de Best Value-aanpak kan de opdrachtnemer extra marge verdienen doordat hij zijn eigen oplossing of zijn eigen manier van werken mag bedenken, uiteraard binnen de kaders van de opdrachtgever. Doordat de opdrachtgever niet het werk van de opdrachtnemer dicteert, kan deze autonoom werken en efciencyvoordelen creëren. In het Vested-model is de aanpak anders. Bij Vested wordt gewerkt met een prijsmodel in plaats van een vaste prijs. Een typisch prijsmodel maakt onderscheid tussen basisdienstverlening (bijvoorbeeld vast onderhoud), werk dat ‘potentieel in scope’ kan komen, governance en transformatie. Het idee van Vested is dat de opdrachtnemer past echt marge kan verdienen als de gezamenlijk afgesproken desired outcomes worden gerealiseerd en in beperkte mate met de basisdienstverlening.

Er is hier feitelijk sprake van shared risks and shared rewards, waarbij de risico’s worden belegd bij de partij die ze het beste kan dragen. De Best Value-aanpak kent geen shared risks. Wel zijn er shared rewards, hoewel die er anders uitzien dan bij Vested. In de Best Value-aanpak zijn de kansen een vorm van shared rewards. De opdrachtgever bereikt zijn doelstellingen beter en de opdrachtnemer krijgt een vergoeding voor diensten die buiten zijn basisaanbieding vallen. 

Vested regel 5: een governance-structuur gericht op inzicht, niet op toezicht
Zowel Vested als Best Value stellen inzicht centraal in plaats van toezicht, omdat de opdrachtnemer gezien wordt als de expert. Als het aanbestedingsproces goed is verlopen, is het niet nuttig om supervisie of toezicht te creëren en leidt dit zelfs tot onnodig hoge kosten door het vormen van een schaduworganisatie. Belangrijk is dat de opdrachtgever leert los te laten en niet probeert de opdrachtnemer te managen. De wijze waarop de governance wordt vormgegeven, verschilt. 

In de Best Value-aanpak komt de aanbieder met dominante metrics en staat de ‘wekelijkse rapportage’ centraal. Bij Vested is een formele governance-structuur met gespiegelde sleutelfunctionarissen, gericht op het bereiken van de samen gedefinieerde, gewenste uitkomsten.

Oorsprong, focus en toepassing

Vested kent zijn oorsprong in bestaande samenwerkingsrelaties tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. De traditionele toepassing van Best Value zit in het selecteren van de beste opdrachtnemer. Binnen Vested staat daarom de focus op de relatie centraal en is de cultural fit belangrijk. In de Best Value-aanpak is het juist niet de bedoeling om de relatie of de cultural fit centraal te stellen. Het gaat vooral om de metrics.

Zowel Vested als Best Value worden gebruikt bij complexe inkoopvraagstukken. Best Value wordt veelal gebruikt bij projecten zoals de aanleg van een weg. Het idee is daarbij dat de expert-aanbieder in staat is het project van begin tot eind te overzien. Best Value wordt ook wel toegepast op meerjarige servicecontracten, maar daar komt de aanpak niet altijd goed tot zijn recht. Dit komt onder andere omdat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer mogelijk opportunistisch gedrag vertonen na verloop van tijd en omdat partijen de Best Value-principes bij afwezigheid van prikkels na het sluiten van het contract na verloop van tijd laten varen. Vested wordt juist veel gebruikt in langdurige servicecontracten.

Verschillen en overeenkomsten tussen vested en best value

Meest geschikt

Best Value is een aanpak die veel concrete handvatten biedt voor het proces om te komen tot een opdrachtnemer. Vested is juist sterk gericht op de fase nadat een opdrachtnemer is geselecteerd. Best Value wordt vrijwel uitsluitend gebruikt daar waar sprake is van een competitief proces: waar de opdrachtgever nog geen keuze heeft gemaakt voor de aanbieder. Via het proces van de prestatieonderbouwing, risicodossier, kansendossier en de interviews en concretisering wordt de beste partij gekozen. 

Vested wordt het vaakst gebruikt voor zogenoemde flips: daar waar een opdrachtgever en een opdrachtnemer ervoor kiezen om een bestaande relatie te transformeren naar een meer strategische win-winrelatie waarin de desired outcomes centraal staan. 

Conclusie Vested en Best Value delen veel dezelfde principes. Beide stellen de expertise van de opdrachtnemer centraal, beide gaan uit van een win-win en beide stellen dat kwaliteit belangrijker is dan een lage prijs. In de tabel geven we de overeenkomsten en verschillen kort weer. Wij geloven dat beide modellen een mooie toekomst hebben en veel waarde kunnen toevoegen in samenwerkingsrelaties tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.


Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup