First Consulting helpt business controller met vooruitkijken

First Consulting leidt een project om de business controlling-functie te ondersteunen met nieuwe ‘tools’ en in staat te stellen de prestaties van het bedrijf te verbeteren. Dit wordt gerealiseerd door gebruik te maken van een proactieve – in plaats van een traditionele reactieve – aanpak. 

De business controller wordt normaliter ondergebracht bij de afdeling finance. De analyses en rapportages van deze afdeling spelen vaak een grote rol bij de onderbouwing van bedrijfskritische beslissingen. Om dergelijke strategische besluitvorming te kunnen ondersteunen behoren de volgende werkzaamheden tot de verantwoordelijkheden van de business controller:

• Het vaststellen van de behaalde resultaten door relevante data te achterhalen uit diverse bedrijfssystemen. De business controller interpreteert en consolideert deze data indien nodig.
• Het vergelijken van de behaalde resultaten met het jaarbudget en de financiële doelstellingen. De business controller identificeert en verklaart de resultaten en eventuele afwijkingen en legt verantwoording af aan het management. Naar aanleiding van deze bevindingen kan het jaarplan bijgesteld worden.

In de praktijk blijkt echter dat business controllers relatief veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen van benodigde data en het opstellen van procesrapportages met behulp van tools die zich niet per definitie lenen voor visualisaties (denk bijvoorbeeld aan Excel). Hierdoor blijft er weinig tijd over voor het uitvoeren van de kernactiviteiten, die in essentie het grootste gedeelte van het werk van een business controller zouden moeten zijn. 

Naar aanleiding van deze bevindingen is First Consulting gevraagd om de klant te ondersteunen bij het vinden van oplossingen ten aanzien van de volgende vraagstukken:

• Hoe kan de business controller overgaan van het reactief beoordelen van behaalde resultaten – de zogenoemde lagging KPI’s – naar het proactief voorspellen van deze resultaten (leading KPI’s)?
• Kan de frequentie waarmee de prestaties worden beoordeeld worden verhoogd? Indicatoren die duiden op afwijkingen van het plan komen dan eerder aan het licht. Ook ontstaat er meer tijd om corrigerende acties uit te kunnen voeren.
• Kan repetitief werk voorkomen worden ten behoeve van grondigere analyses en nauwkeurige voorspellingen? 

In nauwe samenwerking met de klant heeft First Consulting de mogelijkheden van nieuwe technologie gecombineerd met operationele realisatiekracht. Dit heeft geleid tot het realiseren van de volgende producten:

• Een centraal datawarehouse waarin alle ruwe data uit de bronprocessen en systemen opgeslagen wordt.
• Een KPI-boom waarin leading en lagging KPI’s in samenhang een geheel vormen, zodat op ieder moment het juiste overzicht van de prestaties ontstaat.
• Een portfolio aan dashboards, gebaseerd op het datawarehouse, waarmee de organisatie zijn prestaties meet.
• Een voor ieder persoon op maat gemaakt dashboard dat precies de benodigde indicatoren laat zien. 

Met behulp van deze tools zal de business controller meer en meer de rol van ‘decision shaper’ kunnen uitvoeren. De tooling alleen is echter niet voldoende om deze transformatie te bewerkstelligen; de business controller en diens afdeling zullen ook een ontwikkeling moeten doormaken. Organisatiebreed zullen de analytische vaardigheden en kennis met betrekking tot de operationele processen moeten toenemen om voldoende op resultaat te kunnen sturen.

Daarnaast dient de organisatie te leren om op basis van resultaten verbetertrajecten te initiëren en te operationaliseren. Dit veranderproces wordt in 2021 onder begeleiding van First Consulting uitgevoerd, wiens change consultants het management en de controllers zullen begeleiden met roldefiniëring, coaching en communicatiemiddelen.