Verbindend aan de onderhandelingstafel met ngo's

06 januari 2020 Consultancy.nl

Groeiende maatschappelijke druk en een toenemend aantal stakeholders maken het oplossen van maatschappelijke opgaven steeds uitdagender. Te midden van het complexe hedendaagse speelveld zijn bedrijven nog weleens huiverig om ngo’s uit te nodigen aan de onderhandelingstafel – vanwege een kritische achterban staan ze vaak te boek als lastig. Tegelijkertijd maakt hun achterban ngo’s juist van groot belang in het bereiken van een succesvol eindresultaat. Een gesprek met P2-adviseurs Marja van Schie en Femke Vergeest over hoe op een succesvolle manier kan worden onderhandeld met ngo’s. 

Aan maatschappelijke uitdagingen geen gebrek in Nederland de laatste tijd. Terwijl er nog altijd onvoldoende gebeurt om onze CO2-uitstoot terug te brengen, trekken boeren en bouwers het land in om hun onvrede te uiten over de in hun ogen ongelijke verdeling van de lasten van de klimaatdoelen.

“De stikstofproblematiek is bij uitstek een voorbeeld van een door en door maatschappelijk vraagstuk”, vertelt Marja van Schie. “Niemand is dé eigenaar en veel verschillende partijen hebben er iets over te zeggen of ermee te maken. De politiek, natuurorganisaties, de bouw, de boeren, de industrie om maar een paar stakeholders te noemen. Deze partijen hebben allemaal een eigen agenda en een eigen achterban. Waar dergelijke tegengestelde belangen de boventoon voeren, lijkt een voor alle stakeholders succesvolle uitkomst van een onderhandeling vaak ver te zoeken.”

Wanneer ook niet-gouvermentele organisaties (ngo’s) plaatsnemen aan de onderhandelingstafel, spelen er ook nog eens andere factoren mee. “Ngo’s en not for profits (nfp’s) – zoals bijvoorbeeld milieuorganisaties of mensenrechtenorganisaties – vertegenwoordigen een achterban die een politiek of maatschappelijk doel nastreeft”, geeft Femke Vergeest aan. “Om dat bereiken hanteren ze verschillende strategieën, waaronder actie en het zoeken van de publiciteit. Deelnemen aan een onderhandeling, meepraten, belangen inbrengen en bijdragen aan oplossingen kan voor hen voelen als een spagaat, omdat dit haaks staat op hun oorspronkelijke strategie en verwachtingen van hun achterban.”

Verbindend aan de onderhandelingstafel met ngo's

Onlangs trokken Van Schie en Vergeest naar Harvard University. Hier werd de Mutual Gains Approach (MGA) ontwikkeld, een aanpak voor een nieuwe manier van onderhandelen waarin de nadruk ligt op het creëren van een constructief en open proces dat focust op meerwaarde, zodat er voor alle partijen aan een goede uitkomst gewerkt kan worden. 

“Hoe betrek je ngo’s toch bij onderhandelingen, en kom je tot een oplossing die voor alle partijen aan tafel acceptabel is? En wat kunnen wij als procesbegeleiders doen om deze ngo’s in de goede rol te krijgen in een onderhandeling? Deze vragen namen we mee naar onder andere Lawrence Susskind, de grondlegger van MGA”, vertelt Vergeest. “Want ngo’s roeren zich wel en hebben ook vaak veel kennis, unieke perspectieven en goede ideeën, je wilt ze erbij hebben.” 

Duidelijkheid

Welke lessen hebben de twee P2-adviseurs mee teruggenomen? Van Schie legt uit dat het in de eerste plaats belangrijk is om vanaf het eerste begin helder te zijn over de insteek van het proces: “We nodigen in Nederland soms iets te enthousiast partijen uit om mee te praten. Beter is het om te zeggen: ‘Je mag aan tafel, maar dat vergt wel iets van je.’ Dat zorgt voor een andere instelling onder de deelnemers. Het is belangrijk om goed door te vragen op de verschillende perspectieven: hoe komen we in deze opgave tot goede en uitvoerbare oplossingen én wat is er voor jullie als organisatie belangrijk. ‘Zichtbaarheid voor de achterban’ kan iets heel anders zijn dan daadwerkelijk tot oplossingen komen.”

“Wees heel duidelijk in het eerste één-op-één gesprek over de context, over het proces, hoe ze aan tafel komen en wat van ze verwacht wordt”, voegt Vergeest toe. “Test dit in de eerste bijeenkomst en geef ze feedback op hun rol na de eerste bijeenkomst. Niet op een belerende manier maar over wat je objectief gezien hebt en wat het effect daarvan is.” 

“Om vertrouwen aan tafel te bereiken, spreek je bij aanvang van de gesprekken af dat de onderhandelingsruimte een veilige ruimte is, niet een plek waar je je identiteit moet verloochenen.” 

In lijn hiermee, is het goed om voorafgaand aan de onderhandelingen samen afspraken te maken om de manier van werken met elkaar goed af te stemmen, “juist vóórdat het over de inhoud gaat”, benadrukt Vergeest. “We spreken af hoe partijen hun achterbannen tussentijds informeren. Dat is altijd balanceren tussen vertrouwelijkheid die het proces nodig heeft om tot goede oplossingen te komen en transparantie over wat er inhoudelijk besproken wordt om tot goede oplossingen te komen.” 

Ook moet er vanaf het eerste begin duidelijk boven tafel worden gebracht wat voor elk van de partijen de criteria zijn voor een succesvolle uitkomst: “Dit kun je niet vroeg genoeg in het proces ter sprake brengen omdat dit duidelijk maakt wat belangrijk is voor de verschillende stakeholders. Juist ook voor ngo’s is het van belang die criteria vroeg ter sprake te brengen, zodat zij aan hun achterban kunnen toelichten waarom en hoe zij deelnemen aan de onderhandeling”, aldus Van Schie.

Vertrouwen

Nog veel belangrijker dan duidelijkheid is vertrouwen, zo legt Vergeest uit: “Dat is essentieel voor een succesvolle onderhandeling. Om vertrouwen aan tafel te bereiken, spreek je bij aanvang van de gesprekken af dat de onderhandelingsruimte een veilige ruimte is, niet een plek waar je je identiteit moet verloochenen. Het moet een plek zijn waar je vrij informatie deelt, geen belangrijke informatie achterhoudt en gemaakte procesafspraken naleeft.” 

Zeker wanneer je met ngo’s te maken hebt, kan het daarbij helpen de rol van de ngo aan tafel expliciet te maken, “voor henzelf én de andere partijen aan tafel”, legt Vergeest uit: “Géén activistische acties tijdens het proces. Ook kunnen partijen elkaar onderling helpen om de gekozen oplossing aan de onderhandelingstafel over te brengen aan hun achterban.” 

“Onaangename verrassingen kunnen veel processchade veroorzaken, waardoor je vaak het vertrouwen weer opnieuw moet opbouwen.”

“Daarnaast is het belangrijk dat je bij de start van het proces goed afspreekt wat de partijen aan tafel doen en wat ze eventueel buiten de tafel doen”, brengt Van Schie in. “Onaangename verrassingen kunnen veel processchade veroorzaken, waardoor je vaak het vertrouwen weer opnieuw moet opbouwen. Wanneer partijen elkaars identiteit goed kennen, kan er vaak meer dan je denkt.”

Geen water bij de wijn

Van Schie en Vergeest zien in de Mutual Gains Approach een mooie manier om onderhandelen te ontdoen van zijn negatieve lading. “Traditioneel heeft onderhandelen connotaties met ‘handjeklap’, of ‘water bij de wijn doen’”, geeft Van Schie aan. “Dat is niet de insteek van de Mutual Gains Approach. We zoeken niet naar een grijs compromis waar niemand zin in heeft. We zoeken naar een oplossing die meerwaarde heeft voor iedereen. Daarbij staan niet de standpunten maar de belangen centraal.” 

“De Mutual Gains-aanpak komt de samenwerking met ngo’s zeker ten goede”, stelt Vergeest. “Daarbij wordt hun rol in de onderhandelingen vanaf het begin van het proces transparant gemaakt. Zowel voor zichzelf als de andere partijen aan tafel en ook voor hun achterban. En met de opgedane inzichten kunnen we hen nog beter helpen in het vinden van gedragen oplossingen.” 

Tot slot plaatsen de P2-adviseurs nog een kanttekening bij het begrip ‘ngo’. “Het is eigenlijk frappant dat we geen goede naam hebben voor dit type organisaties”, stelt Van Schie. “Ngo of nfp zegt vooral wat ze niet zijn – géén overheid en geen bedrijf – maar niet wat ze wel zijn, een groep die een stem uit de samenleving wil laten doorklinken.” 

“Door deze studiereis zijn we ons nog meer bewust geworden van het belang van taal, en dat een positieve connotatie bijdraagt aan een positieve mindset en daarmee een positief resultaat”, voegt Vergeest tot besluit toe.


Profiel

Meer nieuws over

×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup
×
×
×