Verbindend Onderhandelen bij het Netwerk Afvalwaterketen Delfland

25 juli 2018 Consultancy.nl

Verbindend Onderhandelen kan ingezet worden voor alle vormen van complexe onderhandelingen met verschillende stakeholders. Maar wat is Verbindend Onderhandelen precies? En hoe gaat de methodologie in de praktijk in zijn werk? Zelfstandig adviseurs Marja van Schie en Ester de Bever en P2-adviseur Marije Paardekooper geven aan de hand van een praktijkcase bij het Netwerk Afvalwaterketen Delfland inzicht in hun belangrijkste ervaringen en uitdagingen.

In het Netwerk Afvalwaterketen Delfland (NAD) werken twaalf gemeenten, twee drinkwaterbedrijven en het hoogheemraadschap van Delfland samen aan een betrouwbare, betaalbare, toekomstbestendige en duurzame afvalwaterketen. Belangrijkste doelstellingen voor de komende jaren zijn het verminderen van de kwetsbaarheid van de keten, het realiseren van besparingen (target: een structurele regionale besparing van €10 miljoen tegen 2020), innovatie en het behouden van de kwaliteit in de afvalwaterketen (riool en afvalwaterzuivering).

De overeenkomst tussen de vijftien partners van de NAD is met hulp van de Mutual Gains Approach (MGA) tot stand gekomen. MGA is naast procesmanagement één van de twee pijlers van Verbindend Onderhandelen. De tweede pijler, procesmanagement, is een aanpak waarbij ideeën in stappen worden uitgewerkt langs de assen van haalbaarheid en draagvlak tot concrete (project)resultaten in co-creatie met alle stakeholders of specialismen.

Nieuwe mensen aan boord

Als de overeenkomst is gesloten, komen vaak andere en nieuwe mensen aan boord. Zij hebben het voorgaande proces en de daarbij horende onderlinge dynamiek om te komen tot een samenwerkingsovereenkomst niet meegemaakt. Denk aan projectleiders, maar ook operationele medewerkers binnen de organisatie die de gemaakte afspraken uit de overeenkomsten moeten realiseren. Het borgen van de manier van (samen)werken tussen de verschillende partijen, het meenemen van nieuwe mensen in de procesafspraken en blijven werken in de geest van Verbindend Onderhandelen is dan cruciaal om het beoogde uitvoering te realiseren. Die borging moet samen georganiseerd worden, want de ervaring leert dat deze aspecten ook snel kunnen verdwijnen.

Verbindend Onderhandelen bij het Netwerk Afvalwaterketen Delfland

Het NAD heeft ingespeeld op de verwachte uitdagingen in de uitvoering door een lichte uitvoeringsorganisatie op te zetten met een klein kernteam als buitenboordmotor van het netwerk. De partners organiseren zelf de projecten. Het kernteam onder leiding van een onafhankelijke, Verbindend Onderhandelen-geschoolde procesmanager, organiseert bijeenkomsten voor het hele netwerk, maar ook aparte bijeenkomsten voor specifiek managers of projectleiders.

Daarnaast zijn er kennisbijeenkomsten over specifieke onderwerpen zoals de omgevingswet. Zo blijven de medewerkers van de vijftien NAD-partijen goed met elkaar in contact. De procesmanager blijft waken over het Verbindend Onderhandelen-gedachtengoed en ook nieuwe NAD-collega’s krijgen een introductie NAD en Verbindend Onderhandelen. Zo heeft NAD, bij toetreding van de twee drinkwaterbedrijven, als een van de eerste acties de belangen met elkaar gedeeld.

Flexibiliteit

De samenwerking tussen de NAD-partners richt zich op een lange uitvoeringsperiode. Toen de overeenkomst in 2013 ondertekend werd, keken de partners vooruit tot 2021. Inmiddels ligt er een ontwikkelingsperspectief richting 2050. Lang met elkaar samenwerken betekent ook dat er veel nieuwe ontwikkelingen op je af komen. Zo is de economische situatie nu volledig anders dan vijf jaar geleden, zijn er projecten goed (en minder goed) gelukt en zijn er een strategie en visie opgesteld tot 2050.

Het NAD heeft intussen twee bestuurswisselingen gehad bij dertien van de vijftien partners. De organisatorische context waarin het NAD werkt en het politieke en maatschappelijke belang voor het NAD blijven in beweging. De samenwerking maakt zichtbaar dat de beoogde kostenbeperking ruimschoots gehaald wordt. Verwachte klimaatveranderingen, maar ook een tekort aan technisch personeel maken dat de componenten ‘kennis delen’, ‘kwetsbaarheid verminderen’ en ‘kwaliteit van dienstverlening behouden’ nu meer aandacht krijgen. Voor de lange termijn staan alle partners nog steeds vierkant achter het bestuursakkoord. Door te werken met uitvoeringsprogramma’s van twee jaar, is er voldoende flexibiliteit om met actuele ontwikkelingen om te gaan.

Blijvende focus op belangen

Er is ruim aandacht voor het inwerken van medewerkers die nieuw zijn in de samenwerking. Ook ligt er een bestuursakkoord op hoofdlijnen met flexibele uitvoeringsprogramma’s die ruimte bieden voor het omgaan met actuele ontwikkelingen. Dit zijn twee belangrijke ingrediënten voor een soepele overgang van een ondertekend akkoord naar een voortvarende uitvoering ervan. Een derde ingrediënt is de blijvende focus op belangen. Binnen het NAD wordt gedacht en gewerkt vanuit belangen. Nieuwe partijen worden geïntroduceerd in deze manier van denken, en bij beslissingen wordt er steeds naar terugverwezen. Zo wordt er gebouwd aan een uitvoeringsorganisatie die resultaten boekt, relevant blijft en tegen een stootje kan.

Nieuws

Meer nieuws over