De aanpak van First Consulting op sturing in de infrasector

25 oktober 2019 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Meer nieuws over

Het realiseren van werkpakketen staat centraal bij bedrijven in de infrasector. Deze werkpakketen bestaan vaak uit meerdere projecten met onderlinge afhankelijkheden. Dit maakt de realisatie een uitdagend proces en veel infra bedrijven slagen er niet in om de beoogde werkpakketen volledig naar wens te realiseren. First Consulting ondersteunt meerdere bedrijven in het verhogen van deze realisatiegraad.

Bij veel infra bedrijven is de financiële sturing op werkpakketen vrij goed op orde en is er inzicht in de actuele uitgaven ten opzichte van het budget. Een duidelijk inzicht in de voortgang van projecten is echter vaak niet aanwezig. Hierdoor kan de voortgang op portfolioniveau moeilijk inzichtelijk gemaakt worden. Dit gebrek aan inzicht in de voortgang veroorzaakt overschrijding van planningen zonder dit tijdig te signaleren.

Wanneer een project uitloopt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor andere projecten. Dit wordt veroorzaakt door afhankelijkheden of raakvlakken, maar kan ook leiden tot financiële claims. Zo leidt het overschrijden van de planning tot het niet tijdig in gebruik kunnen nemen van het opgeleverde project en kunnen ook andere projecten of de dagelijkse operatie verstoord worden. De impact op projectniveau is vaak te overzien, maar op portfolioniveau niet.

Om inzicht te krijgen in de voortgang van de planning van individuele projecten en het gehele portfolio, dient de organisatie effectieve sturing in te richten op zowel de voortgang van het budget als het werkpakket.  First Consulting ondersteunt meerdere infrabedrijven om dit op de juiste manier in te richten. Het model voor effectieve sturing dat First Consulting gebruikt, hanteert vijf belangrijke aandachtsgebieden.  

Model voor effectieve sturing

Effectief sturen is focus en controle hebben op de daadwerkelijke realisatie van zowel individuele projecten als het projectenportfolio in totaal. Voor een goede focus, besteedt First Consulting in haar projecten aandacht aan de volgende aspecten.

1. Project: doelstellingen en business cases
De doelstellingen en de business case van individuele projecten moeten helder zijn en in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie.

2. Sturingsfilosofie
Een duidelijke sturingsfilosofie zorgt ervoor dat taken, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden ten aanzien van het projectportfolio en projectrealisatie proces niet alleen begrijpelijk zijn maar ook eenduidig en geborgd.

3. Sturingsproces en -organisatie
Essentieel voor dit onderdeel is dat de besluitvorming en sturing plaatsvindt op basis van feiten. Dit maakt projecten vergelijkbaar en daarmee de besluitvorming makkelijker. Daarnaast moet er sturing zijn op zowel voortgang als budget binnen de afgesproken overlegstructuur.

4. Sturingsinstrumentarium
Een goede rapportage bevat inzicht in voortgang van het werkpakket versus uitnutting van het budget, voor bijvoorbeeld het einde kwartaal, einde jaar en einde project.

5. Bedrijfscultuur
Uiteindelijk is een resultaatgerichte bedrijfscultuur essentieel om effectief te sturen op de voortgang van een werkpakket. Elkaar aanspreken op resultaat en het naleven van principes staat daarbij centraal.

Deze aspecten moeten niet alleen met de juiste focus aanwezig zijn bij onze klanten, maar juist ook op elkaar aansluiten. Voor effectieve sturing is dus ieder aandachtsgebied van belang.

Aanpak voor effectieve sturing

Operationaliseren bij de klant

Op basis van deze vijf aspecten volgt er vaak een aanpak zoals weergegeven in hierboven figuur. De gevisualiseerde aanpak speelt in op twee bijna universele doelen. Enerzijds het inrichten van een lerende organisatie en anderzijds het verbeteren van de verantwoording over het werkpakket.

Stap 1: Operationele transparantie
De eerste stap begint met het gezamenlijk implementeren van de ontworpen sturingsmethodiek, om vervolgens feiten uit de projecten op te halen en deze vast te leggen in rapportages.

Stap 2: Grondoorzakenanalyses
Vervolgens kunnen de operationele knelpunten bij de uitvoering van projecten in kaart gebracht en geanalyseerd worden.

Stap 3: Verbeterinitiatieven opstarten
Dankzij de uitgevoerde grondoorzakenanalyse kunnen probleemgebieden objectief in kaart gebracht worden, zodat we vervolgens gezamenlijk verbeterideeën kunnen bedenken, prioriteren en uitvoeren.

Stap 4: Interne verantwoording
Een andere essentiële stap in onze aanpak, is samen met de klant de daadwerkelijke verantwoording inrichten. Hierbij ondersteunen wij organisaties door on the job coaching van de lijnorganisatie, om zich te verantwoorden op de voortgang van projecten en het portfolio.

Stap 5: Externe verantwoording
Als laatste stap richten wij ook regelmatig de verantwoording richting externe stakeholders in. Belangrijk hierbij is dat de juiste informatie richting de juiste stakeholder gaat.

Door op deze manier te sturen op de voortgang van werkpakketen zijn organisaties in staat om tijdig en juist stakeholders te informeren en meer van hun werkpakketten te realiseren.