De business case: een integraal onderdeel van een project

16 juli 2019 Consultancy.nl

Peter Noordam, adviseur bij Bisnez, heeft een boek uitgebracht dat opdrachtgevers bij programma’s en projecten helpt met het opstellen van een business case. Belangrijker nog, met de handvatten die in het boek worden aangereikt kunnen zij de business case relevant en up to date houden, zodat organisatiedoelstellingen aan het einde van de rit behaald kunnen worden.

De business case vormt één van de belangrijke pijlers van een verandertraject. Dit document beschrijft alle zakelijke afwegingen om een project of taak te beginnen. Kosten en baten worden uitgebreid in kaart gebracht en tegen elkaar afgewogen, rekening houdend met de risico’s. Aan de hand van de business case wordt besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project en de hiervoor benodigde investeringen in tijd en geld. 

Noordam, die beschikt over meer dan twintig jaar aan advieservaring, heeft in zijn loopbaan tientallen business cases voorbij zien komen. Wat hem opvalt is dat er, “te vaak onvoldoende wordt stilgestaan bij de business case”. Uit onderzoek van Bisnez van enkele jaren terug, blijkt dat maar 60% van de organisaties voorafgaand aan een groot project een serieuze business case opstelt.

In het geval dat een dergelijk document wel wordt opgesteld, is deze bovendien veelal “gericht op de projectkosten, terwijl de kosten in de beheerfase veel hoger zijn (Total Cost of Ownership). Ook besteden organisaties veel te weinig aandacht aan het goed definiëren van de ‘benefits’ van een voorgenomen project én als er al benefits genoemd staan, vindt er weinig sturing plaats op het realiseren van de benefits”, stelt Noordam.

Belang van de business case

Maar wat maakt de business case dan zo belangrijk? Volgens Noordam heeft het vooral te maken met de strategische kaders en de duidelijkheid die wordt geboden. “Uit alle onderzoeken, nationaal en internationaal, blijkt keer op keer dat driekwart van alle projecten niet leidt tot het vooraf verwachte resultaat. Maar waarop is dat gebaseerd? Bedrijven moeten, om te kunnen achterhalen of hun verandering succesvol is of niet, het eindresultaat kunnen afzetten tegenover de vooraf opgestelde business case.”

Belangrijker nog is dat de business case het belangrijkste instrument is dat organisaties kan helpen bij het maken van de juiste investeringsbeslissing, “want financiering, resources en tijd zijn schaars en managers willen deze aspecten zo optimaal mogelijk belegd hebben”, geeft Noordam aan. Hij legt uit dat de business case tijdens een project de houvast biedt op basis waarvan de besluitvorming plaatsvindt. “Aan de hand van de business case kunnen alle veranderingen in de ‘scope’ of de ‘requirements’, waarvoor investeringen nodig zijn, kunnen worden afgewogen voor een optimaal rendement voor de organisatie.”

De business case: een integraal onderdeel van een project

Noordam staat in zijn mening niet alleen. In vooraanstaande projectmanagement-aanpakken zoals PRINCE2 en MSP, die wereldwijd door meer dan 100.000 projectmanagement professionals worden gebruikt, staat het opstellen van de business case hoog op de agenda binnen de eerste fase van een project. Daarnaast neemt het een centrale positie in de ‘benefitsmanagement workstream’ in, tot aan de afronding van een project.

In de praktijk kampt de business case echter met een ietwat stoffig imago. Noordam: “Het klopt dat deze vaak in de lade van de manager belandt. De aandacht van het management verslapt namelijk snel omdat nieuwe ontwikkelingen zich voordoen.” In zijn boek wil Noordam dan ook juist aantonen hoe waardevol de business case kan zijn, wanneer deze wordt omgezet in een ‘levend document’ gedurende de gehele transitie.

Daarmee wil Noordam bijdragen aan het verder professionaliseren van het gebruik van de business case. Naast dat hij in zijn boek de lezers meeneemt in een stappenplan over hoe zij op de beste mogelijke manier (‘best practice’) de business case kunnen opstellen – daarbij ondersteund door tientallen praktijkvoorbeelden en templates – draagt de auteur ook tal van aandachtspunten aan die opdrachtgevers en projectmanagers in hun dagelijkse praktijk kunnen helpen.

Focus op benefitsmanagement

Een voorbeeld is het blijven focussen op benefitsmanagement. Noordam: “De business case is gedurende het project en ook aan het eind noodzakelijk om een goed beeld te houden op de baten die uit het project voortvloeien.” Dat de aandacht verslapt naarmate een project tegen het einde loopt én nadat een project is afgerond, is logisch maar zonde’, zo stelt Noordam.

In slechts 16 van de 100 gevallen wordt na afloop van het project de business case getoetst om te kijken of de kosten, maar vooral of de ‘benefits’ overeenkomen met de verwachtingen uit de business case. En dat terwijl het op die manier afronden van het proces alle stakeholders een professionele afsluiting en waardevolle inzichten voor de volgende projecten kan geven. Noordam benadrukt: “Hiermee kan de projectorganisatie veel meer een lerende organisatie worden.” 

De Bisnez-consultant sluit af met een oude wijsheid: “Bezint eer ge begint. Er is geen betere start dan met een business case. Neem de tijd om na te denken over kosten, baten en risico’s vóór het opstellen van het programma van eisen en het plan van aanpak. Vele ergernissen zullen bespaard blijven, resultaten zullen toenemen en tijdwinst zal je ten deel vallen. En zorg dat de business case een vast onderdeel is van de gehele levenscyclus van de verandering.”

Het boek De Business Case – Eerste stap op weg naar voorspelbare projecten’ is te bestellen op de site van Bisnez


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup