Projectmatig werken volgens First Consulting: de Method First

In elke consultancyopdracht is een effectieve en efficiënte aanpak of methode cruciaal – deze zorgt er onder meer voor dat het gewenste projectdoel binnen tijd, budget en met de juiste kwaliteit wordt opgeleverd. First Consulting hanteert de zogeheten ‘Method First’ aanpak – adviseurs van het bureau over de projectmethode en wat die voor klanten betekent.

First Consulting bepaalt altijd vooraf en samen met de klant wat de meest geschikte methode is voor een specifieke opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de drie kenmerken die het project uniek maken: tijd, resultaat en beschikbare middelen. Het Framework onderscheidt verschillende fases: idee tot voorstel, projectoplevering en nazorg. De projectoplevering is weer onder te verdelen in de opstart, realisatie en afronding. Elke (sub)fase heeft een eigen doel, succesfactoren en resultaten (deliverables).

Een projectmethode moet zowel bij het project passen als bij de klant. Sommige klanten hebben bijvoorbeeld veel ervaring met het werken volgens de scrum-methode, waar anderen hier helemaal geen ervaring mee hebben en nog werken volgens klassieke methoden. Bij First wordt de werkwijze dus zo aangepast dat hij past bij de klant.

Idee tot voorstel

Het doel in deze fase omvat het uitwerken van het voorstel tot een afgestemde en haalbare opdracht. Voorbeelden van kritieke succesfactoren van deze fase zijn een heldere projectomschrijving, SMART-gedefinieerde resultaten en een duidelijk afgebakende scope. Dit bereikt First Consulting door scherpe vragen te stellen en het probleem echt te doorgronden. Stakeholders worden in kaart gebracht en rollen van betrokkenen in het team worden vastgesteld. Deliverables zijn het projectvoorstel met daarin een ideeëncheck, stakeholdermap, high level planning, organogram-projectstructuur en businesscase.

Projectoplevering

De projectoplevering bestaat uit de opstart, realisatie en afronding. Een kritieke succesfactor voor de opstart, met als doel het opstellen van een aanvalsplan om snel uit de startblokken te komen, is het samenwerken met de klant vanaf dag één. Dit zorgt ervoor dat het aanvalsplan goed aansluit bij de wens van de klant. Mogelijke deliverables in deze fase zijn een overlegstructuur, voortgangrapportage, detailplanning, root cause-analyse en risico-inventarisatie.

Tijdens de realisatie is het van belang stakeholders in te durven zetten voor het project, frequente teammeetings te houden en te sturen op mijlpalen. Daarbij zorgt First Consulting voor een transparante planning en een voortgangsrapportage op een no-nonsense manier. Hierbij ligt de focus op de punten die de meeste aandacht nodig hebben.

Gedurende de afronding worden overdrachtsdocumenten en opleidingsplannen opgesteld. Het is altijd de bedoeling dat First Consulting een oplossing verzorgt waar de klant zelfstandig mee kan werken. Deze documenten zijn kritiek voor het succes van het project en bevatten dus geen complexe instructies maar heldere taal. De klant en First moeten uiteraard samen overeenkomen wanneer dit geval is, waarbij de opdrachtgever accordeert op afronding of oplevering.

Nazorg

Essentieel in de nazorg is het vieren en verankeren van succes. First Consulting helpt de klant de successen binnen de organisatie te verspreiden en door het inbrengen van een outside-in perspectief wordt er meegedacht met nieuwe uitdagingen.

Voor het borgen van een duurzame oplossing zijn de mens- en organisatiekant van een project van groot belang en tegelijkertijd vaak onderbelicht. Daarom besteedt First Consulting hier in elke fase van het project aandacht aan. Het begeleiden van veranderingen in de organisatie wordt dan ook expliciet meegenomen in de analyses, het ontwerp en de aanpak van de implementatie. Het framework helpt om te komen tot de meest geschikte projectmethode en leidt in de praktijk tot:

• Een uniforme en herkenbare projectaanpak
• Een hogere kwaliteit van de projecten en blijvende klanttevredenheid
• Handvatten en tips voor het efficiënt uitvoeren van een project

Samen naar resultaat

Essentieel voor projectmatig werken is om samen te werken. Samen is een van de zes kernwaarden van First Consulting. Dit betekent onder andere dat de projectmatige aanpak altijd wordt afgestemd met de klant. Transparantie is hierin cruciaal, de klant wordt vanaf het begin betrokken bij het maken van het plan van aanpak. First Consulting heeft ruim 245 consultants en geen eigen kantoor, maar is altijd werkzaam bij de klant. Dit betekent dat de communicatieve lijnen kort zijn en optimale afstemming mogelijk is.

Bij First Consulting werken consultants aan operationele vraagstukken in verschillende sectoren. Het bureau onderscheidt zich door diepgaande proces- en systeemkennis te combineren met operationele realisatiekracht. Een uniek element is dat First Consulting ook volledig betrokken is bij de implementatie en een project pas afrondt wanneer het beoogde resultaat gehaald is.