First Consulting zet process mining in voor procesoptimalisatie bij NCOI

03 mei 2019 Consultancy.nl

NCOI Groep is de afgelopen jaren sterk gegroeid, enerzijds door een sterke autonome groei en anderzijds door verschillende overnames. Deze groei heeft een grote impact op processen en systemen. Met de ambitie van NCOI Groep om een meer datagedreven organisatie te worden, is het cruciaal inzicht te verkrijgen in hoe processen feitelijk verlopen bij de verschillende labels en om optimalisatie-initiatieven meetbaar te maken. Process mining is een tool om proactief processen te optimaliseren samen met de business. Om de waarde van process mining aan te tonen is First Consulting gevraagd een Proof of Value te definiëren.

NCOI Groep is een overkoepelende organisatie van verschillende merken die opleidingen en trainingen aanbieden op mbo-, hbo- en masterniveau – zoals NCOI Opleidingen, Luzac en Scheidegger. Binnen deze organisatie is het team Toelatingen verantwoordelijk voor het beoordelen van de ingediende toelatingsverzoeken van alle studenten. Het is een kritiek bedrijfsproces, waar de studenten en medewerkers moeten samenwerken om uiteindelijk tot een goede afwikkeling van het toelatingsverzoek te komen. In mei 2018 is er een nieuwe applicatie geïmplementeerd binnen deze afdeling.

Met behulp van de process mining-tool ProcessGold is dit proces van begin tot eind geanalyseerd. De geanonimiseerde dataset die gebruikt is voor deze analyse bestaat uit de verschillende processtappen in het toelatingsproces, met bijbehorende loggegevens. Het doel van deze analyse is om te ontdekken hoe de nieuwe applicatie gebruikt wordt door de medewerkers, welke key perfomance indicators (KPI’s) daarbij passen en om te onderzoeken of het proces versneld kan worden voor de student.

First Consulting zet process mining in voor procesoptimalisatie bij NCOI

In een tijdsbestek van vier weken hebben First Consulting en NCOI Groep de volgende stappen ondernomen:

  • Kick-off met de afdeling die verantwoordelijk is voor het toelatingsproces
  • Analyseren van procesdata in ProcessGold
  • Validatiesessies met de afdeling
  • Verbeterpotentie-sessie met afgevaardigden van de afdeling
  • Opstellen en implementeren van quick wins en een langetermijnplanning
  • Training om interne process mining capabilites op te bouwen

Vanuit de process mining-analyse zijn vier voornaamste knelpunten geïdentificeerd voor de procesdoorlooptijd. Dit zijn knelpunten op het gebied van foutieve aanleveringen van studenten, workarounds in het systeem, piekperiodes in werkvoorraden en complexe toelatingseisen die verkeerd worden geïnterpreteerd door studenten. Aan de hand deze knelpunten zijn acht quick wins geïdentificeerd en opgepakt door het team of de systeemontwikkelaars. Daarnaast zijn er langetermijnoplossingen geïdentificeerd die bijdragen aan toekomstige implementaties van nieuwe applicaties. Het gevolg van al deze verbeterinitiatieven is dat NCOI Groep de student beter en sneller kan bedienen in het toelatingsproces.

Het project heeft het toelatingsproces geoptimaliseerd op een aantal gebieden: de KPI’s kunnen geherformuleerd worden, er kan proactief in plaats van reactief geopereerd worden, vermoedens worden snel onderbouwd en sturing op procesniveau wordt ondersteund. Vanwege het succes van de Proof of Value implementeert NCOI Groep het komende jaar process mining ook bij andere processen in de organisatie.

Deze case, waarbij proces, technologie en implementatie samenkomen, is een goed voorbeeld van de projecten die First Consulting realiseert.


×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup