NS en First Consulting optimaliseren businzet bij geplande treinverstoringen

08 februari 2019 Consultancy.nl 5 min. leestijd

Elke dag zijn er werkzaamheden om het spoornetwerk in optimale conditie te houden of nieuwe projecten te realiseren. Deze werkzaamheden variëren van enkele uren in de nacht tot meerdaagse buitendienststellingen van het spoor bij de ombouw van een station. Om de onbeschikbaarheid van het spoornetwerk op te vangen, wordt vaak vervangend vervoer ingezet in de vorm van bussen.

Onlangs zijn de Nederlandse Spoorwegen (NS) een project gestart gericht op het verder optimaliseren van businzet bij geplande treinverstoringen. Hiermee wordt de klanthinder geminimaliseerd en worden operationele kosten verlaagd.

Complexe opgave

Het plannen van vervangend vervoer is complex en situatieafhankelijk. De planners maken gebruik van diverse databronnen zoals de treindienstregeling, reizigersprognoses, stationsinformatie en rijtijden om tot een alternatief vervoersplan te komen. Deze databronnen worden beheerd door verschillende interne en externe afdelingen en worden veelal handmatig verzameld en verwerkt door de planners.

Om het proces te stroomlijnen is met het Mendix-platform een speciale webapplicatie ontwikkeld voor het opstellen van alternatieve vervoersplannen. Mendix is een low-coding softwareplatform dat gebruikmaakt van visueel modelleren om in zeer hoog tempo bedrijfsapplicaties te ontwikkelen. Het traject werd begeleid door First Consulting, een adviesbureau dat ruime ervaring heeft met digitalisering van bedrijfsprocessen.

Het project kende de volgende doelstellingen:

  • Capaciteit van vervangend vervoer beter aan laten sluiten bij reizigersstromen om klanthinder en operationele kosten te reduceren;
  • Reduceren van kans op fouten door repeterende handmatige acties te automatiseren;
  • Standaardiseren van het planproces en borgen van individuele proceskennis.

NS optimaliseert inzet van bussen bij geplande treinverstoringen

Om deze doelstellingen te bereiken heeft First Consulting een stapsgewijze aanpak gehanteerd:

Stap 1: Eerste ontwerp met design thinking

First Consulting is het project gestart door het organiseren van een ‘Foundation’ sprint. Verspreid over twee weken zijn vier design thinking-workshops gehouden met alle betrokkenen van het project (planners, analisten, leveranciers en afnemers van data, IT architecten). In deze workshops is achtereenvolgens ingegaan op de volgende thema’s:

  • Proces, doelstellingen en gebruikersscenario’s;
  • Schetsen van mogelijke schermen en ontwikkelen van een storyboard;
  • Vaststellen van het datamodel en relaties met andere applicaties;
  • Presentatie en validatie van een UX-prototype en afstemming vervolgtraject.

Het product van de Foundation sprint was een geprioriteerde backlog van te realiseren functionaliteiten en een solide ontwerp en raamwerk van de te realiseren applicatie. Deze werkwijze stimuleerde betrokkenheid en samenwerking binnen het project met zowel business- als IT-stakeholders en zorgde voor een heldere gezamenlijke visie op het eindresultaat.

Stap 2: Iteratief ontwikkelen en valideren van de applicatie

Op basis van het prototype en de gebruikersscenario’s is First Consulting gestart met het ontwikkelen en testen van de Mendix-applicatie. Hiervoor is een agile werkwijze gehanteerd waarbij de applicatie in sprints van twee weken iteratief ontwikkeld is. In iedere sprint is door middel van een demo de voortgang gepresenteerd aan de stakeholders ter validatie en om tijdig bij te kunnen sturen. Door deze werkwijze wordt continu gewerkt aan de functionaliteit die de meeste waarde voor de business creëert en worden alle gebruikerswensen meegenomen.

Stap 3: Gefaseerde uitrol en overstap naar het nieuwe werkproces

De applicatie is opgeleverd in drie functionele releases om de implementatie en gedragenheid van het nieuwe werkproces te bevorderen:

  • Release 1 bestond uit een ‘Minimum Viable Product’: een applicatie met basisfunctionaliteit voor het opstellen van alternatieve vervoersplannen. Hierdoor konden planners geleidelijk overstappen en wennen aan het nieuwe werkproces.
  • In release 2 is aanvullende functionaliteit opgeleverd om het planproces beter te ondersteunen. Na deze release is de applicatie ook ingezet voor complexere vervoersplannen om de ondersteuning van het volledige planproces in de applicatie te valideren.
  • In release 3 zijn de laatste functionaliteiten opgeleverd en verbeterpunten uit release 2 meegenomen. Hierna konden de planners volledig overstappen op de nieuwe werkwijze.

Resultaat: Een verbeterde planning

Na een doorlooptijd van vijf maanden heeft First Consulting het project afgerond en zijn de eerste vervoersplannen inmiddels succesvol aangemaakt. Door het gebruik van de applicatie wordt een uniform planproces toegepast door alle planners. Delen van het planproces zijn geautomatiseerd waardoor de kans op fouten afneemt en het werkproces eenvoudiger aan te leren is door nieuwe planners. Dit resulteert in een uniform eindproduct voor de afnemers en reduceert de complexiteit in de keten.

Daarnaast biedt de applicatie ook meer inzicht in de verwachte reizigersstromen door middel van gedetailleerde overzichten en visualisaties. Hierdoor kunnen de planners de businzet beter afstemmen op de benodigde capaciteit, met als gevolg een vermindering van klanthinder in de spits en een afname van operationele kosten in daluren.