Samenspel huisvesting, HR en ICT cruciaal in sociaal domein transitie

Binnen het domein van zorg, werk en welzijn is al enkele jaren een omvangrijke transitie gaande. Zo is de financiering verlegd van de centrale overheid naar gemeenten en de participatiewet (gericht op het aan het werk krijgen van mensen met een arbeidsbeperking) deed haar intrede. Hospitality Group-partner Rutger van Wijk ging in gesprek met Miriam van der Smissen, bestuurder van welzijnsorganisatie ONS welzijn, over de impact hiervan voor haar organisatie en het inzetten van huisvesting als aanjager.

Kun je de impact aangeven van de transitie in de welzijnssector?

Van der Smissen: “De impact was fors voor de organisatie: In 2015 startte de transitie in het sociaal domein. Uitgangspunt was om welzijn zo dicht mogelijk bij mensen in de wijken te organiseren zodat ze vanuit eigen kracht de regie over hun eigen leven kunnen nemen. Voorheen was dit proces centraal en daarmee op afstand georganiseerd, waardoor we vergaten wat men zelf kan, of wat je bijvoorbeeld voor de buren kunt betekenen. En dat vraagt nu om een omslag naar meer naar elkaar omkijken. Voor professionals gaat het om de hulpvraag en niet meer om het aandragen van de oplossing. We faciliteren de eigen regie van mensen. Onderzoek van het CBS toont ook aan dat je geluk ervaart als je regie over je eigen leven hebt. Zelf keuzes kunnen maken en daarmee zelfredzaam zijn. Daar waar dit niet vanzelfsprekend is, kan ONS welzijn een steentje bijdragen.”

Wat is hierin de rol van ONS welzijn?

“Bij het faciliteren van de eigen regie staat sociale netwerkversterking centraal, van kleine tot grote netwerken. Het bevorderen van deze netwerken is de rol van ONS welzijn. Voor ONS welzijn betekende dat, op verzoek van de gemeente, een samenvoeging van sociaal- en welzijnswerk. Voor de medewerkers is het fijn dat ze door deze fusie tot dezelfde organisatie behoren. Tegen de tendens in om consortiums te vormen met ieder een eigen expertise, levert ONS welzijn nu wel breed welzijnswerk met opbouwwerk, individueel maatschappelijk werk en ouderenwerk. We zijn één kennisorganisatie met een eigen cultuur, in plaats van een netwerk van samenwerkende organisaties.”

Welke kernwaarden geven uiting aan de nieuwe organisatie?

“ONS welzijn gaat uit van autonomie, uitgaan van talenten en nabijheid. Thema’s die bij onze inwoners centraal staan. Ook intern geldt dit; we zijn druk met het optimaliseren van ketensamenwerking en resultaatgericht werken. We leveren maatwerk voor de klant, kijken naar wat we van elkaar verwachten en wat het individu kan bijdragen, niet meer ‘take it or leave it’.”

Wat betekent jullie nieuwe organisatie voor jullie huisvestingsbehoefte?

“Nabijheid is een kernwoord voor hoe we zijn georganiseerd. Onze teams zijn zo dichtbij de mensen als mogelijk in wijken en dorpen georganiseerd. Zichtbaar en vindbaar. Dat betekent niet dat overal kantoren moeten zijn, maar dat we onze medewerkers goed willen faciliteren om overal te kunnen werken. Het is voor hen belangrijk dat ze elkaar kunnen ontmoeten en per gemeente met elkaar in gesprek kunnen gaan. Daarin werken we met centrale werklocaties. Deze aanpak van decentraal werken en centraal ontmoeten en kennisdelen maakt het mogelijk om tegelijkertijd zowel in de haarvaten van de samenleving te zitten als het belang van groei als individu en als team vorm te geven. We streven naar een laagdrempelige manier van samenwerking en kennisdeling.”

Samenwerking en kennisdeling als vertrekpunt voor jullie vernieuwde huisvesting?

“Jazeker. Hiervoor was de locatie een weerspiegeling van de rechtsvoorgangers met een etage-gewijze indeling van diensten. Toen ik startte, schrok ik echt van het gebouw: ‘wat een niet inspirerende omgeving is dit’. Je relateert het ook aan jezelf, ieder wil een fijne plek om te werken. Dat was het niet. Ik heb me voorgenomen het gebouw aan te passen of anders een andere locatie te zoeken. Dit leidde tot verbouw. Zelfs de voor de verbouwing georganiseerde tijdelijke locatie werd positiever beoordeeld, omdat je elkaar meer tegenkwam. Het was een mooie tussenstap om te wennen aan de nieuwe werkomgeving.”

Wat was het effect van de nieuwe werkomgeving?

“De kwaliteit van je organisatie zit in de mensen die het werk doen, die moet je dus maximaal faciliteren. Tegelijkertijd met fusie en de transformatie in het sociaal domein zijn we gestart met zelforganiserende teams. Dit betekent sturen op output en meer autonoom handelen. Hiervoor moet je veilig kunnen werken in een team en feedback kunnen geven en ontvangen. Dat is een groeiproces. Ik geloof in het concept voor zelforganisatie met als voorwaarde dat we goede begeleiding en ondersteuning bieden. Juist daarom is in onze nieuwe werkomgeving alles open. Het helpt omdat je elkaar tegenkomt, je elkaar makkelijker spreekt en de werkomgeving hierin faciliteert. Je doet het nu juist met elkaar en dat is in lijn met het zelfsturend principe binnen een team.”

“Naast dat het een functionele werkomgeving is die verschillende werkprocessen faciliteert en flexibel is aan te passen aan toekomstige ontwikkelingen, voelt de werkomgeving ook gewoon goed aan. Het is een aangename omgeving die goed laat zien hoe we willen werken en wie we willen zijn. Een mooie vertaling van onze kernwaarden en ons DNA. De veranderingen in organisatiecultuur, fysieke omgeving en voorzieningenniveau komen zo bij elkaar.”

Dat creëert de noodzaak van een integraal samenspel tussen huisvesting, HR en ICT?

“Ja. Op gemeentelijk niveau begint het faciliteren van onze professionals vorm te krijgen. ICT is net als huisvesting een randvoorwaarde hierin. Ook HR is hier steeds nadrukkelijker mee bezig. Dit om in de toekomst de ‘talenten’ binnen te houden en aan te trekken. Medewerkers organiseren inspiratiesessies, om zo kennis te delen en met elkaar te verbinden. Gebied-overstijgende netwerken leggen is de volgende stap. Expertise delen wordt zo steeds makkelijker.”

Heeft goede faciliteiten ook te maken met aantrekkelijk werkgeverschap?

“Fysieke aspecten zijn voor velen een basisvoorwaarde. Goede huisvesting, ICT ondersteuning, prettige dienstverlening en zeker kennisdeling. Dat zien we ook terug in het medewerker tevredenheidsonderzoek. Goed georganiseerde huisvesting is de randvoorwaarde om dat overstijgend te kunnen faciliteren. Ik ben er van overtuigd dat de fysieke randvoorwaarden belangrijk zijn voor het uiteindelijke succes van een dergelijke transitie. Als je als bestuurder in de gelegenheid bent huisvesting in te zetten als aanjager van je organisatie transitie, moet je dit niet onbenut laten.”

ONS welzijn is een welzijnsorganisatie met meerdere vestigingen in de regio Noordoost-Brabant, die gelooft in een samenleving waarin iedereen meedoet en bijdraagt aan geluk voor zichzelf en anderen. Hospitality Group adviseert ONS welzijn bij haar huisvestingsvraagstukken en ontwierp en realiseerde de nieuwe werkomgeving voor de locatie Oss.