Methis Consulting begeleidt uitrol van digitale energiemeters in Vlaanderen

De Vlaamse overheid gaf recent groen licht voor de komst van digitale energiemeters. Hiermee willen onze zuiderburen de overgang faciliteren naar een gedecentraliseerd energiesysteem, waarin huishoudens steeds meer hun eigen energie opwekken. Daarnaast moeten de nieuwe meters bijdragen aan het besparen van energie. Bovenop deze duurzaamheidsdoelstellingen, moet de invoering van de digitale meters ook een belangrijke rol gaan spelen in de bestrijding van energiearmoede in Vlaanderen. Methis Consulting is betrokken bij het grootscheepse overstapproces. 

In Vlaanderen heeft volgens de meest recente cijfers 14,5% van de gezinnen te maken met energiearmoede. Dit wil zeggen dat zij minimaal 11,8% van hun besteedbaar inkomen kwijt zijn aan hun energierekening. Een deel van de gezinnen die kampen met energiearmoede is – doorgaans vanwege betalingsproblemen – uitgerust met een zogenaamde budgetmeter. Dit is een elektriciteits- of aardgasmeter waarbij – op vergelijkbare wijze als bij een prepaidkaart voor een mobiele telefoon – vooraf wordt betaald voor de te verbruiken elektriciteit of aardgas.

De geplande overgang naar digitale energiemeters is door de Vlaamse overheid aangegrepen om meteen ook een slag te slaan in de strijd tegen energiearmoede. Vanuit die gedachte wordt bij de overschakeling naar de nieuwe meters prioriteit gegeven aan de budgetmeters. Vanaf 2019 zullen er geen klassieke meter meer worden geplaatst en tegen het eind van 2022 moeten alle meters zijn vervangen door de digitale variant. De digitale meters bieden diverse voordelen voor energieaanbieders, maar met name voor hun klanten.

Smart Prepayment

Ten eerste maakt de digitale meter een uitbreiding van het huidige betaalsysteem mogelijk. Zo kan er – naast de betaling via betaalterminal, overschrijving en storting – ook 24/7 online worden betaald. Tegelijk worden de prepaid-oplaadkaarten afgeschaft, zodat klanten niet langer de deur uit hoeven om hun kaart op te laden. Bovendien kunnen ze online en via de telefoon hun saldo en verbruik bijhouden, en ontvangen gebruikers van de budgetmeters meldingen via sms en e-mail. Tot slot zijn de nieuwe budgetmeters uiterlijk niet te onderscheiden van de ‘gewone’ digitale meter, waarmee stigmatisering van de meter en zijn gebruikers moet worden voorkomen. 

Ter voorbereiding van de uitrol van de digitale budgetmeter zijn netbeheerders Eandis en Infrax – die samen 100% van Vlaanderen afdekken – in juni 2017 een pilotproject gestart dat de komst van de digitale budgetmeter voorbereidt. Via de pilot wilden de netbeheerders de ervaringen van zowel bestaande als nieuwe gebruikers van de budgetmeter evalueren. Daarnaast werd de werking van de nieuwe meters getest, evenals de praktijkervaring omtrent de ‘slimme’ verbinding van de meter met het internet. Tot slot was het project erop gericht de toezichthouders en armoedeverenigingen te overtuigen van de werking van digitale meters in prepayment, waarbij de focus lag op de betaal- en communicatiekanalen.

Ondersteuning Methis Consulting 

Gedurende het testtraject werd het programmateam van Eandis en Infrax geadviseerd en ondersteund door experts van Methis Consulting, een Nederlands-Belgisch adviesbureau dat zich heeft gespecialiseerd in diensten gericht op de energiesector. De specialisten van het kantoor hielden zich onder meer bezig met het nieuwe Smart Prepayment-platform. Hierbij was het bureau onder meer verantwoordelijk voor het opstellen van het lastenboek en de business requirements, de tool-selectie en het beschrijven van aanpassingen van de nieuwe marktprocessen ter ondersteuning van het nieuwe ‘Smart Prepayment’.      

Daarnaast hielden de adviseurs van het kantoor zich bezig met het opstellen van functionele analyses en as-is/to-be procesflows, het opmaken en uitvoeren van test plans, het analyseren en aanpassen van gerelateerde werkinstructies voor de business en het organiseren en faciliteren van workshops. Ook waren ze betrokken bij externe activiteiten rond de pilot, zoals het opzetten van een promotiecampagne om klanten over te halen tot deelname, informatiesessies met stakeholders als leveranciers en partners, het opstellen van enquêtes en evaluatie van de resultaten van het klantenonderzoek, het vormen van de verbinding tussen het businessteam en de ICT en het opstellen van handleidingen voor het platform. 

Inmiddels is het pilotproject afgerond en volgens Eandis en Infrax zijn de resultaten positief. Veertig van de deelnemende budgetmeterklanten zijn telefonisch bevraagd over het traject en hieruit komt een beeld van algemene tevredenheid naar voren omtrent de plaatsing van de meters. Hierbij worden de nieuwe mogelijkheden, zoals de mogelijkheid om online betalingen uit te voeren en meldingen via sms en e-mail, gezien als een zeer welkome vernieuwing. Ook wordt er positief gereageerd op het verloop van het gehele proces, van de communicatie en de installatie tot de nazorg.

In reactie op de samenwerking met Methis Consulting, laat een projectleider van Eandis weten: “Methis heeft een sleutelrol gespeeld in het halen van de bijzonder strakke deadline van de digitale prepayment-pilot in Vlaanderen. Door hun aanwezigheid op en kennis in de verschillende componenten van de digitale prepayment-ketting en hun pragmatische aanpak, slaagden ze erin om de focus te leggen en houden op het opleveren van de sleutelrequirements. Hierdoor hebben we na een periode van tien maanden de eerste digitale prepayment-meters succesvol kunnen uitrollen.” 

In de startblokken voor 2019

Het team is dankzij de pilot nu op de hoogte van diverse verbeter- en aandachtspunten voor de volledige uitrol van de digitale meters in 2019. Zo zijn er bepaalde stappen die door de klanten als overbodig worden ervaren en heeft men inzichten opgedaan over hoe de notificaties en informatievoorziening kunnen worden verbeterd. Op puur technisch vlak is er een beter beeld ontstaan van wat er wel en niet bevalt aan de nieuwe digitale meter. Inmiddels is voor de volgende stap een projectteam ingericht, waarbinnen Methis Consulting opnieuw een rol speelt. Het project bevindt zich momenteel nog in de opstartfase. Nu het plan van aanpak en de use-cases zijn gedefinieerd, en de business blueprints zijn opgesteld, is men bezig met het voorbereidende werk voor de diverse werkstromen.

Tijdens dit definitieve overgangstraject zal Methis Consulting bovendien ook betrokken zijn bij de veel bredere uitrol van de ‘gewone’ digitale meters. Hierbij zullen de experts van het bureau zich onder meer gaan richten op de data en diensten binnen de meters, waaronder het opzetten van het proces voor het aansturen van de gebruikerspoort en voor het op afstand aansturen van de meters. Ook gaat het bureau zich bezighouden met de diverse processen omtrent de aansluitingen, exploitatie en logistiek.