BMC en Key Control Dashboard voor In Control Statement publieke domein

11 april 2018 Consultancy.nl

BMC is een samenwerking aangegaan met het Key Control Dashboard (KCD), een hulpmiddel dat overheidsinstellingen helpt om aantoonbaar in control te zijn op processen en een effectieve interne beheersing te bereiken. Met de samenwerking positioneert BMC zich als de expert die overheidsorganisaties kan helpen bij het verkrijgen van een ‘In Control Statement’ en het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. 

Net als in de private sector ligt de laatste tijd ook in het publieke domein de interne controle en de beheersing van processen onder een vergrootglas. Er zijn veel provincies, ministeries en gemeenten waar achteraf blijkt dat ze hun financiële processen niet op orde hadden. Dit is niet alleen politiek gevoelig, maar brengt ook de uitvoering van lokaal beleid in gevaar.

In Control Statement

Om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties hun bedrijfsvoering op orde hebben, zijn er verschillende wetten en richtlijnen voorhanden, zoals de controlevoorschriften op het jaarverslag, de zogeheten In Control Statement (ICS) en de rechtmatigheidsverklaring. Ten aanzien van die laatste twee staan er de komende periode veranderingen gepland – zo zullen nieuwe voorschriften zorgen dat organisaties zelf een In Control Statement en rechtmatigheidsverklaring moeten kunnen overleggen. Waar deze twee gebieden nu nog tot het takenpakket van de externe accountant behoren, is het Ministerie van Binnenlandse Zaken in samenwerking met onder andere de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, voornemens om deze taak door te schuiven naar gemeentebesturen. 

Een ICS is een verklaring dat de interne beheersings- en controlesystemen van een organisatie adequaat en effectief zijn. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen, zodanig dat er geen grote onverwachte verrassingen zullen optreden. Dit betekent dat de planning- en controlcyclus zorgvuldig is uitgevoerd en dat er bewuste keuzes zijn gemaakt over opzet, inrichting, risico's, sturing en beheersing van bedrijfsprocessen.

BMC zet KCD in voor In Control Statement binnen het publieke domein

Het belangrijkste argument voor de verandering is het verbeteren van het democratische proces. Door de eindverantwoordelijkheid van controle voor financiële bedrijfsvoering te beleggen bij het college, neemt de accountability op lokaal niveau toe. Daarnaast kan het leiden tot een betere dialoog tussen college en gemeenteraad, waar de communicatie nu veelal loopt tussen gemeenteraad en de accountant of tussen het college en de accountant. Helemaal nieuw is het model niet: in het Verenigd Koninkrijk is een In Control Statement van gemeentebestuurders al vereist vanaf 2003 en is deze doorontwikkeld naar een breder ‘governance statement’ in 2012. 

De ontwerpwet is echter slechts een van de redenen waarom interne controle en procesbeheersing momenteel veel in de belangstelling staat. Overheidsorganisaties krijgen namelijk ook te maken met een groter wordende roep om meer transparantie, betere besluitvorming ten aanzien van uitgaven van publiek geld, de informatiebeveiliging en de naderende AVG. Al deze veranderingen stellen extra eisen aan de beheersorganisatie.

Beheersen van de ‘kosten van controle’

“Deze ontwikkelingen maken dat overheidsorganisaties een uitdaging hebben om de ‘cost of control’ te beheersen en professionals op de juiste plekken in de organisatie te krijgen”, zegt Jaap van Veen, adviseur bij BMC en gespecialiseerd in het opstellen van Planning en Control-documenten zoals de jaarrekening, begroting en tussentijdse rapportages. Hij geeft aan dat BMC in de praktijk regelmatig ziet dat veel overheidsorganisaties en -instellingen worstelen met kostenbeheersing. Dit heeft vooral te maken met het feit dat het vaak ontbreekt aan de beschikbaarheid en/of betrouwbaarheid van goede stuurinformatie. “Goede data staat aan de basis van de afwegingen die noodzakelijk zijn voor de interne controle en risicobeheersing.” Daarnaast komt het volgens Van Veen veel voor dat organisaties niet beschikken over de juiste processen en systemen om aantoonbaar vast te kunnen stellen of de organisatie in control is.

Een effectieve tool die hierbij helpt, is het Key Control Dashboard (KCD). Al tien jaar maken overheidsorganisaties gebruik van de applicatie om grip te krijgen op hun financiële processen, interne beheersing, interne controle, risicomanagement en onderwerpen als informatieveiligheid (BIG, BIR en privacy, AVG). Het Key Control Dashboard, dat is gebouwd op het platform van IFS Enterprise Operational Intelligence (een wereldwijde marktleider en ERP-leverancier), is er in drie varianten: voor de publieke markt, de zorgmarkt en financiële instellingen.
 Quote Jaap van Veen, BMC

BMC en het Key Control Dashboard voor de publieke markt

De overeenkomst tussen BMC en het Key Control Dashboard richt zich op de publieke sector. Van Veen legt uit hoe BMC al enige tijd op zoek was naar een softwareprovider die zijn adviseurs en opdrachtgevers kon helpen grip te krijgen op hun beheersprocessen. “Na een grondige selectie van meerdere leveranciers gaf de kwaliteit van het KCD de doorslag”, aldus Van Veen. Een blik op de staat van dienst van het Key Control Dashboard laat zien dat inmiddels meer dan vijftig overheidsorganisaties gebruikmaken van de oplossing, waaronder enkele ministeries, de gemeenten Hilversum, Midden-Groningen, Nieuwegein, Rotterdam, Schiedam en Zoetermeer, en de Provincie Utrecht. 

Gevraagd naar wat de belangrijkste voordelen van de tool zijn, wijst een van de klanten van het KCD, werkzaam binnen de gemeente Rotterdam, op “de gebruiksvriendelijkheid, de interne controle workflow en de flexibiliteit en ondersteuning bij toekomstige verzoeken, waaronder data-analyse en managementinformatie.”

Door de bundeling van krachten kunnen volgens Van Veen de twee bedrijven hun dienstverlening richting hun klanten verbeteren. “De domeinkennis van BMC en de kennis en tooling van KCD op het gebied van In Control en beheersprocessen vormen een krachtige combinatie. Organisaties worden hierdoor vanuit hun eigen kracht in staat gesteld om een In Control Statement en rechtmatigheidsverklaring af te geven.” Hij voegt toe: “Ook ondersteunt het KCD het proces van interne controle, risicomanagement en toetsing. Het dashboard garandeert dat de dossieropbouw ‘COS610-proof’ is en bevat tal van best practices. De efficiënte coördinatie, rapportage en adequate vastlegging staan garant voor een interne controle die ‘accountantproof’ is.”

Toch betreft dit alles veel meer dan alleen een 'afvinkoefening', benadrukt Van Veen. De tool, in combinatie met de knowhow van BMC, kan financiële afdelingen helpen bij het professionaliseren van hun interne beheersing, waardoor ze beter kunnen sturen op processen, hun omgang met actuele digitale onderwerpen zoals informatieveiligheid en privacy kunnen verbeteren, en een integraal inzicht krijgen in de status van de bedrijfsprocessen en de kwaliteit van de beheersorganisatie.
 

Naast BMC werken ook adviesbureaus EY en Yellowtail samen met het Key Control Dashboard. 

* In the ontwerpwet is de ICS geen wettelijke verplichting. Aan de hand van pilots die momenteel lopen wordt bekeken of de rechtmatigheidsverantwoording verplicht gesteld wordt. Streefdatum voor implementatie is 2020.

Nieuws