First Consulting helpt netbeheerder met verbeteren proces voor netwerkuitbreidingen

13 oktober 2017 Consultancy.nl

Onlangs heeft First Consulting een netbeheerder (zoals Alliander, Enexis, Stedin) geholpen met het verbeteren van de betrouwbaarheid en efficiëntie van de realisatieketen. Deze richt zich op het realiseren van netaanpassingen en het aansluiten van grootverbruik klanten. First Consulting heeft samen met de klant de knelpunten geanalyseerd, een verbeterplan opgesteld en de verbeteringen in de operatie gerealiseerd.

Achtergrond

Mede door de aantrekkende economie zien netbeheerders de klantvraag en daarmee het werkpakket toenemen. Daarnaast worden de netbeheerders geconfronteerd met een krapte op de arbeidsmarkt voor technisch personeel waardoor het lastig is voldoende snel op te kunnen schalen naar de benodigde capaciteit. Dit leidt ertoe dat het beoogde werk niet volledig kan worden gerealiseerd en dat doorlooptijden voor klantenaansluitingen oplopen. De leveringsbetrouwbaarheid en klanttevredenheid komt hierdoor steeds meer onder druk te staan. 

Met de huidige processen was de klant onvoldoende in staat centraal te sturen op realisatie van projecten met de hoogste prioriteit. Ook was er te weinig grip op de operationele planning, omdat deze regionaal verschillend georganiseerd was en er sprake was van een ongelijke verdeling van capaciteit over de verschillende regio’s.

First Consulting helpt netbeheerder met verbeteren proces voor netwerkuitbreidingen

Doelstelling en aanpak

Naast de initiatieven gericht op het aantrekken van extra capaciteit, is First Consulting gevraagd om de operationele processen te verbeteren zodat er zoveel mogelijk werk gerealiseerd kan worden met de bestaande organisatie. Doelstellingen hierbij waren: 

  • De beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk inzetten en hierdoor het productievolume vergroten.
  • De capaciteit op een eerlijke manier verdelen over de regio’s.
  • Betrouwbare verwachtingen m.b.t. realisatie kunnen geven aan opdrachtgevers en klanten. 

Om deze doelstellingen te realiseren is gekozen voor een agile ontwikkelproces waarbij is gestart met één regio. In een latere fase is de uitrol in de andere regio’s gerealiseerd, door het doorlopen van de volgende stappen: 

  1. Inrichten van een centrale planningsorganisatie
  2. Opschonen van het huidige werkpakket
  3. Ontwikkelen van een nieuw planningsproces in één regio
  4. Gefaseerd uitrollen naar andere regio’s

Stap 1: Inrichten van centrale planningsorganisatie
Om beter centraal te kunnen sturen is een centrale planningsorganisatie ingericht. De planners in deze organisatie werken veelal nog wel op hun eigen regiolocatie maar worden centraal gestuurd. Daarnaast worden rapportages en analyses over de realisatie van het werkpakket binnen deze afdeling ontwikkeld en periodiek gedraaid.

Stap 2: Opschonen van het huidige werkpakket
Om heldere verwachtingen over de realisatie van het werk naar opdrachtgevers en klanten te kunnen geven, zijn alle projecten ingepland in beschikbaar-gestelde tijdsloten (naast operationele sturing op het tijdig opleveren van projecten). Om dit mogelijk te maken is er een projectenscan uitgevoerd waarbij de prioriteit van het project en andere relevante planningskenmerken zijn geïnventariseerd. Op basis van de resultaten is in nauwe samenwerking een goede planning voor alle projecten opgesteld die passend was binnen de beschikbare capaciteit.

Stap 3: Ontwikkelen van een nieuw planningsproces in één regio
Omdat de planningsprocessen per regio behoorlijk verschilden en er te weinig grip was op de realisatie van het werkpakket, was er behoefte aan een nieuw planningsproces. Samen met de operatie is binnen één regio gestart met het ontwikkelen hiervan. Het proces, inclusief de verschillende rollen en verantwoordelijkheden, zijn hierbij helder uitgewerkt. Er is gestart met het nieuwe proces waarbij scherp is gekeken naar de knelpunten. Waar nodig zijn deze vervolgens actief vertaald naar aanpassingen in het proces. 

Stap 4: Gefaseerd uitrollen naar andere regio’s
De uitrol naar de andere regio’s is gefaseerd gedaan op basis van een gedegen implementatieaanpak. Hierbij is aandacht besteed aan het creëren van draagvlak, het ontwikkelen van vaardigheden van de medewerkers en het monitoren van de effectiviteit van de implementatie. 

Resultaat

De doelstellingen die gesteld zijn aan het project zijn behaald. Daarnaast is er zichtbaar meer rust en stabiliteit in de planning gekomen waardoor de organisatie beter kan focussen op de primaire taken.  

Deze case is een goed voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van de thema’s Proces, Technologie en Implementatie.

Nieuws