Gemeente Amsterdam geeft groen licht voor finance transformatie

In februari heeft een speciale enquêtecommissie, onder leiding van commissievoorzitter Marijke Shahsavari (CDA), haar resultaten gepresenteerd over de bedrijfsvoering van de financiële functie van de Gemeente Amsterdam. De resultaten liegen er niet om, en om de situatie te verbeteren is het invoeren van een verzameling van 15 beleidsinstrumenten voorgedragen. Inmiddels hebben de beleidsbepalers alle plannen overgenomen en is het de uitvoeringsfase van het programma begonnen.

De afgelopen tien jaar is de Gemeente Amsterdam meerdere keren in de problemen gekomen als gevolg van financiële wantoestanden. Zo ging de gemeente meerdere keren de fout in bij het storten van gelden op bankrekeningen van burgers en kampte het overheidsorgaan met een slechte interne staat van dienst op het gebied van het uitvoeren van financiële activiteiten en projecten. Volgens het onderzoek van de enquêtecommissie ‘Financiële Functie Amsterdam’ – die tijdens het onderzoeksproces werd ondersteund door Policy Research Corporation – hebben de inefficiënties van de financiële afdeling de Amsterdamse maatschappij tussen 2002 en 2014 minimaal €240 miljoen gekost.

Om de situatie te verbeteren heeft de enquêtecommissie een lijst opgesteld van maar liefst 15 verbeterpunten. De verbetergebieden variëren van harde veranderingen aan processen en systemen, evenals suggesties voor het verbeteren van zachte factoren (‘cultuur’) tot het verbeteren van de governance en manier waarop met stakeholders in de keten wordt samengewerkt.

Het eindrapport heeft veel stof doen opwaaien in zowel de media als binnen de gemeente zelf. Na het in ogenschouw nemen van de bevindingen heeft het college van B&W besloten alle aanbevelingen over te nemen. Op woensdag 30 maart werd het rapport ook besproken in de gemeenteraad, en ook zij stonden pal achter de plannen – alle aanbevelingen werden unaniem overgenomen. Met dit besluit is het nu aan het gemeentebestuur om de aanbevelingen in de loop van de komende maanden door te voeren in de praktijk.

Om meer te weten te komen over wat de Gemeente Amsterdam precies te wachten staat, stelde Consultancy.nl vijf vragen aan Steven Djohan, manager, en Matthijs van Hilten, consultant bij Policy Research Corporation en beiden lid van het onderzoeksteam die de enquêtecommissie van de gemeenteraad van Amsterdam ondersteunden.

Het eindrapport is door vele media “vernietigend” genoemd voor de oud-bestuurders van de Gemeente Amsterdam. Wat is het punt waar je zelf het meeste van schrok?
Voor het onderzoek is gekeken naar een lange periode (vanaf 2002) en uit de vele verhoren was een belangrijk inzicht dat de geconstateerde problemen structureel – over de gehele onderzoeksperiode – en wijdverbreid – bij verschillende gemeentelijke diensten – zich voordeden. De op het eerste oog afzonderlijke incidenten met de financiën vloeiden voort uit een ‘systeemfout’. Een systeem wat over vele jaren zo is geworden en waarvan de oorzaken en fouten niet te herleiden zijn tot één persoon of functionaris, maar een stapeling van gebeurtenissen en oorzaken. 

Zowel het college als de gemeenteraad hebben unaniem hun steun gegeven aan de 15 aanbevelingen. Wat gaf voor hen de doorslag om zo volledig achter de veranderingen te staan?
Bij het uitvoeren van het onderzoek hebben we ruim 15.000 documenten bekeken en tientallen interviews en verhoren gevoerd om de feiten boven water te krijgen en tevens aandacht te hebben voor de context waarin de feiten hebben plaatsgevonden. Analyses zijn uitgevoerd om discussie op basis van feiten mogelijk te maken. Het is mooi dat de enquêtecommissie zich heeft gericht op niet alleen het willen bestrijden van de problemen, maar ook de onderliggende oorzaken te identificeren en aan te willen pakken. Er is hierbij ook veel aandacht gegaan naar het formuleren van gedegen en concrete aanbevelingen voor zowel de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie om de problemen aan te pakken. Daarnaast is er veel aandacht geweest om het rapport leesbaar en begrijpelijk te houden voor raadsleden, burgers en professionals, iets wat ingewikkeld is bij een complex onderwerp als de financiële functie. Het is één ding om gedegen analyses en een goed technisch rapport te maken, maar het is tevens belangrijk te kijken naar de wijze waarop de boodschap wordt overgebracht. 

De combinatie van al deze aspecten tijdens het onderzoek hebben naar onze mening bijgedragen dat de ernst van de situatie naar voren is gekomen en dat de voorgestelde veranderingen worden gesteund.

Nu groen licht gegeven is aan de implementatiefase, hoe zien de komende maanden eruit?
Voor ons zit de opdracht er op. Het is nu de taak van het college om samen met de ambtelijke organisatie de aanbevelingen – die unaniem door de gemeenteraad zijn aangenomen – door te voeren. De raad is verantwoordelijk voor het opvolgen van de aanbevelingen en invoeren van de eigen aanbevelingen. Het zal tijd kosten om de financiële functie op orde te brengen, maar bij de verbeterpunten is ook rekening gehouden om de eerst en tussentijdse resultaten te tonen van verbetering. Na de zomer verwacht het college te komen met een uitgewerkt plan voor het op orde brengen van de financiële functie. We zijn erg benieuwd waar het college van Amsterdam mee gaat komen, de reactie van het college op het rapport is hoopgevend. 

Onderzoeksteam: V.l.n.r. bovenste rij: Edwin de Boer (Strated Consulting), Nicky Hoogveld, Matthijs van Hilten. V.l.n.r. onderste rij: Steven Djohan, Chris Peeters, Jasper van Dijke (allen Policy Research Corporation). 

De aanbevelingen hebben betrekking tot een aantal uiteenlopende thema’s en functionele gebieden. Is er al meer inzicht in wat het belang is van de voorstellen en in hoeverre deze haalbaar zijn?
De aanbevelingen vormen een set die in samenhang gezien moet worden. Gegeven de dieperliggende problemen in het systeem (‘weeffouten’) zijn ook aanbevelingen gedaan voor verschillende samenhangende thema’s. De aanbevelingen zijn allen erop gericht om de weeffouten in het systeem aan te kunnen pakken en de financiële functie in Amsterdam te verbeteren. Voor de aanbevelingen is gekeken naar niet alleen noodzaak, maar ook haalbaarheid en realisme. Er is gekeken naar bestaande praktijken bij anderen gemeenten, overheid en het bedrijfsleven waar deze aanbevelingen al dagelijkse praktijk zijn. Het doorvoeren van de aanbevelingen zal tijd kosten, maar er is zoveel mogelijk rekening gehouden om al binnen een jaar tussentijdse resultaten te kunnen tonen.

Tot slot, wat is precies de rol van Policy Research Corporation bij de uitrol?
De enquêtecommissie heeft décharge gekregen en daarmee is ook onze rol als ondersteuning van de gemeenteraad ten einde. Uit het intensieve en leerzame traject van Amsterdam hebben we veel kennis opgedaan die we inzetten voor andere projecten en opdrachtgevers.