First Consulting verbetert risicomanagementproces bij infrastructuur bedrijf

First Consulting heeft recentelijk een infrastructuur bedrijf (zoals Dura Vermeer, ProRail, Knipscheer, Volker Wessels) ondersteund bij het verbeteren en implementeren van het risicomanagementproces. Het bedrijf heeft een aantal regiokantoren, waarbij in iedere regio de afdeling Asset Management (AM) onder andere verantwoordelijk is voor het registeren en oplossen van risico’s. Risico’s kunnen bijvoorbeeld zijn bomen die over de weg hangen, graafschade, diefstal of schade aan de infrastructuur door knaagschade door dieren.

Achtergrond: Geen eenduidig en consistent risicomanagementproces
Elke regio heeft veel vrijheid in de manier waarop het risicomanagementproces wordt ingevuld en taken en verantwoordelijkheden zijn belegd. Hierdoor is het proces tussen de regio’s inconsistent en kan het voorkomen dat gelijke risico’s in verschillende regio’s verschillend worden behandeld. Daardoor is het ook lastig om van elkaar te leren, wanneer bijvoorbeeld een andere regio dezelfde soort risico’s al heeft opgelost.

Mendix applicatie als ondersteuning voor risicomanagement
In een paar regio’s wordt gebruik gemaakt van een SharePoint applicatie. Deze applicatie is echter niet stabiel en robuust. First Consulting is gevraagd om een stabiele, flexibele en gebruiksvriendelijke applicatie te ontwikkelen, ter ondersteuning van het risicomanagementproces. Dit wordt gerealiseerd met Mendix. Mendix is software waarmee snel, flexibel en op maat gewerkt kan worden door de eindgebruiker. First Consulting is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van deze applicatie.

De applicatie heeft als doel om op een consistente manier risicomanagement correct uit te voeren in de regio’s. De applicatie is flexibel gebouwd, met duidelijke rollen, zo weinig mogelijk restricties en een heldere en duidelijke workflow. Zo kunnen gebruikers makkelijk informatie registreren en kan het management eenvoudig informatie uit de applicatie halen. Deze gestructureerde manier van werken helpt bij het uniformeren van het risicomanagementproces.

Na de bouw van de applicatie heeft First Consulting tevens de datamigratie vanuit SharePoint naar Mendix gerealiseerd en verzorgt het consultancy bedrijf het functioneel beheer. In nauwe samenspraak met IT worden als onderdeel van dit beheer regelmatig updates van de applicatie in gebruik genomen.

Daarnaast heeft First Consulting samen met de klant een inventarisatie gemaakt van verschillen in het risicomanagementproces tussen de regio’s, zodat het management keuzes in werkwijze kan maken om een eenduidig en consistent risicomanagementproces te realiseren.

De implementatie
Randvoorwaarde voor succes is een soepele implementatie waarbij eindgebruikers worden opgeleid in het gebruik van de risicomanagementapplicatie en de borging van het risicomanagementproces binnen alle regio’s. In train de trainer sessies worden risicomanagers als “key-users” volledig opgeleid voor alle activiteiten die in de applicatie uitgevoerd kunnen worden. Zo kunnen de risicomanagers samen met First Consulting de eindgebruikerstraining verzorgen en ook na de implementatie eventuele vragen over de applicatie blijven beantwoorden. Op deze manier blijft de kennis en het eigenaarschap binnen het bedrijf.

In de eerste regio’s worden bijna 150 mensen opgeleid om met de applicatie te werken. Het management van het bedrijf is gevraagd bij elke training de aftrap te verzorgen, om op die manier het draagvlak te vergroten. Daarnaast zijn er regionaal beheerders aangesteld en zijn er inloopvragenuren gepland, zodat gebruikers vragen kunnen blijven stellen.

Naast de applicatietrainingen begeleidt First Consulting ook het opzetten van een procestraining waarin onder andere de verandering in rollen en verantwoordelijkheden aan bod komen.

Resultaat: veiliger, goedkoper en meer compliant
Met goed gebruik van de applicatie, het proces en de risicomatrix komt er veel consistenter zicht op de risico’s. Daarmee wordt er actief, gedoseerd en gestructureerd op de juiste risico’s gestuurd. Hierdoor wordt de kans op ongelukken, vertragingen en andere klanthinder verder verkleind en worden kosten vermeden.

Deze case is een goed voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van de thema’s Business Process, Business Implementation en Business Technology.