Satriun Group en Tagetik helpen TeamViewer met CPM transitie
Binnen een periode van zes maanden heeft softwareleverancier TeamViewer zijn financiële consolidatie en rapportage-activiteiten herzien. Het resultaat: betere en snellere rapportageprocessen en meer grip op de geconsolideerde jaarrekening. De transitie werd doorgevoerd in samenwerking met consultancybureau Satriun Group en CPM softwareleverancier Tagetik.
TeamViewer, opgericht in 2005, is een Duitse ontwikkelaar van softwarematige remote support solutions. De oplossingen die het bedrijf aanbiedt maken onder meer online meetings, en onderhoud en ondersteuning op afstand mogelijk en ondersteunen bij het behalen van e-learning doelstellingen. De oplossingen zijn voornamelijk cloud-based en faciliteren onder meer werken vanuit huis. Met meer dan 200 miljoen actieve gebruikers in meer dan 200 landen is TeamViewer een van de grootste spelers in het wereldwijde cloud-software segment.
In de zomer van 2014 werd TeamViewer overgenomen door private equity bedrijf Permira. Als onderdeel van de overnamedeal vroeg de nieuwe eigenaar TeamViewer om een modernisatie van de financiële afdeling te starten. Tot aan dat moment werden de meeste van de financiële consolidatie- en rapportage activiteiten van het bedrijf gemanaged via een op Excel gebaseerd proces. De snelle groei van het bedrijf, met vestigingen in Duitsland, de VS, Australië, Armenië en het Verenigd Koninkrijk, zorgde voor toenemende druk op het rapportageproces, en had tot gevolg dat het financiële team te veel tijd kwijt was aan het verzamelen, verwerken en corrigeren van data. Bovendien wilde Stephan Kniewasser, CFO van TeamViewer, twee primaire doelstellingen realiseren: voldoen aan de rapportage-eisen van de nieuwe aandeelhouders van het bedrijf en het versterken van zijn financiële- en controleprocessen in voorbereiding op een potentiële beursgang.
Met deze uitdaging voor ogen schakelde TeamViewer de hulp in van Satriun Group, een consultancybureau dat zich specialiseert in Corporate Performance Management. De consultants kregen de opdracht om te helpen bij het stroomlijnen en versnellen van de financiële processen rondom consolidatie en rapportages. De opdracht omvatte bovendien het verbeteren van inzicht, het versterken van datakwaliteit en het mogelijk maken van betere prestatieanalyses, vertelt Casper van Leeuwen, partner bij Satriun Group en project lead consultant. “In het op Excel gebaseerde rapportageproces was er alleen een kasstroomoverzicht beschikbaar op geconsolideerd niveau. TeamViewer wilde kasstroomoverzichten kunnen maken op zowel entiteit- als geconsolideerd niveau. Bovendien wilde het financiële team de managementrapportage verbeteren en het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening zo veel als mogelijk automatiseren.”
Nadat de situatie in kaart was gebracht, kwam het projectteam tot de conclusie dat er twee cruciale verbeterpunten waren. Ten eerste moest het datamodel, en dan voornamelijk het rekeningschema, worden herzien om beter te kunnen voldoen aan de eisen die TeamViewer stelde. Ten tweede moest er CPM-technologie in huis gehaald worden ter vervanging van Excel. Deze CPM-technologie werd gevonden in de vorm van Tagetik. “We hebben een financieel datamodel ontworpen dat aan TeamViewer’s eisen voor managementrapportages voldeed, evenals aan die van IFRS. Meer dan honderd validatiecontroles borgen de kwaliteit van de geleverde informatie in de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht”, vertelt Van Leeuwen. Vanuit deze stevige basis werkte het team verder aan het ontwerp van relevante omzetsplitsingen per product en licentie, en per afdeling voor operationele kosten. Na goedkeuring door TeamViewer werd het datamodel vervolgens gerealiseerd in Tagetik.
Tegelijkertijd met het uitwerken en bouwen van de oplossing, startte het projectteam met de voorbereidingen voor de ingebruikname – een fase die cruciaal is voor het slagen van het project. Er werd een roadmap ten behoeve van de uitrol opgesteld, eindgebruikers werden betrokken via communicatie en verandermanagementinitiatieven en er werd een leer & ontwikkel-aanpak gedefinieerd. Voor dit laatste werden onder meer Tagetik handleidingen en trainingen ontwikkeld, op basis van een gecombineerde benadering – een combinatie van klassieke leermethodes met learning-on-the-job, op maat gebracht voor de behoeften van de doelgroep. Vervolgens werden de eindgebruikers getraind in de nieuwe manier van werken en werd de Tagetik applicatie “binnen de gestelde tijd en budget in gebruik genomen”, aldus Van Leeuwen.
De livegang verliep “soepel”, een prestatie die werd bevestigd tijdens de formele evaluatie twee maanden na de ingebruikname. Vragen en opmerkingen werden door het post go-live projectteam snel opgepakt. De financiële processen zijn nu “volledig geautomatiseerd” laat Van Leeuwen weten. “Het geconsolideerde kasstroomoverzicht is in Tagetik binnen enkele minuten klaar, terwijl het voorheen dagen duurde om deze op te stellen”, wijst Van Leeuwen op de efficiëntieverbeteringen. Bovendien worden de IFRS-rapportages volledig vanuit Tagetik ondersteund, waaronder de rapportages op het gebied van financiële risico’s, buiten de balans blijkende verplichtingen en reconciliaties van vennootschapsbelasting.
Kniewasser kijkt positief terug op de transitie en geeft aan: “We hebben met zowel Tagetik, ons nieuwe corporate performance management systeem, als met implementatiepartner Satriun Group de optimale oplossing gevonden. Met hun hands-on mentaliteit en klantgerichte benadering hebben zij ons geholpen om onze doelen binnen de gestelde tijd en binnen budget te behalen.”
