Program Canvas: Snel en samen naar de kern van een programma

Theo van der Tak (voormalig Twynstra Gudde), Björn Prevaas (Twynstra Gudde) en Hans Cremer (voormalig ABN AMRO) hebben het boek ‘Program Canvas – Samen naar de kern van je programma’ uitgebracht. Het managementboek biedt een nieuwe benadering die opdrachtgevers, programmamanagers, programmateams en hun stakeholders helpt om sneller en samen tot de kern van een programma door te dringen. Hierbij hebben ze de populaire Canvas-methodiek gebruikt en omgevormd tot het Program Canvas. 

Organisaties krijgen in een steeds hoger tempo te maken met veranderingen en zoeken naar manieren om daarmee om te gaan. Regelmatig maken ze hierbij gebruik van programma’s en programmamanagement om die veranderingen doelgericht aan te pakken en aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van nieuwe manieren van werken, reorganisaties, een programma als ‘Ruimte voor de Rivier’ of de transformaties in het sociale domein. Het grote belang van dit soort programma’s wordt benadrukt door de aanzienlijke grootte van het vakgebied: anno 2016 hebben organisaties programma’s van soms honderden miljoenen aan budget. Zowel bedrijven als overheidsorganisaties maken steeds meer gebruik van programmamanagement. 

Ondanks het grote belang en de grote hoeveelheid aandacht die project- en programmamanagement krijgen in managementland – en alle best practices, checklists en tips die voorbijkomen – komen onderzoeken keer op keer tot de conclusie dat het succesvol uitvoeren van projecten en programma’s een grote uitdaging is. Aan de basis lijkt een simpele opdracht te liggen: het verzekeren dat vooraf gestelde doelen en businesscase drivers binnen de gegeven tijd behaald worden, binnen het beschikbare budget en vastgestelde kwaliteitsniveaus, en met zo min mogelijk verstoring van de dagelijkse gang van zaken. Toch wijzen de statistieken uit dat de uitvoering van projecten ondermijnd wordt door een scala aan complexe structuren, afwijkend gedrag en onderling afhankelijke taken die uitgevoerd moeten worden. Volgens diverse onderzoeken behaalt rond de helft van de projecten zijn doelstellingen niet, terwijl meer pessimistische onderzoekers zelfs zover gaan om te zeggen dat 70% van de veranderinitiatieven niet succesvol is.

Een van de belangrijkste uitdagingen waar programmamanagers mee te maken krijgen – van de tientallen die opgenoemd kunnen worden – is het programma voorzien van een goede strategie en het creëren van eigenaarschap voor de doelen. “Programma’s zijn vaak complex en lastig te realiseren en de opgave is inhoudelijk ingewikkeld. Dat wordt nog complexer door de uiteenlopende visies en belangen van de betrokkenen”, zegt Björn Prevaas. Prevaas is al meer dan tien jaar werkzaam voor Twynstra Gudde en in die hoedanigheid betrokken geweest bij de inrichting en uitvoering van tientallen programma's. “Het begint vaak met mooie overzichten, maar dan. Hoe krijg je die nu omgezet in een samenhangende aanpak waarvoor mensen eigenaarschap willen tonen?”

In een drang om alles inzichtelijk te maken laten programmamanagers zich regelmatig verleiden tot het maken van dikke programmaplannen, beschrijvingen van business cases, programmaorganisaties en besluitvormingsprocedures, voortgangsrapportages, risicoanalyses, en nog veel meer andere documenten. “Dat resulteert doorgaans in veel tekst, tabellen en schema’s, kortom in een stevige stapel papier. Voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer”, aldus Van der Tak.

In hun dagelijkse werk merken de auteurs steeds vaker dat er behoefte is aan aanpakken die opdrachtgevers, programmamanagers en hun teams in staat stellen snel tot de kern van een programma te komen. “Dit helpt hen met het structureren van de belangrijkste aandachtspunten en met het uitdragen van een kort, bondig en aantrekkelijk verhaal over hun programma”, zegt Van der Tak. Ook stakeholders zijn gebaat bij zo’n bondige ‘elevator pitch’. “Opdrachtgevers zijn vaak verantwoordelijk voor verschillende projecten en programma’s. Zij hebben ook behoefte aan compacte plannen en overzicht.”

In dit kader namen Van der Tak, Prevaas en Hans Cremer jaren geleden het initiatief om een alternatief te ontwikkelen. De drie adviseurs kenden elkaar van meerdere gezamenlijk uitgevoerde opdrachten. Van der Tak werkte intensief samen met Cremer in een opdrachtnemer-opdrachtgeversetting tijdens een opdracht bij ABN AMRO. Naast gezamenlijke opdrachten werkten Prevaas en Van der Tak ook samen aan een online boek voor programmamanagement getiteld ‘Werken aan Programma’s’ (dit boek werd in juni 2014 uitgebracht).

Samen met een community van programmamanagers van allerlei organisaties in binnen- en buitenland werd co-creërend het ‘Program Canvas’ ontwikkeld. De aanpak, geïnspireerd door het ‘Business Model Canvas’ van Alex Osterwalder en de Golden Circle van Simon Sinek, is een visuele representatie van de belangrijkste onderdelen en elementen van een programma. “Het Program Canvas is een nieuwe manier om snel en in dialoog tot de kern van een programma te komen en deze op één A3 te beschrijven”, zegt Prevaas. Het model is de afgelopen jaren aan de hand van feedback en praktijkervaring verfijnd – nu bestaat het uit zestien verschillende elementen waaruit een programma is opgebouwd, verdeeld over zeven cruciale vragen:

• Waartoe? (context, aanleiding en ambitie)
• Hoe? (doelen, belanghebbenden, strategie)
• Wat? (baten, resultaten, inspanningen)
• Wat niet? (afbakening, ongewenste effecten)
• Wie? (organisatie)
• Waarmee? (middelen)
• Waarbinnen? (kansen, bedreigingen, randvoorwaarden)

“Het model, dat in de loop van enkele jaren is ontwikkeld, is niet bedoeld om compleet te zijn”, aldus de auteurs, die daar aan toevoegen: “maar wel om de essenties van het programma bloot te leggen en deze in samenhang en beknopt te visualiseren. Het opstellen van een canvas zorgt ervoor dat de betrokkenen de essenties met elkaar doorleven, waardoor meer eigenaarschap voor het programma ontstaat.”

In het nieuwe boek, getiteld ‘Program Canvas - Samen naar de kern van je programma’, laten Van der Tak, Prevaas en Cremer zien hoe de nieuwe methodiek werkt. Dit doen ze aan de hand van voorbeelden en ondersteund met commentaren van programmamanagers die de aanpak al hebben omarmd. Om de toepassing van de methode te vereenvoudigen hebben de auteurs diverse hulpmiddelen ontwikkeld, zoals een A0-poster van het Program Canvas en een set hulpkaarten met vragen. De auteurs gaan bovendien in het boek in op de manier waarop het canvas zich verhoudt tot allerlei benaderingen van programmamanagement.

“Met het Program Canvas krijg je meer eigenaarschap, overzicht en enthousiasme”, sluit Van der Tak af.