PPM: Succesvol veranderen met portfoliomanagement

Project Portfolio Management (PPM) is een methode die helpt bij het sturen en besturen van alle projecten in uw organisatie. PPM ondersteunt bij beslissingen, zodat gelden en middelen optimaal worden ingezet. Daarom is PPM op meerdere plekken belegd in de organisatie en direct gekoppeld aan het hoogste managementniveau. 

Wat levert PPM op?
Complexe verandertrajecten zijn overzichtelijk en bestuurbaar in een goed ingerichte portfolio-omgeving. Programma’s en projecten zijn aan elkaar gekoppeld, zodat deze in samenhang kunnen worden aangestuurd waardoor strategische en maatschappelijke doelstellingen eerder worden gerealiseerd. U kunt een heldere koers uitzetten met thema’s waaraan uw medewerkers zich graag verbinden en waaraan zij met trots en passie meewerken. Daarnaast zorgt het invoeren van portfoliomanagement voor duidelijke processen, eigenaarschap, samenwerking, voortgangsbeheersing en dashboards met scenario’s waarop kan worden gestuurd. Met als resultaat: inzicht, grip en sturing, gecombineerd met verbinding en passie. U zit in de ‘regisseursstoel’. Portfoliomanagement inrichten en implementeren heeft tijd, focus en koers nodig, maar levert grote baten op!

De uitdaging
Het inrichten van portfoliomanagement is een complex proces. Er zijn veel betrokkenen, gedrag en cultuur spelen een belangrijke rol en er is sprake van een nieuwe werkwijze. Het succes van portfoliomanagement zit in de volgende uitdagingen:

• weten betrokkenen wat portfoliomanagement is en wat stakeholders er mee willen;
• kan het spanningsveld tussen de belangen van de businessunits versus de organisatiebelangen worden doorbroken;
• accepteert het management in de organisatie de nieuwe manier van sturen en besturen;
• is er een sponsor op het hoogste niveau die bij escalaties kan bemiddelen en/of beslissen;
• willen de betrokkenen positief meebewegen met de nieuwe veranderingen;
• past de gekozen nieuwe werkwijze en structuur bij de cultuur van de onderneming en bij het gedrag van de medewerkers en het management.

Om PPM goed te laten functioneren is standaardiseren belangrijk, zodat analyses en rapportages helder zijn en worden opgesteld op basis van de juiste feiten. Pas dan wordt inzichtelijk of, wanneer en met welke kwaliteit en risico’s de strategische doelen van de organisatie worden gerealiseerd. Voorwaarden hiervoor zijn:

• duidelijkheid geven in de stappen van het veranderproces;
• handelen volgens afspraken en rollen;
• weten wie de stakeholders zijn;
• sturen op baten in plaats van op projectkosten;
• hanteren van (keten)processen;
• elkaar effectief aanspreken op gedrag;
• denken in resultaten;
• behaalde resultaten kunnen plaatsen in het grotere geheel – verbinden van  kennis en toegevoegde waarde;
• goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap;
• helder en eenduidig communiceren. 

Hard en zacht gaan hand in hand
Intermedius ontwikkelde een Project Portfolio Ontwikkelingsmodel om met genoemde uitdagingen en voorwaarden aan de slag te gaan. Dit model maakt inzichtelijk waar je als organisatie staat en waar de uitdagingen zitten. Maar ook: wat is de volgende stap? Wat moet worden gedaan om PPM verder te professionaliseren? Bij Intermedius zijn wij ervan overtuigd dat ‘harde’ kenmerken implementeren alleen zinvol is als de ‘zachte’ kenmerken ook op orde zijn. Daarvoor worden enkele stappen doorlopen.

Ontwikkelingsmodel portfoliomanagement op basis van de harde en zachte kant.

Eerst wordt een veranderontwerp gemaakt, samen met de belangrijkste stakeholders. Daarbij komen de volgende vragen aan de orde:

• waarom voeren we PPM in;
• wat zijn de doelen die we willen bereiken;
• met wie en voor wie doen we het en hoe gaan we het gezamenlijk implementeren.

De volgende punten zijn daarbij van belang:

• kleine stappen;
• het realiseren van quick wins;
• continu afstemming met stakeholders en verwachtingsmanagement over de ingeslagen koers.

Wij zorgen vervolgens voor:

• duidelijke processen;
• eigenaarschap;
• samenwerking;
• voortgangsbeheersing en dashboards (met scenario’s) over alle projecten heen.

De adviseurs van Intermedius begeleiden en implementeren complexe verandertrajecten. Het bureau heeft in de loop der jaren ongeveer 300 opdrachten uitgevoerd voor banken, verzekeraars, gemeenten, ministeries, ZBO’s, energiebedrijven, onderwijsinstellingen  en dienstverlenings- en productiebedrijven.