Project Doctor: Beheersbaar houden van IT projecten

Jaarlijks gaan er miljarden verloren binnen zowel de publieke als private sector door het falen van IT-programma’s en projecten. Om deze verspilling te stoppen deed Niels Groen, adviseur bij BlinkLane Consulting, de afgelopen jaren aan de Universiteit Maastricht uitgebreid onderzoek naar het onderwerp. Het resultaat: ‘Project Doctor’, een aanpak waarmee IT-projectbestuurders de beheersbaarheid van hun projecten kunnen verbeteren.
 
Falende IT-projecten
Het is een bekend verschijnsel: grote IT-projecten monden vaak uit in grote mislukkingen. Projecten lijken oneindig door te lopen, zonder dat het beoogde resultaat bereikt wordt, en kosten blijven oplopen. Dit fenomeen wordt ook wel ‘projectescalatie’ genoemd. Een onderzoek uit 2012 toont aan dat ‘slechts’ 39% van IT-projecten succesvol is (op tijd, binnen budget, met de beoogde resultaten); 43% moeizaam verloopt (te laat, budgetoverschrijdend, maar wel met het beoogde resultaat); en 18% faalt (niet afgerond, of bijvoorbeeld wel afgerond maar nooit gebruikt).

 
Over het algemeen is er zowel in de publieke als private sector sprake van mislukkende IT-projecten. Wel is het zo dat de mate waarin het fout gaat per wereld flink verschilt. Binnen de private sector kampen honderden, zo niet duizenden bedrijven met mislukte IT-projecten. Bij de overheid gaat het gemiddeld genomen over een kleiner aantal programma’s, maar zijn de gevolgen veelal veel groter, doordat de projectbudgetten aanzienlijk hoger liggen. Ter illustratie: over eenzelfde periode hebben 100 grote bedrijven zo’n €1,7 miljard besteed aan 6.000 projecten waar de Rijksoverheid zo’n €4,2 miljard besteedde aan 73 projecten. 
 

 
Onvolwassen IT-projectbeheersing overheid
Met zoveel op het spel en zoveel beschikbare onderzoeken en best practices, zou je zeggen dat bestuurders en IT-managers in de loop van de tijd voldoende lessen zouden trekken uit eerdere ervaringen. Toch blijkt in de praktijk dat het besturen van complexe programma’s een grote uitdaging vormt. Zo concludeerde de parlementaire onderzoekscommissie ICT-projecten bij de overheid, onder leiding van VVD Tweede Kamer lid Ton Elias, eind vorig jaar nog dat het Rijk blijft falen als het gaat om het beheersen van de IT-projectenportefeuille. Dit heeft volgens Elias deels te maken met randvoorwaarden zoals onvoldoende controle en problemen bij ICT-aanbestedingen, maar ook gebrekkige executie. Dit geldt voor zowel de beginfases van een programma, zoals de planning en business case fase, als de uitvoeringsfase.
 
Project Doctor
Om beter te begrijpen hoe IT-projectbeheersing verbeterd kan worden, besloot Niels Groen, adviseur bij BlinkLane Consulting, promotieonderzoek te doen naar het onderwerp. Centrale vraag: hoe komt het dat IT-projecten en -programma’s zo vaak uit de hand lijken te lopen (projectescalatie) en wat kan er aan worden gedaan om verspilling van geld te stoppen of voorkomen? Uit het onderzoeksprogramma kwamen diverse interessante feiten en conclusies naar voren, en door de informatie te bundelen in een raamwerk meent Groen een aanpak te hebben ontwikkeld – door hem ‘Project Doctor’ genoemd – die IT-projectbestuurders vooruit kan helpen.
 

 
“De kerngedachte achter Project Doctor is dat voorkomen beter dan genezen is”, zegt Groen. Hij wijst op het feit dat hoe langer grote projecten al onderweg zijn, hoe moeilijker het wordt om nog aan te passen of te stoppen. “Het is net als een zeetanker; hoe meer vaart die heeft, hoe moeilijker het is om van koers te veranderen of te stoppen. Dit heeft in het geval van een IT-project bijvoorbeeld te maken met de hoeveelheid geld die al in het project geïnvesteerd is”, voegt hij toe. Met dat in het achterhoofd, bovenop het hoge percentage van falende projecten, stelde Groen een model op dat een preventieve aanpak combineert met monitoring en de-escalatie methoden, voor het geval dat het misgaat. Drie diensten staan hierin centraal: 
 
Pre-project assessment en aanbevelingen
Voordat het project start, wordt het risico van projectescalatie bepaald en worden aanbevelingen gedaan hoe het voorkomen kan worden.
 
Onafhankelijke monitoring tijdens het project
Zelfs als vooraf stappen zijn genomen om projectescalatie te voorkomen, kunnen nieuwe omstandigheden alsnog leiden tot projectescalatie. Regelmatige en onafhankelijke reviews zijn een bewezen manier om de kans hierop gedurende de executie te verlagen. Ligt het project nog steeds op koers om het beoogde eindresultaat te halen? Indien nodig worden aanpassingen gemaakt.
 

 
Project de-escalatie
Als een project al geëscaleerd is, maar de organisatie niet in staat is om het project te beëindigen, helpt Project Doctor om verdere overschrijding van het budget te voorkomen en alsnog waarde te onttrekken aan reeds bereikte resultaten. Het project wordt op een verantwoorde manier beëindigd en vervolgens wordt een evaluatie gedaan om te reflecteren en te leren.
 
Significant verbeteren
Door deze aanpak in te zetten gelooft Groen dat bedrijven de beheersbaarheid van hun IT-projectenportfolio “significant” kunnen verbeteren, hoewel er vooralsnog geen concrete resultaten voorhanden zijn. Het onderzoek en de resultaten worden in juli van dit jaar gepubliceerd door Universiteit Maastricht in het proefschrift ‘Understanding E-government Project Escalation’. Sinds eind 2014 wordt de methode al toegepast op de dagelijkse werkzaamheden van diverse BlinkLane Consulting adviseurs.