Benchmark declarabiliteit en tarieven voor adviesbureaus
Als gevolg van het veranderende landschap in de consulting markt, zagen adviesbureaus zich de afgelopen jaren gedwongen om het management van de interne operaties te professionaliseren. Twee van de belangrijkste aspecten omvatten het maximaliseren van de ‘chargeability’ van consultants en het vinden van de juiste risico-opbrengsten balans tussen vaste prijs versus ‘time & material’ prijsafspraken. Aangezien er geringe data beschikbaar is binnen de consultingmarkt kijkt Consultancy.nl naar hoe twee andere domeinen binnen de zakelijke dienstverlening – ingenieurs en architecten – omgaan met deze uitdaging.
De opbrengsten van consultancybureaus wordt in principe bepaald door twee factoren: de gemiddelde tarieven per uur (fees) en het volume van het uitgevoerde werk, vaak omschreven als de ‘declarabiliteit’ van consultants*.
Als gevolg van de crisis zijn fees onder druk komen te staan. Diverse marktonderzoeken van de afgelopen periode laten zien dat fees gemiddeld genomen zijn gedaald met tussen de 5% tot 20% (afhankelijk van bijvoorbeeld segment en de gebruikte bron) – binnen sommige high-impact domeinen zoals bijvoorbeeld de publieke sector of detacheringssegmenten zijn de tarieven zelfs nog meer gedaald.
Om de winstgevendheid op peil te houden zijn adviesbureaus hierdoor scherper gaan sturen op onder meer de declarabiliteit van hun consultants.
Declarabiliteit
Het managen van de chargeability brengt op hoofdlijn twee aspecten met zich mee. Allereerst betekent het dat het aanbod van adviseurs in balans moet zijn met de vraag naar consultants, wat de afgelopen jaren in de praktijk betekende dat de meerderheid van adviesbedrijven het aantal FTE’s moest verlagen.
Ten tweede is een grondig en efficiënt forecasting en resource management proces nodig om het maximale te halen uit het verkooppotentieel. Voor consultancybureaus liggen deze twee aspecten aan de basis van hun interne operaties: Op maandelijkse – soms (twee)wekelijkse – basis hebben partners en engagement managers de verantwoordelijkheid om de bezettingsgraad te maximaliseren, rekening houdend met het feit dat ze tegelijkertijd het risico voorkomen dat business verloren gaat door een gebrek aan personeel.
De belangrijkste vraag is: welke mate van declarabiliteit is optimaal? Het theoretische antwoord is natuurlijk 100%, in de praktijk is die echter niet te realiseren**.
Gedetailleerde data over utilisation rates in de consulting sector is niet eenvoudig beschikbaar, maar als een stelregel gaan analisten uit van het volgende: voor consultancybureaus actief binnen het hogere segment van de markt is een chargeability rate van 65% nodig om break-even te lopen, terwijl een percentage tussen de 65% en 70% net voldoende lijkt om te overleven. Vanaf 70% kunnen consultancybureaus een redelijke winst maken en vanaf 75% spreken partners van een goed resultaat.
Een recent onderzoek van Deltek en NLingenieurs (‘Trends & Challenges in Architecture & Engineering’) biedt een interessante benchmark voor consultancybureaus. De internationale dienstverlener, een aanbieder van ERP software voor professionele zakelijke dienstverleners, ondervroeg meer dan 200 internationale beslissers van ingenieurs- en architectenbureaus over hun interne operaties.
De resultaten tonen aan dat gemiddeld genomen, de meerderheid van deze organisaties een chargeability van tussen de 71% - 80% realiseren. Een overzicht:
Het onderzoek onderstreept een ander aspect dat ook gangbaar is binnen de adviesbranche: meer dan een kwart van de factureerbare uren (26%) wordt niet financieel gerealiseerd. Dit kan verscheidene redenen hebben, hoewel het meest waarschijnlijke scenario is dat vaste-prijs projectbudgetten worden overschreden, of de prognoses waren van een dusdanig slechte kwaliteit dat consultancybureaus ervoor kozen om niet te factureren.
Vaste-prijs versus Time & Material
Een andere belangrijke trend waarmee partners en engagement managers in de adviesbranche te kampen hebben is het type contract dat ze met klanten overeenkomen. Sinds enkele jaren is er een trend zichtbaar waarbij een verschuiving plaatsvindt van vaste prijs / Time & Material (‘uurtje factuurtje’) naar meer resultaatgeörienteerde fees.
Ook hier biedt het Deltek rappport een referentiekader voor consultants. In 61% van de projecten komen ingenieurs- en architectenbureaus een vaste prijs overeen, terwijl in 38% van gevallen de samenwerking verloopt via een vast uurtarief.
* Declarabiliteit wordt gedefinieerd als het % factureerbare uren van alle factureerbare uren. Binnen de markt staat het ook bekend onder de termen ‘utilisation rate’ of ‘ chargeability’.
** Chargeability is een gemiddelde van de bezettingsgraad van alle consultants, variërend van junior consultants tot partners. Naarmate consultants opklimmen binnen de gelederen daalt hun declarabiliteitsdoelstelling van 75% - 80% naar ongeveer 60% voor Managers en onder de 30% voor partners. Hun ‘resterende’ tijd wordt besteed aan andere activiteiten, zoals business development, project en resource management en interne operaties. Als gevolg hiervan, is binnen traditionele consultancybureaus met een pyramide werknemersstructuur een gemiddelde chargeability van grofweg meer dan 85% op de lange termijn niet haalbaar.
