Magnus helpt WE Fashion bij omni-channel strategie

WE Fashion heeft onlangs zijn webwinkel een complete make-over gegeven. Een van de belangrijkste verbeteringen ten opzichte van de oude site is de focus op omni-channel. Hierdoor speelt het modebedrijf in op de wens van consumenten om ‘op elk moment, overal, en op ieder apparaat’ te shoppen. Consultancyorganisatie en technologiespecialist Magnus uit Naarden speelde een belangrijke rol in de realisatie van deze omni-channel strategie.

Kledingbedrijf WE Fashion heeft circa 250 winkels en 3.000 medewerkers verspreid over zeven Europese landen*. Het hoofdkantoor en internationale distributiecentrum van WE Fashion is gevestigd in Utrecht. Net als bij andere retailers voelde WE Fashion de noodzaak om in te spelen op de veranderende vraag van consumenten. Als gevolg van de stijging van online en mobile zoeken consumenten met toenemende mate een omni-channel ervaring – een shopping belevenis die online combineert met een bezoek aan fysieke winkels.

De vroegere site, die dateert uit 2009, was niet langer in staat om te voldoen aan de nieuwe generatie consumenten. Bovendien bracht het uitdagingen met zich mee voor de interne bedrijfsvoering, aangezien er bijvoorbeeld weinig verbinding was tussen de webwinkel en fysieke vestigingen. “Op een gegeven moment kon de site niet meer meerekken met onze ambities en besloten we een nieuwe te lanceren" aldus Martine Baarschers, e-commerce manager van WE Fashion.

Systeemlandschap

“Na een intensieve periode van functioneel design van de webshop, viel uiteindelijk de beslissing om niet alleen de voorkant te vernieuwen, maar ook de achterkant”, licht Irene Overweel, Programme en deliverymanager van WE Fashion, toe. “Het complete systeemlandschap moest aangepast worden”, vervolgt Overweel. “Dat betekende een enorme scope, een project als een ijsberg. De voorkant – de nieuwe webshop – is zichtbaar als het topje van de ijsberg. Maar aan de achterkant – het onzichtbare deel van de ijsberg – werd alle integratie vervangen, nieuwe applicaties werden geïmplementeerd en bestaande werden ontsloten op de nieuwe back-office. De keuze is gevallen op Magnus, als externe partner, met name vanwege het track record op het gebied van e-commerce implementaties”.

De zogeheten ‘Switch-applicatie’, ontwikkeld met de Mendix technologie, werd gekozen om te fungeren als back-office engine voor de omni-channel omgeving. Na een aantal maanden ontwerpen van het nieuwe landschap werd rond juli 2013 de bouw gestart. Binnen zeven maanden en na diverse ‘pilots’ werd de nieuwe webwinkel een feit en draait deze inmiddels overuren.

Voordelen

“Voor WE Fashion biedt de nieuwe omgeving drie grote voordelen”, stelt Nander Stam, managing consultant bij adviesbureau Magnus. Ten eerste is er veel betere integratie tussen winkels en online. Al het verkeer tussen de webshop-, partners-, retail- en logistieke systemen – zoals onder meer producten, prijzen, orders, retouren, refunds, voorraad en klanten – loopt via Switch. “Met deze koppeling kunnen klanten vanaf nu bijvoorbeeld hun online bestellingen ophalen in een fysieke winkel, een forse verbetering in de klantervaring”, aldus Stam.

Ook kunnen consumenten op de website de voorraad van de fysieke winkels checken, zodat zij weten waar een bepaald kledingstuk in de goede maat verkrijgbaar is. "De functie is momenteel enkel nog informatief voor klanten, maar in de toekomst willen we consumenten de mogelijkheid bieden om kleding te reserveren in de winkel naar keuze", zegt Baarschers.

Daarnaast levert het nieuwe systeem meer transparantie op. Wouter Visser, managing consultant bij Magnus: “Data wordt nu binnen de gehele organisatie beter beschikbaar”. Zo heeft bijvoorbeeld Supply Chain een beter overzicht van de actuele voorraad, en meer inzicht in klanten en hun aankoopgedrag. Hiermee kan WE Fashion vraag en aanbod beter op elkaar afstemmen, met als resultaat een betere klantervaring (geen ‘stock-out’) en efficiëntere bedrijfsvoering (o.a. inkoop, productie, logistiek, enz.).

Tot slot biedt Switch integratie met systemen van externe partners, zoals Wehkamp, Amazon in Duitsland en La Redoute in Frankrijk.

Samenwerking

Koen Aben, Business Transformation Director van WE Fashion, is tevreden over de samenwerking met Magnus: “Met de Switch applicatie heeft Magnus een belangrijke component van onze omni-channel strategie gerealiseerd. Uiteindelijk gaat het om een eenduidige en persoonlijke klantbeleving ongeacht waar onze klant geïnspireerd wil worden of onze producten wil kopen. Het continu beschikbaar hebben van product, klant, voorraad en order gegevens in alle kanalen is hiervoor een belangrijke randvoorwaarde.”

De uitdaging binnen het gigantische project was het bewaken van de scope en het managen van de risico’s terwijl er zowel aan de voorkant als achterkant aan een heleboel knoppen tegelijk gedraaid werd. Irene Overweel:  “Daarbij was het een absolute must om continu op de troepen vooruit te blijven lopen en de projectfasen strak te plannen. We zijn immers ‘big bang’ live gegaan met het nieuwe platform. Mede door de heldere taakverdeling tussen het Magnus team en onze eigen teams zijn we hierin geslaagd. Het platform ligt er en we zijn nu bezig met de voorbereidingen van fase 2. Omni-channel staat niet stil, de ambitie van WE fashion gaat verder.”

* Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Luxemburg, Oostenrijk en Zwitserland.