‘Van reageren naar beïnvloeden’: Maaike Jansen Timmerman over de veranderende rol van de bidmanager
Sinds een half jaar is Maaike Jansen-Timmerman Senior Bid Lead bij Wedobids. Gedurende haar jarenlange loopbaan in het tenderlandschap heeft ze het vak zien verschuiven – van reageren op aanbestedingen naar eerder betrokken zijn en proactief kansen vormgeven. We spraken Maaike over de veranderende rol van de bidmanager, succesvolle tenderstrategieën, leren van gewonnen en verloren aanbestedingen en de impact van AI op het vak.
Maaike Jansen-Timmerman is al bijna achttien jaar actief in het tendervak. In haar loopbaan werkte ze aan uiteenlopende aanbestedingen en RFP’s. Van technische en infrastructurele opdrachten en ICT-dienstverlening tot beveiliging, leegstandsbeheer en complexe trajecten voor overheden en internationale organisaties.
Sinds Maaike in 2009 aan de slag ging in het tendervak (toen in de rol van bidmanager bij BT Global Services), heeft ze het vakgebied sterk zien veranderen. “In die tijd werden aanbestedingen nog fysiek in mappen ingeleverd en stond het vak echt nog in de kinderschoenen”, blikt ze terug.
Ook waren er toen nog nauwelijks opleidingen voor tendermanagement: “We leerden het vak vooral in de praktijk: door te doen, fouten te maken, successen te analyseren en kennis op te halen bij ervaren collega’s.”
“Sindsdien is tendermanagement uitgegroeid tot een volwaardig vakgebied, met opleidingen, certificeringen en beroepsverenigingen. En ook opdrachtgevers zijn zich verder gaan professionaliseren. Inkooporganisaties ontwikkelden zich, de aanbestedingswetgeving veranderde en thema’s als kwaliteit, risico’s, duurzaamheid en maatschappelijke doelen hebben een prominentere plek gekregen.”
Kritische spiegel
Binnen inschrijvende organisaties zijn aanbestedingen bovendien steeds belangrijker geworden. “Een goede aanbesteding is niet alleen een middel om langdurige contracten en stabiele omzet te realiseren, maar kan organisaties ook dwingen kritisch naar zichzelf te kijken: Waar staan we voor? Wat maakt ons werkelijk anders? Kunnen we onze beloften waarmaken? En wat moeten we verbeteren om ook in de toekomst relevant te blijven?”
Daarmee is ook de rol van de tendermanager breder geworden. “Waar de functie traditioneel vooral draaide om proces, planning en compliance, raakt tendermanagement steeds meer verweven met sales, marketing, operatie, finance en strategie. De tendermanager wordt van oudsher vaak gezien als de spin in het web of de bruggenbouwer.”
“De tendermanager voegt juist waarde toe door kritisch te kijken naar de positionering, winstrategie en kansrijkheid van de opdracht.”
Verbinden is nog altijd belangrijk, maar de rol van tendermanager is inmiddels ook strategischer geworden. “Het gaat niet meer enkel en alleen om het bewaken van planning, proces en compliance. De tendermanager helpt ook om de juiste keuzes te organiseren, het onderscheidend vermogen van een organisatie zichtbaar te maken, transparant te maken waar nog ontwikkelkansen liggen en een samenwerking te creëren waarin experts hun kennis delen, elkaar versterken en samen tot een betere oplossing komen.”
Van reageren naar eerder aan tafel
Een van de grootste veranderingen vindt volgens Maaike plaats nog vóórdat een aanbesteding wordt gepubliceerd. “Opdrachtgevers bereiden hun keuzes steeds eerder en zorgvuldiger voor. Daardoor zijn het vraagstuk, de gewenste richting en het beeld van mogelijke leveranciers tegen de tijd dat de uitvraag verschijnt vaak al voor een belangrijk deel gevormd.”
“Alleen steeds beter worden in het beantwoorden van aanbestedingen is daarom niet meer voldoende”, benadrukt ze. “Structureel hogere winkansen vragen dat organisaties eerder betrokken raken.”
Daarmee verschuift het vak van reactief beantwoorden naar proactief kansen vormgeven. “Dat betekent dat je eerder een relevante dialoog voert, kennis deelt en meedenkt over wat nodig is om een opdracht succesvol uit te voeren in lijn met de ambities, doelstellingen en eventuele zorgen die spelen.”
Die ontwikkeling vraagt ook om een nauwere samenwerking tussen accountmanagement, operatie, marketing en tendermanagement. “Waar de voorfase traditioneel vooral bij accountmanagement lag, voegt de tendermanager juist waarde toe door kritisch te kijken naar de positionering, winstrategie en kansrijkheid van de opdracht.”
Bewust kiezen voor focus en draagvlak
Ook de bid-no-bidbeslissing is daardoor belangrijker geworden. “Toen ik begon, zag ik vanuit mijn commerciële enthousiasme in bijna iedere aanvraag een kans”, blikt Maaike terug. “Door ervaring leerde ik dat professioneel tendermanagement soms juist betekent dat je adviseert om níét in te schrijven.”
Daarbij moeten vooraf vragen worden gesteld als: Past de opdracht bij onze strategie? Begrijpen we het werkelijke vraagstuk van de opdrachtgever? Hebben we een onderscheidende propositie? Is de businesscase gezond? Maken we een reële kans om te winnen?
“Een bewust genomen bid-no-bidbesluit zorgt niet alleen voor focus, maar ook voor draagvlak”, legt Maaike uit. “Een tenderteam zegt daarmee niet simpelweg ‘ja’ tegen een aanbesteding, maar tegen de keuzes en inspanning die nodig zijn om die te winnen.”
“Wat mij blijft verbazen, is dat de meest bevlogen vakexperts vaak niet zien hoe bijzonder hun eigen werk is.”
Ze omschrijft het als een verschuiving van reactief naar proactief. “Van beantwoorden naar beïnvloeden. Van een aanbesteding managen naar duurzaam nieuwe opdrachten helpen winnen.”
Eerst begrijpen, dan schrijven
In haar huidige aanbestedingswerk bij Wedobids komt Maaike deze dynamiek dagelijks en in uiteenlopende trajecten tegen. De inhoud varieert van tijdelijke verhuur en leegstandsbeheer tot ICT en beveiliging. Het tempo ligt hoog, waardoor ze zich steeds opnieuw snel moet verdiepen in een organisatie, markt en dienstverlening.
“Die inhoudelijke variatie is geen belemmering, maar een kern van mijn vak”, stelt ze. “Ik hoef niet meer van een dienst te weten dan de vakexpert. Ik moet wel snel begrijpen welke keuzes ertoe doen, waar de risico’s liggen en hoe we de kennis van experts vertalen naar een onderscheidende, bewijsbare, uitvoerbare en winnende aanbieding.”
Dat begint niet met het schrijven van de beantwoording. “In plaats van direct te starten met het verdelen en beantwoorden van de uitvraag, beginnen we met vragen als: Wat heeft deze opdrachtgever werkelijk nodig? Waarover maakt hij zich zorgen? En hoe kunnen wij ons onderscheiden?”
“Van daaruit bepalen we de relevante thema’s, de gewenste klant- of eindgebruikersreis en de rode draad van de aanbieding. Pas daarna vertalen we de strategie naar de storyline, structuur en afzonderlijke beantwoordingen.”
Deze werkwijze leidde tot bewustere keuzes. “We schrijven korter, scherper en relevanter. De beantwoordingen worden meer maatwerk, het gesprek met de opdrachtgever kreeg meer het karakter van een oprechte dialoog en we wonnen structureel vaker op kwaliteit in plaats van uitsluitend op prijs.”
Van tender naar duurzame verandering
Zo’n strategische aanpak vraagt vervolgens om een goede vertaling van de kennis en expertise die al binnen de organisatie aanwezig is. Juist daarin ziet Maaike een belangrijke rol weggelegd voor de bidmanager.
“Wat mij blijft verbazen, is dat de meest bevlogen vakexperts vaak niet zien hoe bijzonder hun eigen werk is. Experts kunnen vol passie vertellen over hun vak en dagelijkse praktijk, maar zodra die kennis op papier moet komen, ontstaat soms ‘witte-papiervrees’. Een expert zei na het lezen van een beantwoording eens: ‘Hier word ik helemaal blij van. Nu zie ik pas weer wat voor mooie dingen we eigenlijk dagelijks doen. Dat was ik kwijtgeraakt doordat ik zo in de operatie zat.’”
“Zowel een gewonnen als verloren aanbesteding levert informatie en verbeterpunten op voor een volgende tender.”
De rol van de tendermanager is dan ook om vakkennis te structureren en te vertalen naar een antwoord dat aansluit op de beoordelingscriteria. “Een goed inhoudelijk idee levert immers niet automatisch een hoge score op. De relevantie, aanpak, uitvoerbaarheid, borging en resultaten moeten helder en aantoonbaar worden gemaakt”, legt Maaike uit.
De bijdrage van een bidmanager kan bovendien verder gaan dan het verbeteren van een afzonderlijke inschrijving. Een voorbeeld uit Maaikes eigen werk was de ontwikkeling van blauwdrukken voor standaardisatie en uniformering van de dienstverlening. Het idee stuitte aanvankelijk op weerstand, maar werd uiteindelijk omarmd.
“Als ik zoiets kan bereiken, ben ik oprecht trots: niet op een eenmalig winnend verhaal, maar op een werkwijze, product of dienst die na de tender blijft bestaan”, vertelt ze enthousiast.
Leren van verlies, maar ook van winst
Een goed tenderproces eindigt voor Maaike dan ook niet bij het indienen of winnen van een aanbieding. “Zowel een gewonnen als verloren aanbesteding levert informatie en verbeterpunten op voor een volgende tender.”
Bij een evaluatie kijken Maaike en haar collega’s naar vier onderdelen: de keuze om in te schrijven, de propositie, het bewijs en het proces. Daarbij beoordelen ze onder meer of de opdracht bij de strategie paste, de propositie onderscheidend was, beloften voldoende waren onderbouwd en de juiste mensen tijdig waren betrokken.
“Mijn meest tegendraadse inzicht is dat organisaties bij winst vaak minder kritisch reflecteren dan bij verlies”, deelt Maaike. “Terwijl een verlies meestal aanleiding geeft om uitgebreid te evalueren, wordt een gewonnen tender vooral gevierd. Daarmee blijft de vraag soms onbeantwoord waarom de aanbieding precies heeft gewonnen.”
Een externe evaluatie met de opdrachtgever kan volgens Maaike eveneens waardevol zijn, omdat de formele terugkoppeling niet altijd laat zien welk onderdeel van een aanbieding vertrouwen gaf of juist twijfel opriep. “Sterker nog, na een gewonnen tender is er juist reden om kritisch te kijken: kwam het succes door de propositie, het bewijs, de prijs, een fout van concurrenten of een combinatie daarvan? Alleen door beide uitkomsten te analyseren, kunnen organisaties structureel beter worden.”
AI als versneller
Tegelijkertijd heeft de verdere professionalisering van het vak met de opkomst van AI een nieuwe impuls gekregen. Maaike gebruikt AI vooral als hulpmiddel om sneller informatie te analyseren en jaarverslagen en gemeentelijke stukken te doorgronden.
“AI is een super fijne tool, maar mijn motto is: a fool with a tool is still a fool.”
Hoe succesvol de technologie kan worden ingezet, hangt volgens haar vooral af van de manier waarop de tool wordt gebruikt: “AI is een super fijne tool, maar mijn motto is: a fool with a tool is still a fool. Zet je AI niet op de juiste manier in, dan werkt het gegarandeerd niet voor je. Blijf daarom zelf altijd kritisch op de inhoud.”
Volgens Maaike verschuift de waarde van AI daarmee steeds meer van tekstproductie naar kwaliteitscontrole. “Een tender kan immers niet alleen verloren gaan door een zwakke tekst, maar ook door een gemiste verplichte eis, uitsluitingsgrond of detail in de gunningscriteria. AI kan controleren of eisen aantoonbaar zijn beantwoord en zo voorkomen dat een aanbieding op een vermijdbare fout strandt.”
Tegelijk blijft vooral het menselijke begrip van de opdrachtgever onmisbaar. “Wat een systeem nooit voor me kan doen, is zich echt verplaatsen in de opdrachtgever. Een locatie bezoeken, zien wat er gebeurt en begrijpen wat medewerkers of eindgebruikers dagelijks meemaken, vraagt om menselijke aanwezigheid. Oftewel: AI verwerkt informatie, human intelligence geeft er betekenis aan.”
De komende jaren verwacht Maaike dat vooral de combinatie van AI en human intelligence het vak verder zal veranderen. “AI wordt steeds meer een basisgereedschap. Het onderscheid zit daarom niet in het simpelweg gebruiken van de technologie, maar in de kwaliteit van de informatie, de vragen die worden gesteld en het menselijke oordeel over de uitkomsten.”
Voor effectief bidmanagement wordt ook kennismanagement steeds belangrijker. “Waardevolle kennis over eerdere tenders, behaalde resultaten, praktijkvoorbeelden en onderscheidende werkwijzen zit nog vaak verspreid over systemen, documenten en hoofden van medewerkers. De tendermanager kan helpen om die kennis toegankelijk en bruikbaar te maken.”
De tendermanager als regisseur
Uit de woorden van Maaike wordt vooral één ding duidelijk: de tendermanager ontwikkelt zich steeds meer tot regisseur – iemand die mensen, kennis, technologie en strategie bij elkaar brengt.
“De tendermanager van de toekomst moet kunnen verbinden, verbeelden en challengen”, legt Maaike uit. “Niet door simpelweg meer tekst te produceren of sneller op iedere kans te reageren, maar door betere keuzes te organiseren, kennis zichtbaar te maken en technologie en menselijke expertise effectief te combineren.”
“Na bijna achttien jaar in het vak zie ik vooral een nieuwe fase aanbreken”, concludeert ze. “We moeten eerder aan tafel, strategischer werken en technologie inzetten om uiteindelijk betere keuzes en sterkere proposities te realiseren.”
