Wedobids ondersteunt ORTEC bij het professionaliseren van tendermanagement
ORTEC behoort tot de grootste leveranciers van wiskundige optimalisatiesoftware en advanced analytics ter wereld, maar het winnen van aanbestedingen bleek een vak apart. Samen met tenderadviseur Wedobids bracht het softwarebedrijf meer strategie en samenhang in zijn inschrijvingen.
Kansen op nieuwe opdrachten zijn er genoeg. Platformen als TenderNed en Mercell ontsluiten vrijwel alle overheidsaanbestedingen, en ook bij grote private organisaties dienen zich geregeld mogelijkheden aan. De vraag is hoe je die kansen verzilvert – en juist daar liep ORTEC tegen grenzen aan.
Aan kennis ontbrak het niet. ORTEC kent de datamarkt door en door en beschikt over een breed pakket aan oplossingen. Toch werd een aanbesteding er in de praktijk vaak tussendoor bij gedaan. Op vier vragen werkten soms wel acht consultants of accountmanagers, elk vanuit de eigen expertise. Technisch was dat vaak sterk, maar voor een beoordelaar niet altijd te volgen: de samenhang tussen de onderdelen ontbrak.
Samen met Wedobids
ORTEC besloot de strategie- en schrijfrol voor aanbestedingen daarom niet langer zelf te dragen, maar uit te besteden. Wedobids, een specialist in het vakgebied, werd aan boord gehaald als partner.
“Wij zijn experts op het gebied van wiskunde en data”, aldus Tim van Luxemburg, Head of Transport & Logistics bij ORTEC. Wedobids is beter in het bepalen van een tenderstrategie en het schrijven van teksten.”
De klantvraag doorleven
In de samenwerking pakken ORTEC en Wedobids elk hun eigen rol, maar het proces start altijd op dezelfde plek: bij de opdrachtgever. “Bij elke aanbesteding besteden we veel tijd aan de vraag: wat is nu eigenlijk het echte probleem van de opdrachtgever?”, vertelt Van Luxemburg. “We hebben scherpe sessies gehad om die klantvraag volledig te doorleven. Wedobids blijft doorvragen zodat we samen komen tot de essentie.”
Vanuit die klantbehoefte volgen een heldere strategie en een passende oplossing. Op basis van de beschikbare data en informatie plant Wedobids interviews en werkt het de inschrijving uit, waarna het verhaal in maximaal twee reviewsessies wordt aangescherpt. Voor de consultants van ORTEC houdt dat tijd vrij voor hun eigen, declarabele werk.
De nieuwe manier van werken heeft al tot de eerste resultaten geleid. Dit jaar hebben de twee partijen samen twee grote aanbestedingen gewonnen. “Dat is natuurlijk een fantastische bevestiging dat aandacht voor de aanbesteding én het goed aansluiten op de werkelijke wensen van de opdrachtgever zijn vruchten afwerpt. Juist dat maakt uiteindelijk het verschil tussen een winnende en een minder succesvolle inschrijving”, zegt Thom Wijnalda, oprichter van Wedobids.
