‘We doen het altijd zo’: Waarom deze zin binnen HR een waarschuwingssignaal is
Binnen HR zijn er zinnen die direct een alarmbel zouden moeten laten rinkelen. ‘We doen het altijd zo’ is volgens HR Path-consultant Jo Payne misschien wel de gevaarlijkste. Niet omdat consistentie fout is, maar omdat deze zin vaak dient om praktijken te verdedigen die al jaren niet meer kritisch tegen het licht zijn gehouden.
Het Nederlandse arbeidsrecht staat niet stil. Wetgeving wordt aangescherpt, jurisprudentie schuift op en verwachtingen rond inclusie en gelijke behandeling nemen toe – denk aan recente ontwikkelingen rond de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie, de aangescherpte meldplicht rond grensoverschrijdend gedrag en de doorwerking van de EU-richtlijn loontransparantie.
Processen die een paar jaar geleden nog redelijk voelden, kunnen inmiddels flink uit de pas lopen met wat juridisch en maatschappelijk verwacht wordt.
Veel werkgevers gaan er stilzwijgend vanuit dat als iets nog nooit problemen heeft opgeleverd, het dus wel in orde zal zijn. Dat is een denkfout. Vaak is de praktijk simpelweg nog niet getoetst – niet door een medewerker, niet door een OR, en niet door een kantonrechter.
De kloof tussen beleid en praktijk
Een van de meest voorkomende risico’s voor werkgevers is niet het ontbreken van beleid, maar het gat tussen wat het personeelshandboek zegt en wat er dagelijks feitelijk gebeurt.
Op papier staan redelijke aanpassingen, flexibele werktijden en een gedragscode keurig beschreven, terwijl leidinggevenden in de praktijk terugvallen op informele gewoonten en historische aannames. Zodra het erop aankomt, is het niet het geschreven document dat telt – het is de geleefde werkelijkheid van de medewerker.
Een mensgerichte, informele cultuur kan een echte kracht zijn, maar informaliteit wordt een probleem wanneer ze structuur volledig vervangt. Kwesties worden stilletjes afgehandeld, gesprekken worden niet vastgelegd en beslissingen worden genomen met goede bedoelingen maar weinig consistentie.
Dat werkt totdat het niet meer werkt: op het moment dat een beslissing wordt betwist, laat het gebrek aan duidelijkheid en bewijs de werkgever kwetsbaar achter.
Het risico dat pas bij druk zichtbaar wordt
Deze risico’s tonen zich zelden als het goed gaat. Ze komen aan de oppervlakte op de momenten die er echt toe doen – een klacht, een langdurig verzuimtraject, een ontslagprocedure of een gang naar de rechter.
“Een nuttige vraag voor organisaties: zou je je aanpak comfortabel kunnen uitleggen aan een externe partij?”
Rigide verzuimdrempels, inflexibele werkpatronen of aannames over beschikbaarheid kunnen op het eerste gezicht neutraal lijken, maar in de praktijk onevenredig uitwerken voor medewerkers met een chronische ziekte, beperking of mantelzorgtaken.
Dat is precies waar de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte in beeld komt – ook als de werkgever die ongelijke uitwerking nooit bedoeld heeft.
Lees ook: Eerlijkheid op het werk: Waarom je niet iedereen gelijk moet behandelen.
Een bruikbare toets: zou je het kunnen uitleggen?
Een nuttige vraag die HR Path organisaties meegeeft: zou je je aanpak comfortabel kunnen uitleggen aan een externe partij? Als een proces lastig te verantwoorden zou zijn aan een kantonrechter, toezichthouder of zelfs aan een medewerker die het voor het eerst hoort, is dat ongemak meestal een teken dat er iets herzien moet worden.
Het actueel houden van HR-praktijken betekent niet dat alles op de schop moet. Vaak gaat het om een korte pauze om te checken of beleid nog aansluit bij de werkelijkheid, of leidinggevenden het ‘waarom’ achter processen begrijpen, en of beslissingen helder en consistent worden vastgelegd.
Kleine, bewuste updates kunnen het risico aanzienlijk verlagen – en vertrouwen opbouwen binnen de organisatie.
‘We doen het altijd zo’ is zelden een teken van kracht. Het is veel vaker een waarschuwing dat iets te lang niet meer is heroverwogen. De organisaties die het goed blijven doen, zijn de organisaties die bereid zijn het vertrouwde te bevragen – voordat het een dure les wordt.
Over de auteur: Jo Payne is consultant bij HR Path, een internationaal opererend HR-advieskantoor dat organisaties ondersteunt bij de verschillende fasen van de digitale ontwikkeling van hun HR-processen en -systemen.
