ERP vernieuwen? Begin met het ‘waarom’
Het vervangen van een ERP-systeem – het staat bekend als een van de meest beruchte IT-implementaties. Volgens Ernst Berkhout, Lead Consultant Systeem Implementatie bij Agium, gaat het al mis in die probleemstelling, want juist doordát ERP wordt benaderd als IT-aangelegenheid ontsporen projecten zo vaak. In een nieuwe whitepaper deelt hij de belangrijkste organisatorische randvoorwaarden voor een succesvolle start van een ERP-project.
Een bedrijf zonder ERP-systeem is anno 2025 vrijwel ondenkbaar. Als centraal zenuwstelsel van de organisatie verbindt het alle kernprocessen met elkaar, zoals financiën, inkoop, voorraadbeheer, productie, verkoop en HR.
Een goed functionerend ERP-systeem is dan ook van onschatbare waarde. De keerzijde is dat het overstappen op een nieuw systeem een uitdaging van formaat is – een uitdaging waar je als organisatie vroeg of laat een keer aan zal moeten geloven.
Ernst Berkhout, Business Consultant bij Agium, adviseert organisaties om het vooral te zien als kans. Daarvoor is het wel belangrijk om het project niet te benaderen als pure IT-aangelegenheid: “Als je alleen vervangt wat stuk is, mis je de kans om echt te moderniseren”, benadrukt hij. “Je moet verder kijken dan de technologie.”
ERP-implementatie: stel het ‘waarom’ vast
Volgens Berkhout beginnen veel organisaties te snel met het uitzoeken van softwareoplossingen voor hun ERP-implementatie, terwijl ze eerst zouden moeten bepalen waarom ze willen veranderen. “Als het fundament ontbreekt, krijgt elk project een zoekend karakter. Je bouwt dan feitelijk zonder ondergrond. Een scherp geformuleerd doel helpt om richting te bepalen en voorkomt dat discussies later in het traject ontsporen.”
“Je moet kiezen wat nodig is voor ieder proces, niet wat technisch indrukwekkend klinkt.”
Dat achterliggende doel kan strategisch zijn, bijvoorbeeld als een organisatie nieuwe markten wil bedienen en de processen daarop moeten worden aangepast. Het doel kan ook technologisch zijn – zoals een ERP-systeem dat zo verouderd is dat het niet meer kan worden onderhouden.
Schoon schip maken
Wat het doel ook is, het vervangen van een ERP-systeem biedt in ieder geval een kans om processen efficiënter en transparanter te maken. “Een ERP-implementatie is hét moment om schoon schip te maken”, benadrukt Berkhout.
Ook de beschikbare software speelt hierbij een rol. Moderne ERP’s bieden steeds meer standaardfunctionaliteit en best practices. Daardoor verschuift het ontwerp van maatwerk naar het omarmen van bestaande scenario’s. “Standaard-tenzij is tegenwoordig de norm”, legt Berkhout uit. “Je laat het systeem bepalen hoe je werkt – en dat vraagt bestuurlijke koersvastheid.”
Eerst begrijpen, dan bouwen
Tegen deze achtergrond is het zorgvuldig ontwerpen van bedrijfsprocessen voor Agium het echte startpunt. Omdat moderne ERP-systemen vooral standaardscenario’s ondersteunen, moeten organisaties eerst scherp krijgen hoe ze in de toekomst willen werken.
“Pas dan kan worden bepaald welk systeem daar het beste bij past”, zegt Berkhout. “Want wie zonder procesontwerp software gaat selecteren voor de ERP-implementatie, vraagt om problemen.”
Ontwerpbenaderingen
Ontwerpteams kunnen kiezen uit verschillende benaderingen, variërend van het kopiëren van de huidige processen tot het volledig herontwerpen op basis van marktstandaarden. Vooral de ‘van buiten naar binnen’-aanpak vraagt om lef: bekende werkwijzen loslaten en best practices omarmen.
“Het management moet bereid zijn om niet alleen besluiten te nemen, maar er ook zonder aarzeling achter te blijven staan”, zegt Berkhout.
“Laat leveranciers niet wegkomen met beloftes. Wat je koopt moet je kunnen zien werken.”
Het ontwerpen van bedrijfsprocessen moet via een duidelijke structuur verlopen: proceseigenaren bepalen de kaders, kerngebruikers werken details uit en specialisten bewaken de fiscale, logistieke en andersoortige inhoudelijke complexiteit.
“En door alle deelontwerpen telkens van beneden naar boven te valideren en formeel vast te stellen, wordt voorkomen dat processen onvolledig blijven of langs elkaar heen bewegen”, legt Berkhout uit.
IT-strategie bij een ERP-implementatie
Parallel aan het procesontwerp moet ook duidelijk worden welke systemen welke functies krijgen. Agium gebruikt hiervoor een indeling van onderzoeksbureau Gartner. Daarbinnen wordt onderscheid gemaakt tussen stabiele kernsystemen zoals ERP, gespecialiseerde applicaties en snelle innovatietools. “Die structuur voorkomt dat alles in één systeem wordt gepropt en helpt organisaties gericht te vernieuwen.”
Ook keuzes rondom cloud versus eigen infrastructuur en de manier waarop systemen met elkaar communiceren – handmatig, batch of realtime – zijn cruciaal. “Niet alles hoeft realtime te zijn”, benadrukt Berkhout. “Je moet kiezen wat nodig is voor ieder proces, niet wat technisch indrukwekkend klinkt.”
Datakwaliteit
Een gebrek aan datakwaliteit is een vaak onderschat risico. Stamdata – zoals klant- en productgegevens – blijken binnen heel wat organisaties vervuild te zijn en staan meer dan eens verspreid opgeslagen. Door rollen en verantwoordelijkheden vooraf goed in te richten, wordt de migratie later veel eenvoudiger. Teams kunnen dan namelijk eerder beginnen met opschonen en dus met het verbeteren van de datakwaliteit.
De laatste stap
Pas daarna – wanneer al deze stappen zijn gezet – is het tijd voor de pakketselectie: eisen formuleren, leveranciers vergelijken, demonstraties beoordelen en – indien nodig – een blauwdruk laten uitwerken. Die laatste stap fungeert als generale repetitie. “Laat leveranciers niet wegkomen met beloftes”, waarschuwt Berkhout. “Wat je koopt moet je kunnen zien werken.”
Het inlossen van de belofte van een nieuw ERP-systeem begint echter in eigen huis. “Een ERP-implementatie is geen IT-project maar een organisatieverandering”, vat Berkhout samen. “Wie bij een ERP-implementatie eerst bezint, bespaart onderweg tijd, geld en frustratie – en zet vooral een stevig fundament neer voor de toekomst.”
